Metodologías ágiles, la clave para ser más productivo en el trabajo

Un promedio de cuatro millones de personas en Colombia seguirá trabajando mediante home office, por lo menos en agosto, lo que abre la posibilidad de revisar y ajustar las metodologías y procesos empleados.

Con el anuncio de la ampliación del aislamiento preventivo obligatorio hasta el 30 de agosto por parte del presidente Iván Duque, las empresas deben seguir reinventando sus procesos para continuar siendo productivos –en su mayoría en el teletrabajo–, teniendo en cuenta que más de cuatro millones de personas actualmente cumplen con su jornada laboral mediante home office, según declaraciones del ministro del Trabajo, Ángel Custodio Cabrera.

La extensión del aislamiento preventivo obligatorio marca una oportunidad para que las empresas del país continúen afianzando en sus trabajadores el home office y metodologías y procesos de trabajo remoto, una modalidad que, tal parece, seguirá siendo la principal herramienta para dar continuidad con las operaciones de miles de empresas.

Lo anterior conlleva a medir el desempeño de los equipos por los resultados que generan y no por la cantidad de horas que trabajan. ¿Cómo lograrlo? Las compañías que apuestan a la transformación digital en todos sus procesos pueden trabajar bajo modelos de las denominadas metodologías ágiles, las cuales le apuestan a agilizar tiempos de entrega, optimizar el trabajo de los colaboradores y reducir los costos.

Permiten adaptar la metodología a las condiciones específicas de cada proyecto por desarrollar. En cada proyecto se establece un líder, con la misión de convertir especificaciones del cliente en una lista de historias de usuario; el equipo de desarrollo, con el objetivo de elaborar, construir e implementar lo que se necesite; y se ubica el cliente, quien finalmente se beneficia del producto de alguna forma.

Las metodologías ágiles surgen como la necesidad de reemplazar el modelo tradicional de gestionar proyectos o procesos, potencializando la adaptación a formas de trabajo, condiciones de proyecto y buscando dar respuesta constante de los avances. En teoría, el uso de metodologías ágiles debería hacernos más productivos, crear entregables en menor tiempo, mejorar el trabajo, más aún aprovechando las bondades del teletrabajo.

Para tener equipos empoderados es necesario inspirarlos, luego entregar responsabilidades y acompañarlos con seguimiento; por último, aceptar sus decisiones con un proceso de mejora continua para mitigar el impacto de determinaciones poco acertadas.

Al hablar de empoderar se refiere a la independencia, dar responsabilidad a los equipos para tomar ciertas decisiones. Es importante desde el liderazgo entender que estos modelos no siempre son perfectos, que tendrán aciertos y desaciertos; en ese sentido, el acompañamiento debe ser constante, pero sin que ese comportamiento se vuelva un micromanagement. Hoy, cuando millones de colaboradores se encuentran teletrabajando, el empoderamiento de ellos es vital para lograr resultados destacados.

Las tecnologías digitales y las herramientas de colaboración se vuelven fundamentales. Siempre debemos saber que todos los cambios crean resistencia, por eso hay que hacer transformaciones que vayan siendo sencillas para hacerlas llevaderas. Por esa razón se debe iniciar creando un proceso fácil, con claridad en la definición de objetivos y, por último, tener una cultura de seguimiento que permita entender a tiempo las desviaciones de las actividades. Así, a su vez, vamos fomentando una cultura de trabajo bajo metodologías ágiles.

El talento humano debe ir acompañado de factores tecnológicos para alcanzar la capacidad -como organizaciones- de tener información disponible en un alto grado, eso da la opción a los equipos de trabajo de recibir o generar contenido sobre sus actividades y en qué punto de las tareas se encuentran, quienes acompañados de buenas herramientas de colaboración podrán llevar a cabo sus objetivos más rápido, y eso se traduce en aumento de la eficiencia.

Un factor clave es romper paradigmas, ya que se trabajará en un modelo totalmente diferente; no se trata de capacidad tecnológica o de personas, sino de la capacidad de asumir el reto del cambio. Los profesionales de ahora serán mucho más eficientes en la medida que desaprendan los modelos tradicionales.

Sonia Rodrigues
Líder de Innovación y Transformación de Davinci.