KPMG: Verificaciones para la información exógena nacional

Me podrían informar en relación con la información exógena nacional, qué verificaciones debo hacer para asegurarme que estoy reportando la totalidad de los costos y deducciones exigidos para el año 2008? 

La resolución 3847 emitida el pasado 30 de abril de 2008, regula la información que los responsables deben presentar para el año gravable 2008. Específicamente en su artículo 4, relaciona los conceptos que deben ser reportados agrupados por tipo de concepto, referidos a los pagos o abonos en cuenta. Algunos de dichos conceptos son registrados como gasto en la contabilidad de cada compañía; sin embargo, otros a pesar de no corresponder a costo o deducción en la declaración de renta, sí deben ser reportados, generándose como consecuencia que se deban realizar algunas conciliaciones que permitan, que usted se asegure que la información que reporta esta acorde a las pagos o abonos en cuenta efectuados por su compañía.

En primera instancia encontramos los pagos laborales. La información solicitada por la resolución es el valor efectivamente pagado al trabajador durante el año 2008, lo que puede generar diferencias para quienes llevan la contabilidad por el sistema de causación.

En efecto, las compañías reconocen todos los pagos asociados con la relación laboral con sus empleados, como son las vacaciones, cesantías e intereses de cesantías; estos tres tipos de prestaciones sociales usualmente presentan diferencias contra el valor reportado en medios magnéticos, veamos:

1. Las vacaciones son causadas durante todo el año, pero los empleados las pueden tomar en períodos posteriores o no en su totalidad;

2. Las cesantías son abonadas en la gran mayoría de los casos a los fondos que administran estas prestaciones; y por tanto, no son pagadas directamente a los empleados, así como tampoco certificadas como ingreso laboral; y

3. Los intereses de cesantías que son causados durante el año, solo son efectivamente pagados en enero del siguiente año, en consecuencia, la deducción para la compañía se toma en un período anterior.

Por lo anterior, es importante identificar las variaciones de estos conceptos para que al ser adicionadas o detraídas del valor de los pagos efectivamente realizados a los empleados, se llegue al costo o deducción solicitado por la compañía.

Dentro del grupo de pagos laborales también encontramos los montos cancelados a Empresas Promotoras de Salud y los Fondos de Pensiones. En estos dos conceptos se solicitan los pagos totales efectuados a estas entidades correspondientes al año gravable 2008 que incluyen los aportes del trabajador que fueron descontados de su salario, por lo que es importante verificar, que la diferencia a reportar corresponda al 4% sobre la base salarial que efectivamente efectuó el empleado. Esta verificación se puede hacer de la siguiente forma:

 Con el ejemplo anterior, se puede visualizar que la compañía debe reportar 2.000 adicionales, representados en el valor que aporta directamente el empleado con base en su salario, del valor que solicitó como costo o deducción, y verificar si esta reportando la totalidad de la información solicitada por estos conceptos.

Otros conceptos que deben ser conciliados, son aquellos que no se registran contablemente con efectos en el estado de ganancias y pérdidas, sino que su registro exige que se lleven a las cuentas del activo, así posteriormente sea trasladados como costo o deducción. Dentro de estos conceptos encontramos la compra de activos movibles, compra de activos fijos y las adiciones a cargos diferidos.

En el caso de los inventarios, es necesario que así la contabilidad de la compañía se lleve por el sistema permanente, se haga un juego de forma tal que permita determinar cuantas fueron las compras del período que deben incluir la materia prima, materiales indirectos y aquellos servicios adicionales que como técnica contable son cargados como mayor valor del inventario. Este total de compras y adiciones son los que deben ser reportados en este concepto. Note que este valor no es el solicitado como costo, y por tanto de acuerdo con el movimiento de la cuenta PUC 14 preparado en su conciliación, se soportará el no reportar dichos costos por tercero. Para más claridad obsérvese el siguiente ejemplo:

En relación con los activos fijos, es claro que el valor que se toma como costo o deducción son las alícuotas de depreciación del período. Sin embargo, en este concepto se solicita las adiciones efectuadas como activos fijos, las cuales encontramos soportadas en las notas a los estados financieros, el módulo de activos fijos de la contabilidad y el movimiento durante el año de esta cuenta del activo. Recuerde que la depreciación si es solicitada por la resolución en su artículo 12 y debe ser reportada con el concepto 8206.

Por último, dentro del grupo de reporte de las cuentas de activos, encontramos los cargos diferidos, los cuales deben ser conciliados en una forma similar a los inventarios, es decir con un movimiento de adiciones y amortizaciones, saldos iniciales y finales. Sin embargo, a diferencia de los activos movibles, la resolución solicita que las amortizaciones realizadas con cargo a esta cuenta, se reporten y discriminen por tercero dentro del concepto 5019. Así las cosas, su contabilidad debe asegurar que las amortizaciones de los cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, se efectúen indicando el tercero a quien se le hizo la compra o se efectúo el pago respectivamente.

Es importante señalar que adicional a las verificaciones efectuadas para reportar los costos y deducciones, la resolución incluyó la obligatoriedad que suministrar los pagos o abonos en cuenta que no fueron solicitados fiscalmente como costo o deducción, utilizando los mismos conceptos señalados para los otros pagos.

 Tomado de www.kpmg.com.co