Seguimiento de políticas y procedimientos del control de calidad del encargo de auditoría – Parte I
En el sistema de control de calidad se deben diseñar políticas y procedimientos que permitan tener una seguridad razonable de los encargos que desarrolla un auditor o revisor fiscal. El último de los elementos de la NICC 1 establece que es necesario realizar un seguimiento a la eficiencia de este sistema.
En el sistema de control de calidad se deben diseñar políticas y procedimientos que permitan tener una seguridad razonable de los encargos que desarrolla un auditor o revisor fiscal. El último de los elementos de la NICC 1 establece que es necesario realizar un seguimiento a la eficiencia de este sistema.
La NICC 1 – Control de calidad en las firmas de auditoría que realizan auditorías y revisiones de estados financieros, así como otros encargos que proporcionan un grado de seguridad y servicios relacionados establece los elementos que conforman el sistema de control de calidad, que deben ser implementados por quienes ejecutan los trabajos contenidos en el artículo 1.2.1.7 del Decreto 2420 del 2015 y los párrafos 4 y 11 de la NICC 1. Entre estos elementos se encuentra el seguimiento de las políticas y los procedimientos de control de calidad del encargo de auditoría, el cual será abordado en este editorial.
Seguimiento del control de calidad del encargo de auditoría
El proceso de seguimiento del control de calidad del encargo de auditoría corresponde al último de los elementos del sistema de calidad de la firma de auditoría. De acuerdo con los apartados 48, A64 y A65 de la NICC 1, tiene el propósito de generar una seguridad razonable sobre las políticas y procedimientos implementados en el sistema de control de calidad de la firma de auditoría, con el fin de conocer si son suficientes para:
- El cumplimiento de todas las normas y disposiciones profesionales y legales vigentes en todos los encargos de auditoría.
- Que los informes a emitir sean adecuados en función de las circunstancias, es decir, que los juicios significativos y las conclusiones del informe se generen con suficiente evidencia, que se haya preservado la independencia de los miembros y el socio del encargo, y que en general no se hayan omitido procedimientos en la ejecución del trabajo.
Por consiguiente, es importante que el proceso de seguimiento del control de calidad no solo se limite a la detección de incumplimientos en la realización de los encargos, sino que más allá de esto permita generar oportunamente las medidas correctivas y mejoras correspondientes sobre los hallazgos encontrados, así como su oportuna comunicación a los responsables dentro de la firma, y el seguimiento de su implementación.
Por ejemplo, ante el incumplimiento de algún procedimiento por parte de los empleados, la firma debería tener políticas y rutas a seguir que le permitan impartir las medidas disciplinarias que considere pertinentes para corregir la situación. O ante la ineficacia de alguna política o procedimiento, tener la capacidad de cambiarla oportunamente.
De ahí que el seguimiento del control de calidad no sea un proceso aislado dentro de la firma, sino que deba realizarse conjuntamente con la dirección, además de involucrar a todos los empleados, socios y miembros de la organización, fomentando la creación de una cultura de la calidad que permita que exista una preocupación por observar los procedimientos y políticas; pero, además, que las mejoras propuestas por el equipo de seguimiento sean atendidas y escuchadas por todo el personal.
Por lo anterior, la NICC 1 recomienda que la firma de auditoría delegue la responsabilidad del proceso de seguimiento a uno o varios socios que tengan la experiencia, la autoridad y la independencia para ejecutar el seguimiento. Es decir, la NICC 1 considera conveniente que los socios o miembros no participen ni en los encargos objeto del seguimiento ni en las revisiones del control de calidad de estos; de esta forma puede generarse una mayor seguridad de que su evaluación será objetiva.
¿Cómo se incorpora el seguimiento del control de calidad del encargo de auditoría dentro del sistema de control de calidad?
La NICC 1 requiere que el proceso de seguimiento del control de calidad del encargo de auditoría se ejecute de manera posterior y cíclica a todo el sistema de calidad y sugiere realizar la inspección de al menos un encargo terminado por cada socio de la firma (párrafo 48 de la NICC 1); sin embargo, es necesario resaltar que el seguimiento de la calidad no inicia es ese momento, sino que previamente existen otras etapas en que se ha evaluado de forma más específica su cumplimiento.
El seguimiento del control de calidad inicia con el supuesto de que los socios y los empleados ejecutan su trabajo cumpliendo las normas y procedimientos de calidad, éticos y profesionales de la firma. Adicionalmente, sobre los encargos que se considere necesario, otro de los elementos de la NICC 1, requiere que se efectúe una revisión del control de calidad del encargo –RCCE– sobre aquellos que por su naturaleza y complejidad lo precisen. En consecuencia, se justifica que en el seguimiento del control de calidad la firma tenga la capacidad de definir la dimensión que le dará a este proceso.
El diseño e implementación del sistema de seguimiento debe realizarse atendiendo los párrafos 48, A66 y A68 de la NICC 1, los cuales señalan que la dimensión del proceso de seguimiento del control de calidad de una firma de auditoría debe definirse considerando la naturaleza de esta, es decir, considerando:
- El tamaño de la firma.
- La cantidad de recursos de los que disponga.
- La autoridad y experiencia que tenga su personal para desarrollar el seguimiento.
- La complejidad de los encargos que realiza.
Cuando la firma tiene entendimiento sobre estos elementos, entonces puede diseñar las políticas y procedimientos que le permitan:
- Elaborar el programa de seguimiento (el cual se enfoca en el cumplimiento de los procesos de auditoría).
- Elaborar procedimientos de inspección (sobre la realización de los encargos).
- Generar el informe de los resultados de seguimiento.
- Realizar una adecuada evaluación, comunicación y corrección de deficiencias incluidas en el informe de los resultados del seguimiento.
- Establecer un adecuado procedimiento de quejas y denuncias.
Se recomienda que la firma elabore documentos y manuales estándar que le permitan realizar el seguimiento del cumplimiento de las políticas y procedimientos, y que le servirán de soporte al sistema de seguimiento para la evaluación del trabajo realizado.