Presentación y pago de la declaración de IVA: ¿cómo contabilizarlo?

Aunque la dificultad de este registro varía según la complejidad de las operaciones de cada empresa, en términos generales son 5 los pasos que se deben seguir para llevarlo a cabo.

Actualmente, las empresas que conforman el grupo 1 y el 3 de convergencia a NIIF, ya se encuentran en su período de implementación plena, y el Grupo 2 lo estará durante el año 2016; en relación con el reconocimiento de las obligaciones derivadas del IVA, las indicaciones no cambian mucho. En este editorial le recordamos la mejor forma de incorporar estos datos a la información financiera de su empresa, y para eso serán referidas las codificaciones del plan de cuentas para comerciantes.

Tenga en cuenta que aunque el proceso de convergencia también está trabajando en la incorporación de un nuevo sistema de organización de la información, el XBRL, la Superintendencia de Sociedades manifestó que no expediría un nuevo plan de cuentas y que las organizaciones serían libres de continuar en la aplicación de sus antiguos códigos o de adaptar uno nuevo.

En el proceso del registro o reconocimiento contable de las transacciones u operaciones que se llevan cabo en los negocios, el registro de la presentación y pago de las declaraciones bimestrales del IVA es uno de los que puede llegar a tener diversas maneras de hacerse en cada empresa.

Y es que en cada empresa, según la complejidad de las operaciones que realice, las cuentas que se pueden llegar a manejar para efectuar ese registro pueden ser muchas o pocas.

¿Por qué es complejo el pasivo del IVA por pagar?

Así por ejemplo, si la empresa presta servicios o vende bienes que sean gravados a distintas tarifas, en ese caso se hace necesario manejar (en muchos casos con terceros), una subcuenta respectiva, dentro de la cuenta mayor 2408, para controlar el IVA que se genera con cada tarifa distinta, pues  solo así se podrá luego diligenciar los renglones 27 y 28 del actual formulario para declaración de IVA.

Además, si en la empresa se presentan devoluciones de compras gravadas, en ese caso entre las subcuentas con las que se controlan los IVA generados también figuraría una para llevar el registro de los IVA de las compras gravadas devueltas.
Y si la empresa está sujeta a que le practiquen Retenciones de IVA, en ese caso deberá también llevar el control de esas retenciones, con terceros, en otra cuenta que no está reflejada dentro del pasivo del IVA por pagar (nos referimos a la cuenta 135517–Impuesto a las ventas retenido).

Y por el lado del control del IVA descontable, muchas empresas necesitan manejar distintos auxiliares con los cuales puedan llevar el control del IVA que se tomarán como descontable por practicar retenciones de IVA a personas naturales en el régimen simplificado, o por hacer importaciones, o por recibir devoluciones en ventas, o porque manejan IVA descontable transitorio ya que se relacionan con la generación de ingresos gravados y excluidos a la vez, etc.

Adicional a todo lo anterior, es claro que el pasivo del IVA por pagar es un pasivo que cada período (puede ser bimestral, cuatrimestral o anual, puesto que con la Reforma Tributaria del 2012, Ley 1607, fueron definidas las tres periodicidades del IVA que iniciaron su aplicación desde enero del 2013) arrojará un saldo neto distinto, pues en unos casos puede arrojar un saldo a pagar, pero en otros un saldo a favor.

Pasos básicos para registrar la presentación y pago de la declaración

Teniendo en cuenta todo lo anterior, cuando llegue el momento de efectuar la presentación (y posible pago) de la declaración bimestral del IVA, los registros básicos que se deberán realizar son:

1. Efectuar, dentro de cada subcuenta de las que se manejen para controlar el IVA generado, un registro con un tercero especial (quizá llamado “presentación”) y con el cual se debite el valor del IVA que se generó durante el respectivo período en cada subcuenta. Así, cuando al finalizar el siguiente bimestre se mire de nuevo el saldo de la respectiva subcuenta, el saldo que se reflejará será el de las operaciones de ese solo nuevo bimestre (no se acumulan las operaciones de todos los bimestres) y se podrán hacer correctamente las demás declaraciones bimestrales.
2. Generar, dentro de cada subcuenta de las que se manejen para controlar los IVA descontables, un registro con un tercero especial (quizá llamado “presentación”) y con el cual se acredite el valor del IVA que se registró como descontable durante el respectivo bimestre en cada subcuenta. Así, cuando al finalizar el siguiente bimestre se mire de nuevo el saldo de la respectiva subcuenta, el saldo que se reflejará será el de las operaciones de ese solo bimestre.
3. Si la empresa registró retenciones de IVA a su favor durante el bimestre en la cuenta 135517, entonces el valor de esas retenciones se acreditará dentro de dicha subcuenta usando un único tercero (quizá llamado “presentación”). Así, cuando al finalizar el siguiente bimestre se mire de nuevo el saldo de la respectiva subcuenta, el saldo que se reflejará será el de las operaciones de ese solo nuevo bimestre.

(Nota: esos tres  registros que hasta aquí hemos comentando, se hacen con un único tercero (el que ya sugerimos), pero no se haría debitando o acreditando cada uno de los terceros que acumularon movimientos en el bimestre en la respectiva subcuenta, pues esa acumulación por tercero se necesitaría conocer al final del año para poder hacer los reportes de información exógena tributaria a la DIAN, que a muchas empresas le corresponde hacer).

4. Si la declaración de IVA se presentará liquidando un saldo a favor (producto de tomar el IVA generado y restarle el IVA descontable y las retenciones de IVA), ese saldo a favor, sin importar que se pueda o no solicitar en devolución o compensación, hay que registrarlo en la subcuenta del grupo de cuentas por cobrar denominada “135520 –Sobrantes en liquidación privada”. Dicho valor se verá disminuido si la declaración se presenta extemporáneamente, pues en ese caso habría que registrar el valor de la sanción de extemporaneidad en la cuenta del gasto (cuenta 539520 en el PUC) y el resto sí se llevaría a la cuenta 135520.
5. Por último, para poder completar la partida doble, y si la declaración arrojó saldo a pagar y el mismo fue pagado, lo que quedaría sería acreditar la respectiva cuenta de caja o bancos. Pero si la declaración se presenta con saldo a pagar, y el pago no se realiza junto con la presentación, en ese caso se hace necesario crear una subcuenta especial dentro de la cuenta mayor 2408 y en ella, con terceros especiales tales como “valor adeudado 1 bimestre del año XX”, o “valor adeudado 2 bimestre del año XX”,  se registraría y controlaría el valor que quedó pendiente de pago. En esa misma subcuenta especial habría que ir causando en el cierre de cada ejercicio contable el valor de los intereses de mora que generará la deuda, si al cierre del ejercicio sigue pendiente de pago.

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