Reconocimiento contable de incapacidades: ¿qué dicen los Estándares Internacionales?
Las incapacidades generan activos contingentes y deben cumplir ciertas condiciones para que sean reconocidas como activos. Si dichas condiciones no se cumplen, las reclamaciones deberán ser objeto de simple revelación en notas a los estados financieros. A continuación, profundizamos en este tema.
Las incapacidades generan activos contingentes y deben cumplir ciertas condiciones para que sean reconocidas como activos. Si dichas condiciones no se cumplen, las reclamaciones deberán ser objeto de simple revelación en notas a los estados financieros. A continuación, profundizamos en este tema.
Al enfermarse o sufrir un accidente que lo limita a trabajar, un empleado tiene derecho a recibir una compensación (incapacidad), la cual inicialmente es asumida por el empleador, pero luego estos recursos son reembolsados por la EPS, ARL o fondo de pensiones, según sea el caso.
Por lo general, los empleadores pagan directamente al empleado el valor de su incapacidad, y después realizan el respectivo reclamo a la entidad responsable, para obtener el reintegro a través de la planilla de liquidación de aportes.
Aunque la EPS, ARL o el fondo de pensiones deben reintegrar al empleador el valor correspondiente, es necesario que se cumplan todos los requisitos definidos por estas entidades, para proceder con el cobro de la suma de dinero correspondiente.
Por lo anterior, el simple hecho de que el empleador haya cancelado al trabajador una suma de dinero no significa que el primero pueda reconocer automáticamente una cuenta por cobrar a un tercero, pues el reconocimiento de una cuenta por cobrar requiere que la entidad pueda probar que tiene un derecho real y cierto de recibir una suma determinada de dinero.
Este derecho no se materializa con la existencia de la enfermedad o lesión que generó la incapacidad, ni con el hecho de haberle pagado al trabajador, sino que se consolida cuando el empleador ha llevado a cabo todos los trámites requeridos por la entidad pagadora.
Es por eso que el reconocimiento de cuentas por cobrar por reclamaciones debe pasar por un examen, en aras de que el preparador de la información esté seguro de que se han cumplido todos los requisitos para que la reclamación sea efectiva.
Pasos para reconocer contablemente una incapacidad
El proceso para el reconocimiento contable de una incapacidad debería seguir esta secuencia:
- El pago al trabajador debería contabilizarse como gasto por incapacidad.
- El valor reconocido por la entidad pagadora debería reconocerse como un menor valor del gasto por incapacidad, con cargo a una cuenta por cobrar destinada a la entidad pagadora.
- Los requisitos para reconocer la cuenta por cobrar deberían ser la documentación y el soporte de la reclamación recibida y respondida de manera afirmativa por la entidad pagadora.
Se justifica este tratamiento puesto que si la entidad reconoce las cuentas por cobrar simplemente por el hecho de haberle pagado al trabajador, podría estar sobrevalorando el monto de esa cuenta. Además, si la entidad no lleva a cabo la reclamación o no aporta la documentación requerida, estos valores nunca serán recuperados.
Prueba de deterioro
La entidad debe realizar una prueba de deterioro relacionada con las partidas reconocidas como cuentas por cobrar por concepto de reclamaciones, la cual es importante por la naturaleza misma de la partida. Por tratarse de valores que se reclaman a terceros, la entidad debe ser estricta en la prueba de deterioro.
En algunas entidades se mantienen grandes valores en cuentas por cobrar a EPS, ARL y fondos de pensiones, con motivo de reclamaciones de incapacidades de años anteriores que todavía están en disputa. Estos valores deben deteriorarse y solo deberían ser objeto de reconocimiento cuando la entidad obtenga una respuesta favorable por parte de la entidad pagadora.