Requisitos formales para que los costos y los gastos sean deducibles

 1). Verificar las limitantes y prohibiciones de los costos y gastos establecidas por la ley. El Estado establece en la ley algunas limitantes y prohibiciones para la deducción de los costos y gastos, que es importante tener en cuenta al momento de solicitar la deducción de los mismos. Dentro de las limitantes y prohibiciones encontramos:

 Limitantes porcentuales: el Estatuto Tributario en su artículo 115 inciso 2,establece el porcentaje que podrá deducir el contribuyente del pago que realice por el pago del Gravamen a los Movimientos Financieros (4 x 1000). La ley señala que se podrá descontar el 50% de dicho gravamen, siempre que el mismo se encuentre efectivamente pagado. Igual sucede con el gasto por donación a la Fundación Gustavo Matamoros D’costa, en el cual se acepta un 25% adicional a lo pagado.

 Limitante por beneficiario del pago: el artículo 85 del estatuto tributario señala que no serán deducibles los pagos efectuados a vinculados económicos no contribuyentes del impuesto de renta. Se entiende por vinculado económico aquella persona con participación en dos empresas que realizan operaciones entre ellas o entre ellas y sus socios o viceversa.

 Limitante por actividad realizada: Los costos y gastos que se efectúan por actividades realizadas con paraísos fiscales, no serán aceptados como deducibles.

 Prohibiciones absolutas: El estatuto tributario establece dos situaciones en las cuales los costos no serán aceptados como deducibles:

•  Pago a proveedores ficticios: Cuando los pagos que se realicen en beneficio de proveedores ficticios, no serán aceptados como deducibles. La DIAN cataloga como proveedores ficticios a aquellos que facturen la venta de bienes o prestación de servicios simulados o inexistentes.
• Pago a proveedores insolventes: los proveedores insolventes son aquellos que no han pagado sus obligaciones tributarias pendientes con la Administración y además, trasladaron sus bienes a terceros con el fin de que la DIAN no pudiese efectuar el respectivo cobro. En este caso, los pagos efectuados a favor de ellos, no se aceptarán como deducibles.

 Para los dos casos, la DIAN informará en medios de amplia circulación los proveedores catalogados como ficticios o insolventes, por lo que es responsabilidad del contribuyente hacer la respectiva consulta. En caso de alguna duda con respecto al estado de algún posible proveedor, el contribuyente podrá solicitar la información del mismo ante la subdirección jurídica de la DIAN.

 2). Documentos soporte. Todos los pagos que sean solicitados como deducibles, deberán estar soportados con la respectiva factura o con un documento equivalente.

Para efecto tributarios, la factura deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Estar denominada expresamente como factura de venta.
• Apellidos y nombre a razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Llevar un número que corresponde a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
• Fecha de su expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.
• El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

 Cuando el pago se efectúa a una persona natural o jurídica no obligada a facturar, el proveedor deberá elaborar un documento equivalente que deberá cumplir con los siguientes requisitos:

•  Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono.
• Fecha de la transacción.
• Concepto.
• Valor de la operación.
• La discriminación del impuesto generado en la operación, para el caso del impuesto sobre las ventas descontable.

 Ahora bien, la ley señala las condiciones que debe cumplir el documento equivalente que se debe elaborar cuando un contribuyente perteneciente al régimen común compra a una persona natural que no es comerciante o perteneciente al régimen simplificado. En este caso, será el comprador, es decir, la persona perteneciente al régimen común, quien deberá elaborar el documento equivalente y el mismo deberá cumplir con los siguientes requisitos para que sea aceptado como soporte para la deducción de los costos y gastos:

•  Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
• Apellidos, nombre y NIT de la personas natural beneficiaria del pago o abono.
• Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
• Fecha de la operación.
• Concepto.
• Valor de la operación.
• Discriminación del impuesto asumido por el adquiriente en la operación.

 3).  Pago de retenciones en la fuente. En el caso de los pagos laborales que sean solicitados como costos y gastos deducibles, se deberá haber pagado la retención en la fuente generado por los mismos, con el fin de que sean aceptados como deducibles.

Cuando se trate de pagos realizados a personas jurídicas sin domicilio en Colombia o personas naturales extranjeras sin residencia en el país, se deberá practicar la retención en la fuente a que haya lugar y efectuar el pago de la misma, con el fin de que dicho pago (el efectuado al exterior) sea aceptado como deducible.

También puede consultar:

• Presupuestos esenciales para que los costos y los gastos sean deducibles
  
• Requisitos de fondo para que los costos y gastos sean deducibles

Normatividad utilizada:

Artículo 87-1, 88, 123, 177-2 y 617 del Estatuto Tributario

Artículo 3, Decreto 3050 de 1997

Artículo 3, Decreto 522 de 2003