Microsite sobre el nuevo servicio virtual de Numeración de Facturación es lanzado por la DIAN
El nuevo microsite, dado a conocer el 5 de agosto del 2016, contiene secciones con preguntas frecuentes y cartillas instructivas en relación con la forma en que se prestará el nuevo servicio virtual de Numeración de Facturación, el cual fue reglamentado mediante la Resolución 055 de julio 14 del 2016. Las cartillas instructivas ilustran los pasos que se seguirán cuando se soliciten autorizaciones, habilitaciones e inhabilitaciones de las numeraciones de las facturas de venta o documentos equivalentes. En el proceso virtual se seguirá utilizando el formulario 1302, pero adicionalmente se generará de forma automática un nuevo formato 1876.
El nuevo microsite, dado a conocer el 5 de agosto del 2016, contiene secciones con preguntas frecuentes y cartillas instructivas en relación con la forma en que se prestará el nuevo servicio virtual de Numeración de Facturación, el cual fue reglamentado mediante la Resolución 055 de julio 14 del 2016. Las cartillas instructivas ilustran los pasos que se seguirán cuando se soliciten autorizaciones, habilitaciones e inhabilitaciones de las numeraciones de las facturas de venta o documentos equivalentes. En el proceso virtual se seguirá utilizando el formulario 1302, pero adicionalmente se generará de forma automática un nuevo formato 1876.
De acuerdo con un aviso especial publicado en su página de internet el 5 de agosto del 2016, la DIAN anunció que se encuentra disponible un microsite con la recopilación de toda la información necesaria (cartillas instructivas, videos, preguntas frecuentas, etc.) acerca de la forma en como dicha entidad empezará a prestar el nuevo servicio virtual de Numeración de Facturación, el cual fue reglamentado mediante la Resolución 055 de julio 14 del 2016.
Al respecto, y aunque en un comunicado de julio 28 del 2016 la DIAN había anunciado que el nuevo servicio virtual de Numeración de Facturación iba a empezar a funcionar desde el pasado 1 de agosto del 2016, lo cierto es que hasta la fecha en que realizamos el presente documento (domingo 14 de agosto del 2016) dicho servicio aún no se encuentra disponible entre los servicios informáticos electrónicos de la entidad. En todo caso, y como lo confirman los artículos 6 y 20 de la Resolución 055 de julio del 2016, la DIAN puede tomarse hasta diciembre del 2016 para poner en funcionamiento este nuevo servicio virtual.
Consultando la información que se dio a conocer en el microsite antes comentado, es importante destacar en especial la información que la DIAN recopiló en la sección de preguntas frecuentes e igualmente la que publicó en sus 4 cartillas instructivas (la primera relacionada con el proceso de autorización de la numeración, la segunda con el proceso de habilitación de la numeración, la tercera con el proceso de inhabiltación de la numeración y la cuarta con la forma en que aquellos que no tengan firma digital podrán adelantar cualquiera de los trámites anteriores hasta el 30 de junio del 2017). A partir de dicha información, podemos destacar las siguientes novedades de la forma en como la DIAN prestará el nuevo servicio virtual.
Puntos importantes en el proceso de solicitud de autorización de la numeración de la facturación
Para llevar a cabo el proceso de solicitud de autorización de la numeración de facturación se debe acceder al servicio virtual Numeración de Facturación y dentro de este escoger la opción “Solicitar Numeración de Facturación” (ver imagen tomada de la página 4 de la cartilla instructiva publicada por la DIAN).
Cuando se entra a dicha opción, en la parte inferior se debe seleccionar “Autorizar rangos” y con ello lo que hace el sistema de la DIAN en primer lugar es solicitarle al usuario que digite los datos de una cuenta corriente o de ahorros que tenga activa en el sistema financiero colombiano (ver el artículo 6 de la Resolución 055 de julio del 2016). Los datos sobre dicha cuenta bancaria se le solicitan a todas las personas naturales o jurídicas (sin excepción), pero solo en el proceso de la solicitud de autorización de numeración (no se volverá a solicitar en los posteriores procesos de solicitudes de habilitación o inhabilitación de la numeración).
