6 pasos para inscribir la empresa en Cámara de Comercio

Muchos comerciantes que a punto de terminar el año y que no se han inscrito ante la Cámara de Comercio, esperan Enero para hacerlo. Si usted como Contador asesora a un comerciante en esta situación, recuerde los requisitos que debe tener en cuenta.

Muchos comerciantes que a esta fecha del año no se han inscrito en Cámara de Comercio esperan hasta enero para hacerlo, pues si lo hacen en diciembre, tendrían que pagar la Matrícula Mercantil por los días que restan del 2008 y el 1 de enero ya se está causando la obligación de la Renovación de Matrícula por el 2009.

Si se esta preparando para constituir y registrar una nueva empresa, tenga en cuenta los siguientes puntos:

1. Escoja y reserve su nombre

El comerciante que quiera inscribir su Establecimiento de Comercio, debe tener en cuenta que no pueden existir dos Establecimientos de igual objeto social con el mismo nombre.

Por ello, vaya previamente a la Cámara de Comercio de la ciudad donde se domiciliará y consulte el nombre que le quiere poner al Establecimiento. Recomendación: no olvide tener plan b, plan c y hasta plan d, por si los varios nombres que tiene en mente ya están registrados.

Pero no olvide: “Primero en el tiempo, primero en el Derecho”. Esto quiere decir que si el comerciante consulta el día lunes un nombre que quiera utilizar, pero se inscribe el día miércoles, pero el martes previo otro comerciante se inscribió primero con ese mismo nombre, este último se le adelantó y le tocará buscarse otro nombre.

2. Seleccione el mejor tipo de Sociedad Comercial

Son varias y todas con diferentes requisitos y responsabilidades legales, por ello, previamente consulte con un Abogado Comercialista cual se ajusta al perfil y las necesidades comerciales.

Entre las sociedades comerciales existentes están las siguientes:

• Sociedades de Responsabilidad Limitada –Ltda.
• Sociedades Anónimas – S.A.
• Sociedades Colectivas.
• Sociedades en Comandita.
• Sociedades de Economía Mixta.
• Sociedades Extranjeras.
• Sociedades de Hecho.
• Empresas Unipersonales.
• Empresas Asociativas de Trabajo.

3. Elabore una minuta de Constitución firmada ante Notario

Previo a la inscripción en Cámara de Comercio, se debe elaborar una minuta donde todos los nuevos socios deberán expresar su consentimiento para la constitución de una nueva empresa.

Según el número de socios, no todos deben ir a firmarla ante Notario, basta que todos firmen la Minuta de Constitución y se presenten ante el Notario las personas que actuaron como Presidente y Secretario de dicha Asamblea de Constitución.

Si en la misma Asamblea constitutiva, se nombra Representante Legal y Revisor Fiscal y estos aceptan, deberán firmar también ante Notario, para posteriormente inscribir la Minuta Constitutiva ante la Cámara de Comercio.

4. No olvidar otros requisitos

Por interés personal y por salvaguardar los intereses de terceros, se deben registrar otros documentos como Actas Complementarias o Aclaratorias de la Asamblea Constitutiva, Libros Contables, etc.

5. No olvide los compromisos Fiscales que va a adquirir.

Muchos olvidan que no sólo se trata de producir y vender, sino también pagarle al Estado por su actividad comercial. Estas son las siguientes obligaciones fiscales que se deben tener en cuenta:

• Impuesto sobre la Renta y Complementarios.
• Impuesto de Valor Agregado IVA.
• Retención en la Fuente.
• Impuesto de Industria y Comercio.
• Impuesto de Timbre.

6. Ojo con el compromiso con los trabajadores y el Estado Social.

Cuando el comerciante vincula a sus actividades, aunque sea un solo trabajador, afílielo a Seguridad Social (Salud, Pensión y ARP), evítese un dolor de cabeza que le puede costar cientos de millones de pesos.

Y nunca olvide que ser empleador, también tiene la obligación social de aportar a Parafiscales (Sena, Icbf y Caja de Compensación).

Material Relacionado:

• [Word] Acta de Constitución de un Sociedad, Asociación o Fundación
• Conferencia: Responsabilidad de los Socios en los distintos Entes Societarios.
• Para terminar una Sociedad Limitada deben cumplirse estos requisitos
• Valor probatorio de Libros y Papeles cuando hay conflicto entre Comerciantes
• [Word] Modelo de Aprobación de Disolución de una Sociedad Limitada por la Junta de Socios
• [Word] Acta que Autoriza el Aumento del Capital