¿Qué hacer ante un anticipo que no ha sido legalizado en la contabilidad?
El tratamiento de los anticipos en las empresas es un tema que debe evaluarse con detenimiento dependiendo de las condiciones pactadas con el tercero. A continuación mencionamos algunos ejemplos que evidencian qué hacer ante un anticipo que no ha sido legalizado en la contabilidad.
El tratamiento de los anticipos en las empresas es un tema que debe evaluarse con detenimiento dependiendo de las condiciones pactadas con el tercero. A continuación mencionamos algunos ejemplos que evidencian qué hacer ante un anticipo que no ha sido legalizado en la contabilidad.
Un anticipo surge por la necesidad de separar un producto o servicio para recibirlo a futuro, se espera que a corto plazo el producto o servicio se haya adquirido y pagado totalmente, esto quiere decir que no estaría dentro de los planes dejar un anticipo a largo plazo o de forma permanente en los estados financieros, si esto ocurre se debe evaluar muy bien la situación y la realidad económica inmersa en la transacción, ya que no es una situación común y la empresa puede estar ante una pérdida que no ha sido reconocida.
Es importante tener en cuenta que dejar como anticipo rubros que no cumplen con la definición mencionada anteriormente puede elevar los índices de rentabilidad mediante el desconocimiento de gastos, por tanto, se estaría suministrando una información que no sería viable para la toma de decisión.
Ahora bien, habría que evaluar muy bien cada situación en particular, en algunos casos puntuales es posible que un anticipo permanezca en los estados financieros por más de un año, como es el caso de las construcciones, en donde una empresa da un anticipo y, al terminar de la obra, posteriormente, ya sea al cabo de uno, dos o más años, termina de cancelar el restante; situaciones así estarían dentro de los términos normales.
En cambio, existen otras situaciones que al evaluarlas se puede identificar que no deben seguirse reconociendo como anticipo, como las siguientes:
- Una empresa reconoce un anticipo por el pago que realiza a los asesores jurídicos que adelantan un proceso a su favor, al cabo de 5 años el proceso no ha tenido fallo; la empresa aún tiene en sus estados financieros el pago por los honorarios de asesoría como anticipo con el argumento de que cuando se realice el fallo debe cancelar el resto de la asesoría. Si bien la empresa debe pagar un excedente a los asesores jurídicos cuando se ejecute el fallo del proceso como una especie de comisión, el pago que realizaron al inicio por la asesoría recibida es un pago por una prestación de servicios que debió reconocerse como tal al inicio, es decir, este pago inicial fue un pago por honorarios que debió reconocerse como gasto.
- Una empresa entrega a un tercero un pago inicial para que este elabore una página web y un diseño de marca, finalmente el tercero no apareció, ni respondió por dicha labor y el anticipo quedó en los estados financieros. Si la empresa identifica situaciones similares a estas no puede dejar el anticipo en los estados financieros, porque la realidad económica es que ese dinero está perdido, por lo tanto se debe reconocer una pérdida.
- Una empresa da un anticipo a un proveedor para comprar una mercancía, efectivamente la mercancía llegó a la empresa, pero la factura nunca llegó. Hay que tener en cuenta que la factura para términos de reconocimiento contable no es lo importante, sino que lo importante es que la mercancía ya está en las arcas de la entidad, por tanto, ya se tiene un costo por el inventario y el anticipo se cancela; otro tema es la deducción del costo del inventario que eso ya es de tratamiento fiscal.