Libros de comercio reconstruidos: ¿cuál es su valor probatorio?

¿Cuándo se debe acudir a los mecanismos que establece la legislación mercantil sobre la reconstrucción de libros de comercio? ¿Qué tanto valor probatorio frente a litigios judiciales o conflictos tributarios contra la DIAN tienen?

Lo primero, no confundir la no obligación de registrarlos con no llevarlos

El Decreto Legislativo 019 de 2012 llamado popularmente como la “Ley Antitrámites” eliminó la obligación de tener que registrar algunos libros de comercio ante la Cámara de Comercio. Pero el no tener que registrarlos, es muy distinto a no llevarlos. Sobre el particular, se puede ampliar “¿Dónde registrar libros de contabilidad si el Decreto Antitrámites dijo que no sería en las Cámaras?”

Reconstrucción de libros de comercio y contabilidad

El Numeral 2° del Artículo 19 del Código de Comercio establece que todo comerciante tiene la obligación de “Inscribir en el registro mercantil todos los libros respecto de los cuales la ley exija esa formalidad”, lo que es concordante con el Numeral 7° del Artículo 28 del mismo Código de Comercio, salvo los libros que ya no se registran según la “Ley Antitrámites”, como antes señalamos.

Asimismo, el Decreto 2649 de 1993 Art. 135 establece la obligación que de todas las personas que deban llevar contabilidad establece que previa la denuncia por pérdida, extravío o destrucción de alguno de los libros o papeles del ente económico, los registros de ellos deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia del hecho y para ello, debe tomarse como base, entre otros, los informes de terceros (3º) y demás documentos que se consideren pertinentes.  Para ampliar sobre la reconstrucción de libros, puede consultar nuestro editorial “Libro de Actas: si se pierden o destruyen, ¿qué se debe hacer?”.

Efectos probatorios de libros reconstruidos

Respecto al valor probatorio de los libros reconstruidos, si estos se llevan conforme a la ley y si la reconstrucción de los nuevos libros o documentos se haya efectuado conforme a la ley, entre otras, agotando todos los medios posibles (escrituras públicas, notarías, registros en cámara de comercio, documento entregados por proveedores, en juzgados, en la DIAN, etc.) y con ello inferir que la información reconstruida es de la mayor precisión, debe tenerse como cierta. Así también lo señala la Supersociedades en su Concepto 220-127570 de noviembre 4 de 2011.

Si alguien insiste que la información reconstruida es inexacta, ¿qué se debe hacer?

En caso que por algún motivo un particular o un ente público insista en que la información reconstruida es inexacta, pero el comerciante que reconstruyó defiende su labor, corresponderá a la justicia ordinaria, aplicando las reglas sobre diferencias en libros de comercio entre comerciantes como señala el Artículo 70 del Código de Comercio, decidir sobre su credibilidad.

“Artículo 70. Valor probatorio de libros y papeles en diferencias entre comerciantes-reglas. En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas:

1) Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos;

2) Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión;

3) Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquélla no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros;

4) Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio, y

5) Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquélla, sin admitir prueba en contrario.”

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