NIA 501: Elementos a tener en cuenta para la auditoría de inventarios
La Norma Internacional de Auditoría –NIA– 501, presenta los principales elementos que debe tener en cuenta un auditor que realice un trabajo de revisión específicamente sobre el ítem de inventarios; la norma aborda especialmente los puntos a tener en cuenta para la obtención de la evidencia de auditoría.
La Norma Internacional de Auditoría –NIA– 501, presenta los principales elementos que debe tener en cuenta un auditor que realice un trabajo de revisión específicamente sobre el ítem de inventarios; la norma aborda especialmente los puntos a tener en cuenta para la obtención de la evidencia de auditoría.
A la hora de realizar una auditoría de inventarios, independientemente del tamaño de la organización, su objeto misional o el grado de automatización que se tenga para el cargue y descargue de los elementos que transitan por las bodegas y puntos de venta de la compañía, el conteo físico siempre será una herramienta de significativa valía para el auditor que ejecuta el trabajo de revisión sobre este importante ítem de los estados financieros.
Dicho conteo físico se realiza en una fecha diferente a la del corte de los estados financieros y, para su ejecución, el auditor debe dar aplicación a varios procedimientos que le garanticen obtener evidencia confiable sobre la variación real de las existencias, especialmente entre la fecha en la que se realiza el recuento y aquella en que se cortaron los estados financieros.
Evaluación de los procedimientos a ejecutar
Por regla general, será la administración de la entidad quien establezca las instrucciones y los procedimientos correctos para llevar a cabo la labor de reconteo de inventarios; ahora bien, será responsabilidad del auditor la verificación de la viabilidad de dichas estrategias de confirmación de datos, y para tal fin estará en la obligación de:
- Realizar actividades de control adecuadas, como por ejemplo: recolectar frecuentemente las hojas de recuento físico de existencias que ya han sido diligenciadas y al final del proceso, dejar constancia de las hojas de recuento que no fueron utilizadas.
- Identificar permanentemente la fase del conteo físico en que se está avanzado en un momento determinado.
- Identificar y separar las partidas de lenta rotación, obsoletas o dañadas, al igual que aquellas unidades que sean de propiedad de un tercero, como lo sería todo aquel material proveniente de contratos de mercancía en consignación.
- Verificar la viabilidad de los procedimientos planeados para estimar cantidades físicas.
- Controlar el movimiento de las existencias entre las distintas áreas, así como el envío y recepción de existencias antes y después de la fecha de corte.
Presenciar labor de conteo: recomendación fundamental
La labor de conteo físico de inventarios, como tarea humana, puede estar sujeta a errores; sin embargo, esto no exime al auditor de poner todas sus posibilidades técnicas y profesionales para garantizar no solo que el proceso realizado se haya llevado a cabo de la forma más ordenada y certera posible, sino también que el equipo de trabajo que lo realiza ha obrado de forma transparente.
Para tal finalidad, la recomendación principal y sobre la que consideramos pertinente hacer mucho hincapié a los auditores, es sobre la necesidad de que el auditor esté presente en los recuentos físicos de inventarios, pues esto otorga certeza sobre:
- La evaluación de las instrucciones y los procedimientos de la dirección, relativos al registro y control de los resultados del recuento físico de los inventarios disponibles.
- La observación de la aplicación adecuada de los procedimientos de recuento, establecidos por la dirección de la entidad.
- La inspección de la realidad de las existencias disponibles en bodega.
- La adecuada realización de las pruebas de recuento.
Una vez finalizada la labor de conteo físico, el auditor deberá aplicar los procedimientos de auditoría a los que haya lugar para verificar la veracidad de los registros finales de existencias; de su capacidad analítica sobre las variaciones, se podrá determinar si estos reflejan con exactitud los resultados reales del recuento de existencias.
Hacer parte del proceso va más allá de un acto de presencia
En muchas ocasiones, las organizaciones tienden a asumir que la labor de reconteo de inventarios corresponde a los operarios de bodega y relacionados, en tanto que los cargos administrativos de más alto rango, como el del contador público, revisor fiscal o auditor interno o externo, están exentos de cualquier responsabilidad con dicha labor; sin embargo, esto no es cierto. Como lo comentamos líneas atrás, la presencia de quien encabeza la labor de revisión es fundamental, pero no solo en cuanto a hacer acto de presencia sino también a:
- Inspeccionar las existencias a fin de determinar su realidad y evaluar su estado.
- Realizar pruebas aleatorias de reconteo.
- Observar el adecuado cumplimiento de las instrucciones de la dirección y la aplicación de procedimientos, para el registro y control de los resultados del recuento físico de inventarios.
- Obtener evidencia de auditoría, con relación a la fiabilidad de los procedimientos de reconteo que fueron diseñados por la administración y puestos en marcha por el personal que ejecuta dicha tarea operativa.
Hay que tener presente que habrá casos en los cuales la presencia del auditor no sea factible, como ocurriría si las unidades de inventario llegaran a ser almacenadas en un lugar que puede suponer una amenaza a la seguridad. De todas maneras, no puede obviarse que factores como la ausencia de tiempo, costos de desplazamiento y relacionados, u otros inconvenientes de carácter general, no son fundamento justificatorio de la ausencia del auditor o de su elusión a la aplicación de procedimientos tendientes a la implementación de procedimientos alternativos, para la conformación de evidencia de auditoría con el grado de certeza necesario.
Cuando aun habiendo sido puestos en marcha todos los procedimientos alternativos de auditoría, sea imposible gestionar evidencia suficiente sobre la realidad y el estado de las existencias, el auditor deberá elaborar un informe de auditoría con opinión modificada según las indicaciones de la NIA 705, todo esto como consecuencia de la limitación en el alcance de la revisión proyectada.