Una vez suministrados los datos de la cuenta bancaria, se activa una segunda pantalla en la cual se deben diligenciar 5 casillas especiales, así:
a. Prefijo: esta es una casilla opcional en la que se indica el prefijo que tendrá la numeración. Se pueden utilizar diferentes prefijos (numéricos o alfanuméricos), pero sin que excedan de 4 dígitos. Dichos prefijos solo se utilizan cuando el contribuyente tenga más de un establecimiento de comercio (para diferenciar las ventas de cada establecimiento), o cuando desee diferenciar los ingresos de sus ventas de acuerdo con la forma en que estas sean recaudadas (ejemplo: de contado, a crédito, etc.; ver el artículo 5 de la Resolución 055 de julio del 2016).
b. Rango desde: aquí se informa el primer número con el cual inicia el rango de la numeración para la cual se solicita autorización.
c. Rango hasta: aquí se informa el número final del rango de numeración para el cual se solicita autorización.
d. Tipo de facturación: en esta casilla se debe escoger entre las 4 opciones que se despliegan, a saber: “Factura por talonario o de papel”, “Factura por computador”, “Factura POS” o “Factura electrónica”.
e. Establecimiento: en esta casilla se desplegan los diferentes nombres de establecimientos comerciales que el contribuyente tenga previamente reportados en la página 6 de su RUT; se debe escoger uno solo.
El diligenciamiento de estas 5 casillas se podrá realizar en múltiples ocasiones, dependiendo de si el contribuyente va a solicitar al mismo tiempo rangos de facturación con diversos prefijos para varios establecimientos.
Una vez agotado el paso anterior se debe acceder al botón “Borrador”, con lo cual el sistema despliega lo que sería el borrador del ya conocido formulario 1302 y en el cual se observan los diferentes rangos de facturación para los cuales se está solicitando la respectiva autorización. Si dicho borrador es correcto, se puede dar click en otro botón denominado “Aceptar” y con ello aparece el botón “Definitivo” (el cual solo se hace visible para los usuarios que tengan firma digital). Al dar click en este se puede proceder a firmar digitalmente el respectivo formulario 1302 y en el mismo se observa la leyenda transversal que dice “Definitivo” (Nota: quienes no tengan firma digital deben imprimir el formulario 1302 con la leyenda transversal “Borrador”, firmarlo con bolígrafo y culminar el trámite de forma presencial en las sedes de la DIAN; esto último solo será posible hasta el 30 de junio del 2017, pues a partir de dicha fecha se deberá contar con firma digital de forma que el trámite se pueda culminar únicamente de forma virtual; ver el parágrafo 1 del artículo 6 de la Resolución 055 de julio del 2016).
Luego de firmar digitalmente el formulario 1302, el sistema exige, solo en el caso de los contribuyentes que lleguen a realizar este trámite por primera vez, que se seleccione una opción especial con la cual se puede definir el “tamaño económico del contribuyente”. En esa opción se debe escoger el nivel de “activos patrimoniales” que posea el contribuyente (se entiende que es al momento de efectuar el trámite) y con los cuales la DIAN lo podrá clasificar entre “mediana empresa”, “pequeña empresa” o “microempresa” (ver la siguiente captura de pantalla tomada de la página 11 de la cartilla publicada por la DIAN; allí la DIAN cita el artículo 2 de la Ley 590 de julio 10 del 2000, el cual fue modificado con el artículo 2 de la Ley 905 de agosto del 2004 y el artículo 43 de la Ley 1450 de junio 16 del 2011; sin embargo, ese artículo 2 de la Ley 590 del 2000 al final se entiende derogado con el artículo 276 de la misma Ley 1450 de junio del 2011).
Al respecto, es importante mencionar que tal parece que esa clasificación del “tamaño económico del contribuyente” será el criterio principal que la DIAN utilizará para poder aplicar lo indicado en el inciso primero del artículo 9 de la Resolución 055 de julio del 2016, norma en la que se dispuso:
“Decisión de la solicitud. La autorización de la vigencia y la cantidad de numeración de facturas o documentos equivalentes, se realiza con base en criterios técnicos de control implementados por la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tales como el volumen de operaciones, actividades económicas, ubicación, tipo de facturación, número de establecimientos, ingresos, patrimonio, comportamiento y cumplimento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, los cuales determinan la decisión del límite máximo de numeración de facturación a autorizar y la vigencia de la misma”.
Una vez se haya diligenciado y firmado digitalmente el formulario 1302 y se haya escogido una opción para definir el “tamaño económico del contribuyente”, el sistema de la DIAN exige que el solicitante también firme digitalmente un nuevo documento adicional denominado “formato 1876” y que tiene como título “Autorización de Numeración de Facturación”, en el cual se observa la leyenda “Autorizado” (ver la siguiente captura de pantalla tomada de la página 14 de la cartilla publicada por la DIAN).
