Las personas naturales en el régimen simplificado del IVA que sí están obligadas a expedir factura de venta

De conformidad con la norma tributaria vigente contenida en el art.617 del ET, toda persona natural que sea comerciante, profesional, agricultor o ganadero estarían en principio obligados a expedir “factura de venta” o “documento equivalente a factura de venta” por las ventas de bienes o prestación de servicios que realicen en forma habitual en nuestro país.

Sin embargo, si alguno de los bienes que venden o alguno de losserviciosque prestan es un bien o servicio “gravado con IVA”, y al mismo tiempo sucede que la persona natural cumple con la totalidad de los 9 requisitos contenidos en el art.499 del ET (consulta nuestro anterior editorial “cómo quedó el régimen simplificado para el 2006”),tal persona tiene la posibilidad (no la obligación) de efectuar sus operaciones bajo el “RégimenSimplificado del IVA” y en ese caso la norma vigente en el art.616-2 del ET la exonera de la obligación de expedir “factura de venta” o “documento equivalente a factura de venta” (si decide expedirla, sería un acto voluntario)

Sin embargo, existen actualmente 2 casos de excepción a la norma contenida en el art.616-2 y según los cuales algunas personas naturales, a pesar de ser responsables del IVA en el“Régimen Simplificado”, si estarían obligadas a expedir la respectiva “factura de venta”

Los tipógrafos que le elaboren las “facturas de ventas” o los “documentos equivalentes a factura de venta” a las empresas, deben facturar por lo menos ese servicio

En la norma contenida a través del art.618-2 del ET, creado con el art.41 de la ley 223 de dic. de 1995, encontramos la siguiente disposición:

“ART. 618-2.—Adicionado. L. 223/95, art. 41. Las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes, deberán cumplir las siguientes obligaciones: 

1. Elaborar las facturas o documentos equivalentes con los requisitos señalados en el estatuto tributario y con las características que prescriba la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 

2. Llevar un registro de las personas o entidades que hayan solicitado la elaboración de facturas, con su identificación, dirección, número de facturas elaboradas para cada cliente y numeración respectiva. 

3. Abstenerse de elaborar facturación en relación con un determinado cliente a quien se le haya elaborado por parte de dicha empresa la misma numeración. 

4. Expedir factura por la prestación del servicio, la cual, además de cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del estatuto tributario, deberá tener la constancia del primero y último número consecutivo de dichos documentos, que haya elaborado al adquirente del servicio.” 

(los subrayados son nuestros)

De conformidad con lo indicado en el numeral 4, es claro que si el tipógrafo que elabora las facturas o documentos equivalentes de alguna empresa es un tipógrafo persona natural o persona jurídica, en todos los casos ese servicio de tipografía sí debe ser debidamente facturado.

Por tanto, aun si el tipógrafo que hace el trabajo de elaboración de facturas o documentos equivalentes a factura es un tipógrafo persona natural, y dice pertenecer al “Régimen simplificado del IVA”, tal tipógrafo deberá facturar por lo menos ese servicio especial de elaboración de facturas o elaboración de documentos equivalentes a factura (nota en los decretos 1165/96 y 1001 de 1997 se menciona una lista amplia de los documentos que se consideran “documentos equivalentes a factura de venta” entre los cuales se encuentran los recibos para pago de matrículas y pensiones en establecimientos de educación reconocidos por el gobierno).

Lo anterior incluso está ratificado en el parágrafo 2 del art.2 del decreto 1001 de 1997, y hasta por la misma DIAN en su concepto especial de facturación 85922 de nov de 1998, cuando en el numeral 1 de dicho concepto escribió:

“Se encuentran exceptuados de la obligación de expedir factura:

….

Los responsables que pertenezcan al régimen simplificado, salvo quienes presten el servicio de elaboración de facturas.

…”

Y aunque la norma no lo obligaría a facturar los demás servicios de impresión que llegan a prestar (ejemplo imprimir publicidad, o tarjetas de presentación, etc.),la lógica le indicaría que también, con la misma facturación, puede entonces llevar el control de los ingresos por esos otros servicios que presta en su negocio para que en su contabilidad haya más control.

Las personas naturales que actúen como mandatarias en desarrollo de contratos de mandato, también tendrían que expedir factura de venta

Mediante la figura del “contrato de mandato”, regulada en los artículos 1262 a 1286 del Código de Comercio, es posible que cualquier persona natural o jurídica (llamada “mandante”) pueda delegar en otra persona natural o jurídica (denominada “mandataria” o “intermediaria”), las facultades necesarias para que la segunda (“mandataria”) actúe en contratos comerciales pero en representación, o por cuenta y riesgo, de la primera (“mandante”)

Un ejemplo clásico de la celebración de “contratos de mandato” lo constituye el contrato que se celebra con las inmobiliarias para que estas actúen como “mandatarias” que representarán a los propietarios de los inmuebles (“mandantes”) y por tanto dichas inmobiliarias se encarguen de entenderse directamente con los arrendatarios que tomen en arriendo los inmuebles.

Ahora bien, para efectos del ingreso que los mandatarios recibirán a nombre de sus mandantes, la norma contenida en el art.3 del decreto 1514 de 1998 nos dice que solamente el “mandatario” es quien está obligado a expedir la respectiva factura de venta por los bienes que vendió por cuenta de su mandante o por los servicios que prestó por cuenta del mismo.

Dice textualmente dicha norma:

“ART. 3º—Facturación en mandato. En los contratos de mandato, las facturas deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario. 

Si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimento del mandato, la factura deberá ser expedida a nombre del mandatario. 

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tengan derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia. 

En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato. 

El mandatario deberá conservar por el término señalado en el estatuto tributario, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.”

(los subrayados son nuestros)

Como vemos, la norma dice que “en todos los casos” (es decir, sin hacer ninguna excepción ni siquiera por el tipo de mandatario de que se trate), es el mandatario el obligado a expedir las facturas de venta por las operaciones que realice en representación de sus mandantes

En consecuencia, sería valido afirmar que si una persona natural, responsable del IVA en el régimen simplificado, llega a ser nombrada como “mandataria” en desarrollo de un contrato de mandato, tal persona natural, sin importar que pertenezca al “régimen simplificado del IVA”, estaría entonces obligada a expedir las respectiva factura de venta por las ventas de bienes o prestación de servicios que haya hecho por cuenta de su “mandante”.

Las sanciones por no expedir factura de venta estando obligado, pueden ser en dinero o con cierre del establecimiento de comercio

Es conveniente que aquellos obligados a expedir factura de venta tengan presente que si no la expiden, o la expiden pero sin cumplir con todos los requisitos contenidos en el art.617 del ET, enfrentarían en ese casolas sanciones contenidas en el art. 652, 652-1 y 657 literal “a” del ET las cuales involucran no solo sanciones en dinero sino también la sanción del cierre de su establecimiento de comercio (si lo tiene) hasta por tres (3) días.