Asamblea Anual de la Propiedad Horizontal, se acerca la fecha límite para convocar – Félix David Romero Duarte

Durante los tres primeros meses del año los conjuntos residenciales, condominios, urbanizaciones y centros comerciales están realizando sus asambleas anuales de copropietarios; sin embargo, a pesar de ser una conducta habitual, aún se presentan errores durante estas.

Aunque la Ley 675 del 2001 lleva en vigencia más de 12 años, a la fecha se siguen cometiendo muchos errores en la realización de las asambleas, errores que van desde su convocatoria y desarrollo, hasta la culminación y cierre de las mismas.

Por ello, a través de este artículo mencionaré algunos de los errores más frecuentes que se cometen en la realización de asambleas en propiedad horizontal, para que en lo posible no se sigan cometiendo. Cabe señalar que estos errores en algunos casos no son producto del desconocimiento de la ley, sino por la interpretación que se le da a la misma; a continuación menciono algunos:

Errores habituales en las reuniones de segunda convocatoria

El artículo 41 de la Ley 675 del 2001 establece: “Si convocada la asamblea general de propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.), sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados. En todo caso, en la convocatoria prevista en el artículo anterior deberá dejarse constancia de lo establecido en el presente artículo…”.

En relación a lo anterior, es necesario señalar que en muchas ocasiones no hay quórum en la primera convocatoria y es ahí donde nacen algunos errores, a saber:

1. No incluyen en la citación de la asamblea de primera convocatoria lo indicado en el artículo 41; la justificación dada por algunos administradores y/o consejeros cuando se les consulta por qué no lo hacen, es “que si lo incluyen están incitando a que no vengan a la asamblea de primera convocatoria”. Lo anterior es un error muy frecuente, razón por la cual se les recomienda incluir el contenido del artículo 41 en la citación a la asamblea de primera convocatoria.
2. En algunos reglamentos de propiedades horizontales se establece fecha y hora en la cual se realizan las asambleas de segunda convocatoria, diferente de la fecha y hora establecida en la Ley 675 del 2001, pero en el 98% de los reglamentos está igual a lo establecido en dicha ley y es aquí donde se incurre en los siguientes errores:

a. Los propietarios ante su afán, aun cuando no exista quórum, para evitar acudir a la segunda convocatoria, declaran que se debe realizar la asamblea después de esperar una hora con el quórum existente; esto no es cierto si no se encuentra reconocido en los estatutos.
b. Los propietarios, a pesar de que el reglamento está igual a lo establecido en el artículo 41 de la Ley 675 del 2001, en referencia a las asambleas de segunda convocatoria, solicitan que citen para realizarla dentro de ocho (8) o quince (15) días y así lo hacen, cuando no está en concordancia con lo establecido en la ley o los estatutos.
c. No levantan acta en la cual dejen constancia de que efectuado el llamado a lista y verificación del quórum, este no era superior al 50% y por lo tanto se realizará en la fecha señalada en los estatutos o dentro de los tres días siguientes a la primera convocatoria pasadas las 8:00 pm.

Errores relacionados con las reuniones anuales

El artículo 39 de la Ley 675 del 2001 establece que: “La Asamblea General se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal (…)”. En la mayoría de estatutos de las propiedades horizontales en referencia a la fecha y lugar de convocatoria manifiestan lo mismo que dice la ley, es decir, no estipulan fecha y lugar y es ahí donde empiezan los errores que hay que identificar para evitarlos y actuar en consonancia con la ley.

1. Algunas copropiedades fuera de Bogotá citan a las asambleas en esta ciudad, lo cual es citar por fuera del domicilio de la copropiedad, tema que está muy claro en el artículo 33 de la Ley 675 del 2001, y por ello es muy importante recordarles que las asambleas se deben realizar en el domicilio de la copropiedad, pues de lo contrario se está procediendo por fuera de la ley.
2. En algunas copropiedades su período presupuestal coincide con el período contable, pero hay otras en que el primero es diferente del segundo; por ejemplo, el caso de un conjunto residencial en el cual el presupuesto fue aprobado del 1 de abril del 2015 al 31 de marzo del 2016. Es aquí donde se configura otro error, por cuanto se piensa que la asamblea necesariamente debe hacerse en los meses de enero a marzo; si bien es cierto que para el 98% de las copropiedades su período presupuestal coincide con el período contable, donde esto no se presente la asamblea debe realizarse en los meses de abril a junio y no de enero a marzo, por cuanto su período presupuestal es de abril a marzo. Es por ello que hay que tener claridad en la fecha de corte del período presupuestal, por cuanto la ley estipula que la asamblea se realizará en la fecha señalada en el reglamento de la propiedad horizontal, y en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.
3. De igual forma las propiedades horizontales ubicadas fuera de Bogotá, pero de las cuales la gran mayoría de sus propietarios viven en esta ciudad, quieren que la administración cite por obligación en el puente del mes de marzo de cada año, sin tener en cuenta que la citación a la asamblea ordinaria es autonomía del administrador de acuerdo con lo establecido en el artículo 39 de la Ley 675 del 2001. No obstante, si el reglamento de la copropiedad estipula fecha y lugar, el administrador deberá dar cumplimiento a lo allí establecido, pero cuando este coincide con la Ley 675 del 2001, no necesariamente debe ser en una fecha establecida en el reglamento; lo anterior quiere decir que la administración puede evaluar las recomendaciones que la asamblea a bien tenga realizar en cuanto a la fecha de la asamblea general ordinaria, pero es potestad del administrador indicar la fecha, lo cual se debe hacer dentro de los tres meses siguientes al corte del período presupuestal. Por lo tanto, no hay que someter a aprobación del máximo órgano de la copropiedad (asamblea general de copropietarios), lo que está establecido por estatutos o por ley, por cuanto si lo desean hacer tendrían que realizar una modificación a los estatutos, la cual deberá hacerse con el quórum establecido en el artículo 46 de la Ley 675 del 2001.

En resumen

Son muchos los errores que se comenten en el diario vivir de la propiedad horizontal por la interpretación de la ley o por su desconocimiento; estos errores, los cuales he evidenciado durante mi desempeño profesional, los estaré dando a conocer mediante diferentes artículos. Esto con el fin que día a día comprendamos mejor la Ley 675 del 2001 y así podamos efectuar un mejor trabajo, asesoría y acompañamiento a este tipo de empresas denominadas propiedad horizontal, y  a la vez contribuyamos a evitar nulidades e impugnación de las decisiones tomadas en las asambleas, evitando que la toma de decisiones se realice por fuera del marco legal. Por último, y con el ánimo de ver la importancia del cumplimiento de la ley, me permito recordarles una expresión latina originaria del derecho romano: “Dura lex sed lex”,  la cual traduce, “dura es la ley, pero es la ley”.

CP. Félix David Romero Duarte

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