En dicho documento se presenta el período por el cual la DIAN concede la autorización de numeración (el cual puede variar entre 6, 12, 18 o 24 meses, dependiendo de las características del contribuyente y de acuerdo a los criterios que aplique la DIAN; ver la respuesta a la pregunta 6 del cuestionario de preguntas frecuentes publicado por la DIAN). Allí también figura el número de la autorización emitida por la DIAN, el cual se debe incluir dentro del cuerpo de las facturas (ver el número que figura por encima del código de barras). Además, en los anexos que acompañarán el formato 1876 se indicarán los rangos de numeración autorizados.
Puntos importantes en el proceso de solicitud de habilitación de la numeración de la facturación
En la zona del microsite en la que se hace la presentación del servicio de Numeración de Facturación, la DIAN afirma que el sistema MUISCA estará en capacidad de enviar recordatorios al contribuyente (mediante correos electrónicos) avisándole de la proximidad de la fecha en la cual se vencería la autorización de la numeración de su facturación. En tal caso, y si al aproximarse dicha fecha el contribuyente aún no ha agotado la numeración que le habían autorizado, podrá entonces, dentro de los 15 días hábiles anteriores al cumplimiento de la fecha antes aludida, solicitar lo que se conoce como la “habilitación de la numeración” que todavía no ha utilizado (ver el artículo 11 de la Resolución 055 de julio del 2016).
Para solicitar dicha habilitación, y de acuerdo con la cartilla instructiva que la DIAN publicó para este tipo de trámites, los pasos que se tendrán que agotar serían los mismos que ya explicamos en el proceso de la solicitud de autorización de la numeración, pero con algunas diferencias, a saber:
a. Se debe ingresar por la misma opción “Solicitar Numeración de Facturación”, pero luego, dentro de dicha opción, en la parte inferior es necesario escoger el botón “Habilitar rangos”. Con eso el contribuyente puede cargar el tipo de numeración para el cual desea solicitar la habilitación y lo único que tiene que editar y modificar es el número de la casilla “Rango desde”, colocando allí el número de la factura en el cual arrancaría el nuevo rango habilitado.
b. En las solicitudes de habilitación de la facturación no se vuelven a requerir los datos de la cuenta bancaria ni tampoco los datos para conocer el “tamaño económico del contribuyente”.
c. Para culminar el proceso se deben generar y firmar digitalmente tanto el formulario 1302 como el formato 1876.
Puntos importantes en el proceso de solicitud de inhabilitación de la numeración de la facturación
Para dar cumplimiento a lo indicado en el artículo 12 de la Resolución 055 de julio del 2016, cuando el contribuyente necesite hacer una solicitud de inhabilitación de alguna numeración de facturación que en el pasado le había autorizado y/o habilitado la DIAN (y que es una numeración que aún no se ha utilizado), en ese caso, y según lo ilustra la cartilla instructiva que la DIAN publicó para este proceso, será necesario agotar los siguientes pasos:
a. Se debe ingresar por la misma opción “Solicitar Numeración de Facturación”, pero luego, dentro de dicha opción, en la parte inferior es necesario escoger el botón “Inhabilitar rangos”. Con eso el contribuyente puede cargar el tipo de numeración para el cual desea solicitar la inhabilitación y lo único que tiene que editar y modificar es el número de la casilla “Rango desde”, colocando allí el número de la factura en el cual arrancaría el rango de facturación que todavía no se ha utilizado y para el cual se solicita la inhabilitación.
b. Seguidamente el sistema le muestra una casilla especial para que informe la “causal de inhabilitación”. Dentro de esa casilla debe escoger alguna de las 10 opciones que le despliega el sistema y que son las mismas que se mencionan en el artículo 12 de la Resolución 055 de julio del 2016 (por ejemplo: “Cese definitivo de actividades”, “Cambio de apellidos o nombres o de razón social”, etc.).
c. En las solicitudes de inhabilitación de la facturación no se vuelven a requerir los datos de la cuenta bancaria ni tampoco los datos para conocer el “tamaño económico del contribuyente”.
d. Para culminar el proceso se deben generar y firmar digitalmente tanto el formulario 1302 como el formato 1876.