Informantes de exógena deben reportar las retenciones que les hayan practicado en el formato 1003

Quienes deban presentar información exógena por el año gravable 2015, y hayan sido sometidos a retenciones en la fuente a título de renta, IVA y timbre, deberán diligenciar el formato 1003, y en este relacionar los datos de los terceros que les hayan practicado las retenciones en la fuente.

Los reportantes de información exógena a quienes les hayan practicado retenciones en la fuente por renta, IVA y timbre, deberán presentar el formato 1003 y en este relacionar los datos de los terceros que les hayan practicado retenciones; dicha información debe ser presentada por:

1. Las personas naturales y asimiladas, incluyendo las sucesiones ilíquidas, que durante el año gravable 2013 hayan obtenido ingresos brutos, sumando renta y ganancia ocasional, superiores a $500.000.000, sin importar si estuvieron o no obligadas a declarar renta por el año gravable 2013 y sin importar si por el 2015 serán o no obligadas a declarar renta.
2. Las personas jurídicas y demás entidades públicas y privadas, obligadas a presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementario o de ingresos y patrimonio por el año gravable 2015, pero siempre y cuando en el año gravable 2013 hayan obtenido ingresos brutos, sumando renta y ganancia ocasional, superiores a $100.000.000.

Información a reportar                              

Las personas y entidades obligadas a presentar el formato 1003 deberán informar la totalidad de las retenciones en la fuente a título de renta, IVA y timbre, que los terceros le hayan practicado durante el 2015, sin incluir las autorretenciones a título de renta y CREE (estas se reportan en el desarrollo de los literales b) y e) del formato 1001). Respecto a las retenciones por cada uno de los impuestos, se deben considerar algunos aspectos:

Retenciones a título de renta

Los valores base o valores sujetos a retención que debe incluir en este reporte la persona o entidad a quien se le practicaron las retenciones por renta, deben corresponder al total de las ventas del año que se le hicieron a dichos clientes y/o agentes de retención y no solo a los valores que fueron sometidos a retenciones por parte del cliente o agente de retención; en otras palabras, se reportan todas las ventas y no solo las que arrojaban la cuantía mínima para que el cliente efectuara la retención. Solo de esta manera habrá cruce de información con el cliente, pues cuando este elabora el respectivo formato 1001 (incluso cuando expiden el certificado anual de las retenciones que practicaron) también reporta como valor del pago o abono en cuenta del año el respectivo valor total de la compra y no solo la parte que fue sometida a retención.

Retenciones a título del IVA

De cada tercero que quede incluido en el reporte se deberá informar el NIT, la razón social o los nombres y apellidos, la dirección, el concepto de la retención que le practicó al informante y el valor de las mismas; igualmente se deberá incluir el valor base sobre el cual dicho tercero practicó la retención. Lo anterior significa que cuando se reporte el valor base de una retención del IVA que le hayan practicado al informante, también se tendrá que reportar el valor de la venta antes del IVA (y no el valor del IVA generado) para que haya coherencia con el valor base que a su turno reportará el agente de retención en el respectivo formato 1001.

Retenciones a título de timbre

En lo referente a la retención practicada a título del impuesto de timbre se debe destacar que durante el 2015, y luego de la sentencia de marzo 3 del 2011 del Consejo de Estado para el Expediente 17443, quedó claro que dicho impuesto solo se generará sobre los documentos sin cuantía. Lo anterior significa que si durante el 2015 el impuesto de timbre solo le fue practicado al reportante sobre documentos sin cuantía, entonces el campo valor base debería ser de cero pesos. Pero resulta que el formato 1003, al momento de ser diligenciado en los prevalidadores que diseña la DIAN, exige que exista un valor base superior a cero y que incluso debe ser igual o mayor al valor de la retención de  timbre. En vista de este error, consideramos que lo único que se puede hacer es reportar como valor base un valor igual al valor de la retención de timbre y luego comunicar por escrito a la DIAN  de lo que se debió hacer para poder construir el formato 1003 en los casos de las retenciones de timbre en documentos sin cuantía.

Se entiende además que la DIAN exige las retenciones a título de  renta que el reportante se haya tomado efectivamente en las declaraciones de renta del año gravable 2015. Sin embargo, si durante dicho año al reportante le practicaron retenciones por renta, pero no las incluyó en la declaración de renta del 2015 (porque no consiguió el certificado, por ejemplo), estas retenciones se quedarían sin incluir en el reporte. Por tanto, lo correcto será reportar todas las retenciones en la fuente a título de renta que le hayan practicado, así sea que se las hayan tomado o no en la declaración de renta, pues de esta forma la DIAN podrá hacer el cruce respectivo con la información que a su vez enviará a la DIAN el agente de retención de renta. El anterior argumento también sería aplicable en cuanto a las retenciones del IVA que le hayan hecho durante el 2015 al reportante; es decir,  reportaría todas las retenciones del IVA, sea que las haya incluido o no en los renglones 81 de sus declaraciones del IVA del 2015 (bimestrales, cuatrimestrales o anual).

Además, si alguna retención del IVA se la practicaron en algún momento del 2015, pero las registró contablemente y se las tomó fiscalmente en alguno de los dos primeros bimestres del 2016 (pues esto lo permite el artículo 484-1 del ET, y el artículo 31 del Decreto 3050  de 1997), dichas retenciones deberían incluirse en el reporte del formato 1003 del 2015, pues solo así habrá cruce de información con el reporte que hará el agente de retención en el formato 1001 del 2015. En un caso especial como ese sería claro que lo llevado al formato 1003 por el 2015 no coincidiría con los valores llevados a los renglones 81 de las declaraciones del IVA del mismo año.

Corrección en la declaración de renta

Si después de entregado el reporte 2015, la persona jurídica o natural reportante descubre que es necesario corregir la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2015, o las declaraciones del IVA del mismo año, y debe modificar los valores por retenciones a favor de renta o del IVA que inicialmente se habían tomado en dichas declaraciones, se puede asumir que el reporte inicial, aunque coincidía con los valores inicialmente declarados, era un reporte con errores.

Por tanto, al presentar el nuevo reporte en el que ya se tendrían en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o del IVA, la DIAN quedará facultada para imponer la sanción del artículo 651 del ET, regulado con la Resolución 11774 del 2005. Según dicha resolución, se aplicaría un porcentaje del 3% a los valores inicialmente reportados pero que eran erróneos, sin importar incluso que el reportante los haya corregido voluntariamente antes de que la DIAN los detectara y lo obligara a corregirlos (ver Concepto 80262 de noviembre del 2005). De ser así, quienes presentan información exógena deben pensar las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a las declaraciones tributarias, si ya han presentado la información exógena.

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