Recomendaciones de revisoría fiscal a la propiedad horizontal – Luis Alberto Penagos

• La tesorería debería exigirle a la empresa de vigilancia que adjunte a la solicitud de pago de su factura mensual la certificación del pago de los aportes de sus empleados que prestan el servicio de vigilancia en la copropiedad. ¿Por qué? Primero porque la copropiedad es solidariamente responsable por ese pago; y segundo, porque muchas empresas de vigilancia no pagan oportunamente los salarios a esos empleados y mi opinión es que no es justo que la copropiedad pague oportunamente la factura por el servicio y que aquellos no lo hagan con los salarios y los aportes parafiscales de sus empleados.
• Lo mismo sucede con el pago al llamado “todero”, que por ser un funcionario que sirve a la copropiedad y de todos aquellos funcionarios con vinculación laboral, contractual o de servicios, el revisor fiscal debe recomendar al consejo de administración y al administrador observar como requisito pedir esos soportes y someterlos a revisión por parte del órgano correspondiente, debido a las trampas y engaños que se vienen descubriendo con estos documentos.
• Es usual que en todas las copropiedades se contraten toda clase de servicios, por ejemplo, el mantenimiento de las bombas de agua, del club house, de los circuitos cerrados de televisión, entre otros. Es importante que esos contratos se encuentren a disposición de la revisoría fiscal; esta debería recomendar a la administración que como esas empresas se comprometen a efectuar una revisión quincenal o mensual de carácter preventivo, dejen la evidencia de esa revisión en una planilla denominada “minuta de revisión preventiva”. El objetivo de lo anterior es que como todas esas máquinas suelen dañarse rápidamente, lo que usualmente ocurre es que los contratistas se desmontan de la responsabilidad con el argumento de que sí hicieron revisiones preventivas, pero no dejan la evidencia.
• La revisoría fiscal recomienda a la administración, ya sea de los conjuntos residenciales o de los centros comerciales, que mantengan actualizados los libros donde relacionan tanto a los propietarios como a los arrendatarios y a las mascotas, y que los actualicen por lo menos una vez al mes para que la revisoría fiscal pueda recomendar lo pertinente.
• La revisoría fiscal recomienda a las copropiedades, tanto residenciales como comerciales y mixtas, que la administración mantenga las actas de consejo completamente al día y que el revisor fiscal les dé por lo menos una lectura a esas actas para enterarse de las decisiones que al interior de esa corporación se toman y que no estén violando la ley, los estatutos o el reglamento interno.
• La revisoría fiscal recomienda a todos los contadores de propiedad horizontal que ayuden a que el administrador, quien es el responsable de la contabilidad en esta, tenga las siguientes cinco herramientas administrativas y financieras a la mano para que entregue al Consejo de Administración un informe mensual que llevará a este órgano a tomar decisiones oportunas y seguras: el flujo de caja mensual; el flujo de pagos mensual, pero semanalizado; la ejecución presupuestal mes a mes; el estado de situación financiera bajo NIF; y el estado de cartera por edades.
• La revisoría fiscal recomienda a todos los contadores en el tipo societario de la propiedad horizontal, que por ninguna circunstancia presente al administrador o deje que el administrador presente los estados financieros mensuales al Consejo de Administración dos o tres meses después del corte; recuérdele que eso es como leer un “periódico de ayer”.
• Es usual que los contadores lleguen a una asamblea de copropietarios o a un consejo de administración a leer los estados financieros, lo cual da como resultado la pérdida de hasta dos o tres horas, que es tiempo valioso para otros puntos de la agenda. La revisoría fiscal recomienda muy especialmente a los contadores de propiedad horizontal que dejen la práctica de llegar a un consejo o a una asamblea de copropietarios a leer los estados financieros cual si fuera una cartilla Charry. Lo anterior puesto que para eso los estados financieros se deben entregar con la debida anticipación y con todos los soportes y las revelaciones adecuadas para que las personas se acerquen a la administración a efectuar los reclamos que tengan sobre los mismos. Si se presenta la circunstancia que nadie sabe de contabilidad (cosa que sería muy extraño), resulta conveniente nombrar una comisión de revisión de estados financieros para que sea esta quien determine si los mismos pueden ser aprobados o reprobados.
• La revisoría fiscal debe hacerse presente en la asamblea de copropietarios, tanto al inicio como al final de la misma, justo en los eventos de conteo de los votos para la conformación de los quórum, así como también en los conteos de las votaciones de decisiones para que el acta de asamblea sea avalada por dicho órgano de control y no se presenten impugnaciones que dan al traste con las decisiones de las asambleas por falta de este aval.
• La revisoría fiscal debería recomendar al administrador de la propiedad horizontal para que cuando reciba por primera vez la administración de parte del constructor, que usualmente lo hace una vez ha vendido y entregado el 51% de las unidades habitacionales o comerciales, como lo estipula la Ley 675 del 2001 en su artículo 52, la constructora le entregue los siguientes documentos debidamente rubricados y radicados en las Oficinas de Planeación que corresponda:
  • Una relación detallada de las áreas comunes que va a entregar a la nueva administración con los respectivos planos arquitectónicos. Como el nuevo administrador no es conocedor de las normas de construcción, debería asesorarse de un comité de profesionales de esa área que le ayude a recibir dichas zonas, debido al mal manejo que las constructoras dan a esos espacios y los problemas en que la mayoría de las propiedades horizontales se encuentran hoy en día por falta de conocimiento justamente de ese primer administrador.
  • Todos los planos arquitectónicos, tanto de áreas comunes como privadas; planos hidráulicos, eléctricos y electrónicos, de circuitos cerrados de televisión y citofonía; de acometidas telefónicas y de televisión por cable; y de aguas residuales y cajas de aguas negras. En general, todo lo que implique planos sobre los cuales posteriormente se puedan efectuar reparaciones; cabe aclarar que los planos arquitectónicos que debe recibir el administrador son los aprobados y rubricados debidamente por la autoridad competente. El administrador debe cuidar dicho detalle a fin de evitar contratiempos con la autoridad del POT.
  • Todas las facturas originales o copias auténticas de la compra de las bombas de agua, estaciones de bombeo de aguas residuales, maquinaria de las piscinas, ascensores, puertas, ventanería y todo aquello que implique garantía por parte de los proveedores de la copropiedad.
• Se le recuerda a todos los contadores y revisores fiscales que prestan sus servicios en este tipo societario, que la mayoría de contadores públicos sancionados actualmente por la Junta Central de Contadores de Colombia se debe a que pasan desapercibidas estas obligaciones, que aunque no se encuentren incluidas en el artículo 207 del Código de Comercio y en la Ley 43 de 1990, a la hora de sancionar dicha entidad no escatima ninguna justificación.

Autor:

C.P. Luis Alberto Penagos M.