Prácticas empresariales: entrega de informe bajo instrucciones de Supersociedades
A través de las resoluciones 115-000008 y 201-000007, ambas de noviembre 19 del 2015, la Supersociedades exigió que el reporte se elabore en la opción 42 del Software STORM USER y se entregue entre el 23 y el 27 de mayo del 2016. Este reporte lo entregarán solamente las sociedades vigiladas y controladas sin importar si por el 2015 elaboran sus estados financieros oficiales bajo NIIF o bajo las normas de los decretos 2649 y 2650 de 1993
A través de las resoluciones 115-000008 y 201-000007, ambas de noviembre 19 del 2015, la Supersociedades exigió que el reporte se elabore en la opción 42 del Software STORM USER y se entregue entre el 23 y el 27 de mayo del 2016. Este reporte lo entregarán solamente las sociedades vigiladas y controladas sin importar si por el 2015 elaboran sus estados financieros oficiales bajo NIIF o bajo las normas de los decretos 2649 y 2650 de 1993.
El pasado 19 de noviembre del 2015, la Supersociedades expidió las circulares 115-000008 y 201-000007 a través de las cuales se solicitó tanto la información financiera del año 2015 como la solicitud del reporte de “Prácticas Empresariales”. En la primera circular se concibió la solicitud para las sociedades que por el año 2015 elaborarán sus estados financieros bajo los nuevos marcos normativos bajo NIIF; y en la segunda, se hizo para las demás sociedades (aquellas que elaborarán sus estados financieros oficiales bajo las normas de los decretos 2649 y 2650 de 1993).
En ambas circulares, y en relación con la solicitud del reporte de Prácticas Empresariales, la Supersociedades imparte la misma instrucción, pues el reporte solo correrá por cuenta de las sociedades que a diciembre 31 del 2015 tengan condición de vigiladas y controladas (sin importar el marco normativo bajo el cual elaboren sus estados financieros), pero excluyendo a las que se encuentren en liquidación voluntaria, o liquidación judicial, o en concordato. Además, se aclara que el reporte no se exige tampoco a las sociedades en la categoría de simplemente inspeccionadas, ni para las sucursales de sociedades extranjeras.
El reporte se hará con la opción 42 del Software STOR USER
Para todos los reportantes (sin importar bajo qué marco normativo elaboren sus estados financieros del 2015), el informe de Prácticas Empresariales lo deberán elaborar con la opción 42 del software STORM USER y entregarlo a más tardar entre el 23 y el 27 de mayo del 2015 (ver el numeral 3 en la Circular 115-000008, y el numeral 2 en la Circular 201-00007).
La responsabilidad de la elaboración del reporte solo corre por cuenta de aquellos que hayan actuado como administradores de la respectiva sociedad durante el año 2015 (representante legal y juntas directivas) y no requiere ser acompañado de ningún documento adicional. Si durante el año 2015 la sociedad tuvo más de un corte financiero, el reporte de prácticas empresariales se hace en todo caso respecto de lo que sucedió durante todo el año 2015 (ver el último inciso del numeral 3 de la Circular 115-000008, y el último inciso del numeral 2 de la Circular 201-000007 en las cuales la Supersociedades tuvo un error mecanográfico y se refirió al “año 2014” cuando en realidad se debía referir al “año 2015”).
En la actualidad, el reporte de Prácticas Empresariales es un cuestionario con un total de 50 preguntas divididas en tres secciones, entre las cuales se indaga sobre temas como:
- Junta directiva y estructura societaria: en esta sección se formulan las primeras 16 preguntas, entre las cuales figuran las siguientes: ¿la empresa cuenta con junta directiva u órgano equivalente?; si cambiaron a tipo societario SAS, ¿cuál fue la principal razón para hacerlo?; ¿la empresa tiene definido dentro de los estatutos algún método de resolución de conflictos?; ¿la empresa verifica el origen del capital de los nuevos inversionistas, proveedores y clientes (antecedentes, actividad conocida declarada, transacciones bancarias recientes entre otros)?
- Prácticas de gobierno corporativo: en esta sección se formulan las preguntas 17 a 38, entre las cuales figuran las siguientes: ¿la empresa cuenta con información actualizada sobre todos sus accionistas o socios, que incluya los medios por los cuales prefieren ser convocados a las reuniones de la asamblea general de accionistas, la junta de socios u órgano equivalente?; ¿La empresa cuenta con un reglamento interno (adicional a lo dispuesto en los estatutos) para el funcionamiento de la junta directiva u órgano equivalente?; ¿qué perfiles tienen los miembros de la junta directiva u órgano equivalente?
- Prácticas de responsabilidad social: en esta sección se formulan las preguntas 39 a 50 entre las cuales figuran las siguientes: ¿la empresa gestiona acciones de responsabilidad social empresarial?; ¿la empresa aporta donaciones o ayudas a causas sociales?; ¿en qué rubro de la contabilidad son registradas la mayoría de acciones en responsabilidad social empresarial?