Sanción por libros de Contabilidad – Maribell Medina Hoyos

Resulta preocupante cómo en algunas compañías los libros oficiales de contabilidad presentan atrasos superiores a cuatro meses, existiendo en algunas, la posibilidad de modificar los registros contables de meses anteriores, en otras, la información contable no es completa, de tal manera que no representa de manera íntegra la situación financiera de las compañías ni la realidad de sus transacciones y hechos económicos.

Todas estas situaciones, responsabilidad no sólo de los departamentos contables, sino también de las administraciones de cada entidad, se encuentran legalmente sancionadas y pueden ser objeto de revisión por parte de las autoridades de control o de fiscalización.

Al respecto, es necesario tener en cuenta lo siguiente:

a. El Artículo 654 del Estatuto Tributario, establece que habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos:

1) No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.
2) No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos.
3) No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.
4) Llevar doble contabilidad.
5) No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.
6) Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso.

b. El mismo Estatuto, en el Artículo 655, determina la sanción correspondiente a las irregularidades mencionadas, de la siguiente forma:

“Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder de 20.000 UVT” (valor año 2010: $491.100.000).

Lo relevante de la normatividad mencionada, es que el no tener actualizados los registros contables, no sólo haría a una Compañía acreedora de la sanción por libros de contabilidad, la cual puede resultar altamente costosa, sino que además, estaría expuesta a que sus costos y deducciones no soportados contablemente, le sean rechazados en caso de una revisión por parte de las Autoridades Tributarias. Esto, sin perjuicio de las sanciones que a nivel personal, puedan llegar a enfrentar los contadores y los administradores de las entidades donde se presenten este tipo de irregularidades.

Maribell Medina Hoyos

Senior de Impuestos