Tipos de documentos a expedir en ventas de mercancías

Por medio del Concepto 22768 de agosto 24 del 2016, la DIAN aclara tres puntos que deben ser tenidos en cuenta a la hora de expedir factura o documento equivalente a la factura por medio de máquinas dispensadoras.

Mediante cuatro conceptos (021723 de julio 24 del 2015, 036311 de diciembre 23 del 2015, 12572 de mayo 20 del 2016 y 22768 de agosto 24 del 2016) la DIAN aclara si se está en la obligación o no de expedir “factura de venta” o “documento equivalente a la factura” por parte de los propietarios de máquinas dispensadoras, con las cuales se venden mercancías. En caso de estar obligado a facturar, las doctrinas aclaran qué tipo de documento es el que se debe expedir.

Por medio del Concepto 21723 de julio del 2015, la DIAN señaló que según el artículo 615 del ET todos los comerciantes están obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, y que solamente en los casos contemplados en el artículo 616-2 del ET y el artículo 2 del Decreto 1001 de 1997 se hicieron exoneraciones a la obligación de expedir factura o documento equivalente. En consecuencia, si el dueño de las mercancías vendidas a través de las máquinas dispensadoras no está exonerado de facturar, tendría que cumplir con dicha obligación sin importar el tipo de mercancía que venda ni el monto final por el cual sea vendida.

Luego, a través del Concepto 036311 de diciembre del 2015, la DIAN dictaminó que si las máquinas expendedoras cuentan con algún mecanismo que les permita imprimir y entregar comprobante de pago, este debe reunir las características señaladas en el  artículo 6 del Decreto 1165 de 1996 y así se cumpliría con la obligación de expedir un documento equivalente.

Ahora, si la máquina no cuenta con dispositivos que le permitan imprimir y entregar el documento comprobante de la compra, el dueño de las mercancías tendría que soportar sus ventas elaborando el documento estipulado en el artículo 1 del Decreto 1514 de 1998, el cual se utiliza para soportar las ventas masivas y ambulantes de mercancías.

La DIAN, posteriormente, en el Concepto 12572 de mayo 20 del 2016 indicó que aunque algunas máquinas dispensadoras no incorporan en su equipo original un sistema que les permita imprimir y entregar la factura de venta, el dueño de la máquina podría intentar adquirir ese sistema por separado y en tal caso asegurarse de que la factura se expida con los “requisitos del artículo 615 del ET”.

Aclaraciones a la hora de expedir factura o documento equivalente

Por otra parte, la frase “cuando se opte por expedir factura”, incluida en el Concepto citado con anterioridad, hizo creer a algunos contribuyentes que expedir factura o documento equivalente en las ventas realizadas con las máquinas dispensadoras sería “opcional” y no obligatorio. Para disipar la duda la DIAN expidió el Concepto 22768 de agosto 24 del 2016, donde deja claro lo siguiente:

1. Según el artículo 615 del ET y si no hay norma expresa que los exonere de la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente, los dueños de las máquinas dispensadoras deben expedir “factura de venta” o un “documento equivalente a la factura de venta”.
2. Si la máquina dispensadora está dotada con algún mecanismo para expedir factura de venta o documento equivalente, estos se deberán expedir con todos los requisitos de la ley.
3. Si no está dotada con el mecanismo, el obligado a facturar que venda los bienes a través de dichas máquinas debe elaborar el documento equivalente especial nombrado en el artículo 1 del Decreto 1514 de 1998, el cual solo es válido para los casos de ventas de bienes en forma masiva y ambulante.

Si quiere profundizar más en este tema, lea nuestro análisis Facturación de mercancías vendidas a través de máquinas dispensadoras.