Asamblea general de socios o accionistas, directrices para su convocatoria


Asamblea general de socios o accionistas, directrices para su convocatoria

La asamblea general de socios o accionistas debe celebrarse como mínimo una vez al año y su convocatoria no podrá hacerse con una antelación inferior a 15 días hábiles a la fecha que se fije para dicha reunión. Para llevarla a cabo no existe una única forma taxativa, estas son algunas formas.

La celebración de la asamblea general de socios o accionistas es la reunión del máximo órgano social para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

Es obligatorio que se realice como mínimo una vez al año: la fecha para ello se establece en los estatutos de cada sociedad, a su turno, los administradores tienen los tres primeros meses del año para realizar la convocatoria, iniciativa que no podrá hacerse con una antelación inferior a 15 días hábiles a la fecha fijada para la reunión.

Ahora bien, si en los estatutos sociales no existe referencia sobre la fecha para la asamblea, esta debe hacerse máximo en el mes de marzo, porque el artículo 422 del Código de Comercio establece que “(…) en silencio de éstos –es decir, de los estatutos– debe hacerse dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio”.

¿Cómo se cuentan los días de antelación?

El conteo de los días de antelación de la convocatoria se inicia el día siguiente a la fecha en que esta se efectúe y va hasta la medianoche del día anterior a la reunión; así las cosas, para establecer la antelación no se incluye en el conteo ni el día de la convocatoria, ni el de la sesión. Si la reunión es extraordinaria, la convocatoria a la reunión deberá hacerse con una antelación mínima de 5 días calendario.

Reuniones ordinarias

“Si no se convoca la asamblea en el plazo al que nos referimos líneas atrás,  los socios se deben reunir el primer día hábil del mes de abril, que para el año 2018 será el lunes 2 a las 10 a.m.”

Si la sociedad tiene establecidos estatutariamente varios ejercicios contables en un mismo año calendario deberá hacer una asamblea ordinaria por cada uno de dichos cortes. Las reuniones ordinarias se caracterizan por su obligatoriedad y por los temas específicos que en ellas se tratan, los cuales se señalan en el primer aparte de este editorial, e igualmente se caracterizan por la época en que las mismas se realizan y por la antelación con la cual deben ser convocados los accionistas.

¿Qué pasa si no se reúnen en el plazo ordinario?

Si no se convoca la asamblea en el plazo al que nos referimos líneas atrás,  los socios se deben reunir el primer día hábil del mes de abril, que para el año 2018 será el lunes 2 a las 10 a.m., reunión que tendrá lugar en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

Reuniones extraordinarias

Esta clase de sesiones están sujetas a la existencia de necesidades urgentes o imprevistas de la sociedad que deban ser objeto de deliberación y de adopción de determinaciones por parte del máximo órgano social; su convocatoria debe especificar los asuntos sobre los que se va a deliberar y decidir, no obstante, en la reunión podrán abordarse temas no indicados en la convocatoria, cuando lo propongan los directores o algún socio.

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Reuniones universales

Este tipo de reuniones es especial debido a que las sesiones funcionan sin previa convocatoria para reunir al máximo órgano social, es decir, el 100 % de  las acciones suscritas en circulación en las cuales se encuentre dividido el capital social, independientemente del lugar y de la fecha en que se produzca la reunión.

Por regla general las reuniones de la asamblea de accionistas se realizan en el domicilio social, así lo prescribe artículo 186 del Código de Comercio y los estatutos sociales en cuanto a convocatoria o quorum, sin embargo, el código también contempla en su artículo 182 la posibilidad de que pueda declararse legalmente instalada la asamblea y esta pueda deliberar y decidir válidamente, en cualquier fecha y lugar, siempre y cuando se encuentren presentes todos los asociados, es claro que se requiere que exista voluntad de constituirse en asamblea general de accionistas, puesto que de otra manera se trataría de una reunión informal.

Reuniones no presenciales

Las reuniones no presenciales permiten a los asociados o miembros de la junta directiva deliberar y decidir sin necesidad de estar físicamente en el lugar de la reunión, para lo cual pueden utilizar cualquier medio técnico idóneo para el efecto. La regulación de las reuniones no presenciales está prevista en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995. Para que las reuniones no presenciales orales sean válidas, es necesario el cumplimiento de los siguientes requisitos:

  1. Que todos los socios o miembros que componen el respectivo órgano puedan deliberar  y decidir. Tales reuniones se encuentran exoneradas de los requisitos de convocatoria y celebración dentro del domicilio social,  precisamente porque se parte de la base que en ella participarán todos los asociados.
  2. Que la comunicación que se establezca entre ellos sea simultánea o sucesiva.
  3. Que el medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación a distancia permita probar las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos tales como grabaciones o filmaciones.

Si bien en las reuniones no presenciales deben existir mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, tal situación no exonera a la sociedad de elaborar, aprobar y firmar las actas correspondientes, así como de efectuar la trascripción en el libro de actas respectivo.

Si alguno de los socios o miembros no participa en la comunicación simultánea o sucesiva, las decisiones adoptadas serán ineficaces, de conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 21 de la Ley 222 de 1995. No obstante, aunque se exige que todos los socios o miembros participen en la comunicación simultánea o sucesiva, las decisiones podrán tomarse con la mayoría decisoria exigida por los estatutos o la ley.

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