Soportes de una relación laboral deben conservarse en la organización, aunque esta ya no exista

Frente a las solicitudes que realizan los diferentes entes judiciales o administrativos a los empleadores sobre información de trabajadores que laboraron en la entidad hace años, surge el siguiente interrogante: ¿Por cuánto tiempo deben mantener archivada la documentación del extrabajador?

El Código Sustantivo de Trabajo, en adelante CST,  no establece un tiempo determinado por el cual los empleadores deban mantener en sus archivos información respecto a los pagos de salarios, prestaciones o seguridad social de sus extrabajadores.

Sin embargo, el artículo 264 del CST señala que las empresas obligadas al pago de jubilación deberán conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados.

Ahora bien, dentro de las obligaciones especiales del empleador al término del contrato, se encuentra expedir al trabajador certificación en la que conste el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado; del mismo modo, y según el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo en su numeral 7, el empleador deberá entender que sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación laboral hasta el día que solicite dicha certificación, estará en la obligación de expedirla.

“Artículo 57, Numeral 7: Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración de contrato, una certificación en que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado; e igualmente, si el trabajador lo solicita, hacerle practicar examen sanitario y darle certificación sobre el particular, si al ingreso o durante la permanencia en el trabajo hubiere sido sometido a examen médico. Se considera que el trabajador, por su culpa, elude, dificulta o dilata el examen, cuando transcurrido cinco (5) días a partir de su retiro no se presenta donde el médico respectivo para la práctica del examen, a pesar de haber recibido la orden correspondiente.”

¿Una vez terminada la relación laboral puede prescindirse de la documentación?

Para responder el anterior interrogante es necesario referirse al artículo 488 del CST, el cual indica que por regla general los derechos en materia laboral prescriben a los 3 años, contados a partir del día en que la obligación se hizo exigible. Sobre el particular, el artículo 489 del CST indica que el período de prescripción puede interrumpirse (por una sola vez), mediante el simple reclamo escrito del trabajador. De acuerdo con lo anterior, en casos extremos el ex trabajador podría presentar una demanda hasta antes de 5 años, 11 meses y 29 días después de retirarse de la empresa.

Lo expuesto, deja entrever que la conservación de los archivos de un trabajador es obligatoria (al menos por el tiempo de prescripción de los derechos laborales), toda vez que, ante un litigio judicial, puede requerirse documentación comprobatoria. Para ilustrar mejor esta situación detengámonos en el siguiente ejemplo:

Después de varios años de haberse retirado de la empresa, el trabajador xxxx inicia un proceso de reclamación de su pensión ante el respectivo fondo de pensiones. Sin embargo, al revisar los archivos, el fondo da cuenta de que en los últimos 10 o 15 años no aparecen muchas semanas cotizadas, y que incluso, aparecen muchas semanas aportadas que fueron mal liquidadas.

Al respecto de una situación como la anterior, el Fondo de Pensiones interpretará dichas omisiones como pagos no aportados, y, siguiendo con el ejemplo ya mencionado, debido a esto no se completaría el número mínimo de semanas cotizadas o aportes necesarios para acceder a una pensión de vejez. Por ello, el trabajador seguramente demandará al fondo de pensiones, quienes podrían llamar en garantía al exempleador para que responda por las semanas que aparentemente nunca cotizó y que no le han permitido al trabajador alcanzar la pensión de vejez o la pensión de sobreviviente (a su familia).

Tenga en cuenta que, sin necesidad de que medie demanda judicial alguna, los fondos de pensiones deben (por mandato del artículo 24 de la Ley 100 de 1993) iniciar todas las acciones de cobro por los aportes pensionales dejados de percibir del empleador a nombre del trabajador.

Además, los derechos pensionales son imprescriptibles, dado que la pensión es un derecho proveniente del derecho a la seguridad social, el cual consiste en recibir el goce efectivo de una mesada calculada de acuerdo con los factores dispuestos por la ley para la situación de cada persona. En razón de lo anterior, la pensión no está sujeta a un tiempo en el cual ya no se pueda reclamar y, como tal, los aportes mensuales dejados de consignar por un empleador pueden ser perseguidos en cualquier momento.

¿Alguna normatividad regula el tiempo en que debe conservarse la papelería relacionada con los extrabajadores?

Como se mencionó, el CST no obliga al empleador a guardar documentos relacionados con el vínculo laboral de sus extrabajadores, sin embargo, se puede aplicar por analogía las disposiciones del artículo 28 de la Ley 962 de 2005, conocida como la Ley anti trámites, que requiere la conservación de libros y papeles de comercio por un periodo de 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Asimismo, el artículo 60 del Código de Comercio estipula lo siguiente:

“Art. 60 Conservación de los Libros y Papeles Contables – Reproducción Exacta. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.”

En conclusión, aunque la norma no establece para el empleador la obligación de conservar por un tiempo determinado información relacionada con el pago de salarios, prestaciones sociales y seguridad social de sus extrabajadores, es necesaria la aplicación, por analogía, de las indicaciones del artículo 28 de la Ley 965 de 2005 y del artículo 60 del Código de Comercio.

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