Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Febrero, marzo y el mismo 1 de abril del 2016 son la época donde se llevan a cabo las reuniones obligatorias del máximo órgano social en las sociedades mercantiles. De su buena convocatoria depende no solo el éxito de las mismas, sino la legalidad de las decisiones que se tomen.
Las sociedades mercantiles se encuentran obligadas a realizar en el año como mínimo una reunión del máximo órgano social, denominada como asamblea de accionistas o junta de socios.
La reunión del máximo órgano tiene diversas finalidades, entre las que se puede resaltar la aprobación de los estados financieras del período contable inmediatamente anterior, con corte al 31 de diciembre; entre las demás se pueden señalar:
Las asambleas generales ordinarias se deben realizar por lo menos una vez al año, y se deben efectuar durante los tres primeros meses calendario.
De acuerdo con lo señalado en la normatividad, la convocatoria se debe realizar mínimo 15 días hábiles antes de la fecha de la asamblea. Lo anterior significa que la fecha límite para efectuar dicha asamblea en el 2016 es el 31 de marzo, y se debe efectuar la convocatoria antes del 7 de marzo del 2016.
Para determinar los medios o la forma en la que se debe realizar la convocatoria en una sociedad comercial, es necesario recurrir a las disposiciones estatuarias en las que se encuentran explícitamente dispuestos los medios que serán reconocidos legalmente; entre estos se pueden considerar:
Por regla general, en cualquier sociedad se podría establecer por estatutos la forma en que se debe hacer la convocatoria (correspondencia, correo electrónico, fax, etc.); lo importante es que se garantice a todos los asociados la debida notificación.
No obstante, para los casos en que no se encuentre determinado por estatutos, la sociedad se debe sujetar a las disposiciones del artículo 424 del Código de Comercio; es decir, se debe realizar la convocatoria por medio de un aviso en un diario que tenga amplia circulación en el domicilio principal de la empresa.
Todo lo anterior a fin de garantizar el derecho a la debida convocatoria y notificación al asociado y que quede prueba de ello en la sociedad.
Para estos casos se presentará la figura denominada reunión por derecho propio; en concordancia con lo dispuesto en el artículo 422 del Código de Comercio, se define como fecha el primer día hábil de abril a las 10 am, en las oficinas principales de la sociedad. Para el 2016 la reunión por derecho propio se efectuará el viernes 1 de abril.
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