Reconocimiento de costos de renovación anual de licencias de software

Las erogaciones derivadas del pago anual de las licencias de software se reconocen por lo general en el gasto; sin embargo, este tratamiento no es taxativo y para determinarlo debe analizarse la periodicidad del pago y la materialidad de la operación.

Cuando se realiza la adquisición de un software, por lo general se pacta un pago anualizado de renovación de licencias; dichos pagos también pueden hacerse con otra periodicidad (cada 3, 4 o 5 años).

Cuando la renovación de la licencia se pacta con pagos anules, dichas cuotas no exceden un período contable y, por tanto, aunque la entidad podría activarlos como un intangible porque le representan un derecho, deben amortizarse en el mismo tiempo y en consecuencia el efecto se hace neutro.

Bajo este panorama, la recomendación del consultor Juan David Maya es llevar ese valor directamente al gasto, pues es el mejor tratamiento para todas las partidas que deban amortizarse en un año, de manera que se evita estar haciendo ajustes cada mes cuando el efecto al corte del período es el mismo; además se evita el proceso de auditoría al fin de período para determinar si la partida está o no bien amortizada.

Dado que esta es una partida anual, cada año se va a presentar la renovación y el gasto se volverá cíclico. En algunos casos se paga además por concepto de mantenimiento y actualización del software atendiendo a las modificaciones y optimizaciones que ofrece la casa que lo vende; los costos de dichas actualizaciones también se llevan directamente al gasto.

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