Modelo de cotización de Servicios de Revisoría Fiscal para Propiedades Horizontales – Carlos Humberto Sastoque

Actualizado: 18 de Enero del 2010

Autor: Carlos Humberto Sastoque

Dicen que segundas partes no son buenas. Pero, a riesgo de ello, me atrevo a imitar a un presidente -que todos conocemos, pero no digo quién es- y complementar el artículo de “Guía para cotizar servicios de revisoría fiscal para propiedades horizontales”, pues pienso que si uno hace un favor lo debe hacer completo. Ahora quiero ofrecerles un sencillo modelo de cómo presentar el oficio de cotización (y no desfallecer en el intento).

Si tuvieron el valor de leer el artículo anterior y revisaron la orientación profesional No. 4 de 2008, emitida por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, seguramente que –si no les cogió el sueño a los dos o tres minutos- recuerdan el uso de términos como: “reglamento de propiedad horizontal”, “bienes comunes esenciales”, “bienes privados o de dominio particular”, “coeficientes de propiedad”, “expensas comunes”, “presupuesto anual”, “fondo de imprevistos”, “cuotas extraordinarias”, “cuotas mensuales” e “intereses de mora”. Son términos muy específicos en estos entes económicos, que no tienen aplicación en empresas comerciales, industriales, de servicios, etc., que hayamos conocido.

En lo concerniente al manejo contable se citan, entre otras, expresiones como: “estado de resultado presupuestal” y “PUC de comerciantes, adaptado a nivel de subcuentas y auxiliares”. El estado de resultado presupuestal, en las propiedades horizontales y conjuntos residenciales, se ha convertido en el más importante para efectos de control y toma de decisiones. Y la adaptación adecuada del PUC para comerciantes a las actividades inherentes a estas propiedades es una necesidad muy útil para facilitar el trabajo de los contadores de ellas.

Lo mencionado en los dos párrafos anteriores es fundamental que se tenga en cuenta dentro del oficio de cotización. Si lo hacen, seguramente los posibles clientes quedarán descrestados y dirán: “Este sí sabe del tema. Es el que conviene elegir”.

No más cháchara. Ahora sí vean el modelo, fusílenlo si quieren; pero haciendo las adaptaciones necesarias. No la vayan a embarrar.

Bogotá D. C., 9 de marzo de 2009                                              cot-gcv-013-2009

Señores
ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS
Edificio Sincimientos
Calle de la carrera número sin portón
Ciudad

REF. PROPUESTA DE SERVICIOS DE REVISORÍA FISCAL

Señores copropietarios:

Atendiendo su amable invitación, me place presentar mi propuesta de servicios profesionales de revisoría fiscal, para el período 2009-2010, en los siguientes términos:

1. OBJETO

El objeto es la prestación de servicios de revisoría fiscal para el Edificio Sincimientos, por el período comprendido entre el 1º. de abril de 2009 y el 31 de marzo de 2010 ó para el período que determine la Asamblea de Copropietarios que se llevará a cabo el sábado 28 de marzo de 2009.

1. ALCANCE

En cumplimiento de lo ordenado por la legislación colombiana vigente y de acuerdo con  las necesidades especiales del Edificio Sincimientos mis servicios de revisoría fiscal cubrirán, por lo menos, las siguiente áreas y actividades:

1. 1. Cumplimiento, por parte de la administración, de la normatividad legal sobre propiedades horizontales (Ley 675 de 2001 y otras normas complementarias), del reglamento de propiedad horizontal del edificio y de los mandatos de la Asamblea de Copropietarios y del Consejo de Administración
   2. Correcta asignación y valuación de los bienes comunes esenciales, bienes privados o de dominio particular dentro de la copropiedad y coeficientes de propiedad
   3. Adecuada preparación y ejecución del presupuesto anual y del fondo de imprevistos
   4. Cálculo correcto de expensas comunes, cuotas mensuales, cuotas extraordinarias e intereses de mora
   5. Presentación oportuna y correcta de declaraciones de retención en la fuente
   6. Implementación y codificación del Plan de Cuentas del edificio, basado en el PUC para comerciantes, como lo indica la orientación profesional No. 4 del 1º. de julio de 2008, del Consejo Técnico de la Contaduría Pública
   7. Manejo de libros de contabilidad, de acuerdo con las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas para Colombia y la orientación profesional número 4 de 2001, del Consejo Técnico de la Contaduría Pública
   8. Diligenciamiento oportuno y correcto de los libros de actas
   9. Presentación de estados financieros, con especial atención al estado de resultado presupuestal
   10. Manejo de nómina, aportes parafiscales, seguridad social, prestaciones sociales y demás asuntos relacionados con los trabajadores al servicio del Edificio.

1. REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

Para desarrollar mi labor solicito que se me facilite la siguiente información:

4.1. Copia del reglamento de propiedad horizontal y demás reglamentos internos;

4.2. Balances de comprobación de saldos al 31 de diciembre de 2007 y 2008, antes de asientos de cierre de año;

4.3. Copia de los estados financieros a 31 de diciembre de 2007 y 2008, con las notas ordenadas por el decreto 2649 de 1993 –Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas para Colombia- e información complementaria que ustedes puedan allegar, junto con los dictámenes respectivos; y

4.4.  Copia del informe del revisor fiscal presentado a la Asamblea de Copropietarios realizada el 28 de marzo de 2008.

Además, es indispensable que  la administración del edificio me permita examinar todos los libros de contabilidad –oficiales y auxiliares- y sus correspondientes soportes, así como libros de actas y todos los archivos –físicos y virtuales-  y que, en cuanto sea posible, me envíe a mi dirección electrónica información que yo solicite, relacionada con las actividades a cargo de dicha administración.

1. METODOLOGÍA APLICABLE

El trabajo será realizado bajo mi responsabilidad, aplicando técnicas de interventoría de cuentas –como lo estipula el artículo 208 del Código de Comercio-  y, en lo que sea pertinente, Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas; a través pruebas sustantivas y de cumplimiento, con base en muestras seleccionadas de acuerdo con el volumen y complejidad propios de las operaciones de ese edificio.

1. EQUIPOS Y ESPACIO NECESARIOS

Para la realización del trabajo, agradezco poner a mi disposición, entre otras cosas,  un escritorio, un archivador  y una calculadora, así como el espacio adecuado para laborar sin interferencias ruidosas y con buena iluminación.

1. INFORMES A ENTREGAR

6.1. Informes ocasionales –cuando yo lo considere necesario- sobre las labores realizadas por la revisoría fiscal y sobre las irregularidades de importancia que encuentre en las operaciones a cargo de la administración;

6.2.  Informes que ocasionalmente me solicite el Consejo de Administración, acerca de asuntos de mi incumbencia;

6.3.   Dictamen sobre estados financieros cortados a 31 de diciembre de 2009; y

6.4.   Informe a la Asamblea  ordinaria de Copropietarios a realizarse en 2010.

1. HONORARIOS PROFESIONALES Y FORMA DE PAGO

Por mis servicios como revisor fiscal la administración del Edificio Sincimientos pagará honorarios mensuales equivalentes a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Por tratarse de honorarios, esta remuneración no causará prestaciones sociales ni aportes parafiscales y de seguridad social.

El pago se hará dentro de los primeros cinco días calendario del mes siguiente al de la prestación de los servicios, previa presentación de la correspondiente cuenta de cobro.

Con gusto atenderé sus observaciones.

Atentamente,

Gerardo Córdoba Valencia
Contador Público
Teléfono fijo 9999999
Celular 345-8888888