Lista de comprobación de pasos para planear una reunión anual de accionistas o socios
Las asambleas generales de accionistas o socios, las cuales se deben hacer mínimo una vez al año, son para la mayoría de las sociedades comerciales en el país obligatorias en el primer trimestre del año. Aquí una lista de verificación que puede usar para garantizar el éxito de la asamblea anual.
Las asambleas generales de accionistas o socios, las cuales se deben hacer mínimo una vez al año, son para la mayoría de las sociedades comerciales en el país obligatorias en el primer trimestre del año. Aquí una lista de verificación que puede usar para garantizar el éxito de la asamblea anual.
Recuerde que el éxito de la asamblea garantiza aspectos como la eficacia de la misma, captar nuevos socios o accionistas y asegurar presentes y futuros inversionistas. Los pasos que debe seguir en su preparación son:
- Enumerar cada objetivo que se debe lograr con la reunión.
- Esta lista será la que defina los puntos a tratar.
- Identifique los temas que usted como organizador desea presentar o exponer.
- Escoja los mensajes principales para presentar, junto con problemas actuales y potenciales que deben comunicarse.
- Agrupe los temas de menor importancia con el fin de presentar un mensaje unificado.
- Prepare el texto de la reunión anual:
Desde el comienzo hasta el final, debe escribir cada detalle de lo que ocurre y cuándo ocurre. Esto asegurará que todos los objetivos se cumplan mientras mantenemos el control y prevenimos que la reunión se prolongue por mucho tiempo, situación que con seguridad molestaría a los accionistas e invitados.
- Detalle las tareas asignadas:
Registre todas las tareas asignadas en el momento en que se deleguen usando un formato de chequeo, mostrando fechas de entrega y responsabilizando a cada persona por sus tareas y la oportuna realización de estas. Usted puede registrar estas tareas en un software especial donde controle tiempos y pueda realizar indicadores de gestión.
- Seleccione los ponentes o expositores:
Seleccionar los ponentes o expositores con buen tiempo, para los diversos temas que se tratarán en la reunión, aumenta la claridad, la división del trabajo y el éxito de la misma.
- Prepare una lista de preguntas:
Anticípese y prepare varias preguntas que posiblemente le harán los socios o accionistas, de tal manera que esté preparado y no lo sorprendan.
- Diseñe planes de contingencia:
Es extraño que existan eventos sin ningún contratiempo, por ello pregúntese: ¿qué pasará si un ponente o expositor importante no se presenta o se ausenta?, ¿qué pasará si la reunión se suspende por un corte de electricidad u otra emergencia?, ¿qué harán los organizadores si alguno de los equipos de video o audio utilizados en la reunión falla? Por todo lo anterior, siempre tenga un plan B. No olvide que al líder de la reunión lo miden por todos los detalles, hasta los más mínimos.
- Diseñe un libro de control:
El libro de control tendrá varios propósitos: asegurar que todos los organizadores están trabajando bajo un mismo esquema, tener disponible la información crítica en el momento que los organizadores la requieran o necesiten y ser una guía para la plantación de reuniones futuras.
- Haga que su reunión anual de socios o accionistas sea un evento público invitando medios de comunicación:
Un cubrimiento gratuito de los medios de comunicación puede ser de gran beneficio para su empresa; invítelos, prepare documentación para ellos, como son el informe anual y trimestral, biografías, literatura del producto, fotografías o videos, etc.
- Preste especial atención al sitio de la reunión:
Esto asegura el confort de los accionistas, pues dar una buena impresión debe ser el principal interés de la empresa.
- Ensaye:
Los participantes deben ensayar por lo menos una vez la reunión anual para asegurar que entienden su papel y manejan bien los tiempos. Los ponentes deberán usar un cronómetro para esto.
- Retroalimentación:
Documéntese con las mejores ideas, los éxitos, soluciones y fracasos, y discútalos después del evento. Prepare un informe de lecciones aprendidas para la próxima reunión anual con las recomendaciones; así asegurará el éxito de su próxima reunión: recuerde que es mejor prevenir que lamentar.