Auditoría Interna: Documentación y evidencias de su trabajo

El auditor interno debe presentar documentos donde se registren las actividades realizadas, la evidencia de sus hallazgos y las conclusiones a las cuales ha llegado. Quienes reciben el informe deben tener claros los procedimientos aplicados, el momento en que se realizó la auditoría y los diversos juicios realizados.

Tres pasos son importantes en el desarrollo de una auditoría interna:

1. El auditor debe documentar los procedimientos que aplicó.
2. La evidencia obtenida.
3. Conclusiones a las cuales llegó.

La documentación es el registro de todas las actividades realizadas, los procedimientos para la obtención de la evidencia, la evidencia obtenida y las conclusiones propias del ejercicio.

Para quienes están al margen de la auditoría

El auditor debe preparar documentos que le permitan, a quien no haya tenido un contacto directo o previo con la auditoría, comprender tres aspectos:

1. La naturaleza de la auditoría, el momento en que se realizó y la extensión de los procedimientos aplicados.
2. Los resultados de los procedimientos de auditoría aplicados y la evidencia de auditoría obtenida.
3. Las cuestiones de relevancia que surgieron durante la realización de la auditoría, las conclusiones alcanzadas sobre ellas, y los juicios profesionales significativos aplicados para alcanzar dichas conclusiones.

Los documentos de la auditoría pueden elaborarse y mantenerse en medios físicos, electrónicos u otros.

Aspectos de la auditoría que se deben documentar

• Los programas de auditoría.
• Los listados de comprobaciones.
• Los resúmenes como resultados de cuestiones significativas.
• Las cartas de confirmación y de manifestaciones por parte de terceros.
• Las comunicaciones escritas.

No es necesario que se incluyan borradores, notas que reflejen ideas preliminares o incompletas, o documentos que hayan sido corregidos por errores tipográficos o de otro tipo.

Por otra parte, las explicaciones verbales dadas por el auditor, no son un soporte apropiado del trabajo realizado; sin embargo, son útiles para aclarar información contenida en la documentación de la auditoría.

Evidencia luego de entregado el informe

En algunas ocasiones se presentan situaciones en las que, al aplicar procedimientos adicionales, el auditor encuentra evidencia que le permite llegar a nuevas o diferentes conclusiones, luego de la fecha en la cual se entregó el informe. Lo anterior puede suceder, porque en algunas circunstancias el auditor conoce hechos y situaciones luego de haber emitido el informe de auditoría, y que de haberlos conocido antes, hubiesen dado lugar a correcciones en los estados financieros o a una opinión diferente de la expresada en su informe.

En estos casos, el auditor, asumiendo la responsabilidad de dichos cambios, debe documentar:

1. Las circunstancias observadas.
2. Los procedimientos de auditoría adicionales aplicados, la evidencia obtenida a partir de estos, y las conclusiones alcanzadas, así como también los efectos de dichas conclusiones en el informe de auditoría.
3. La fecha y las personas que realizaron y revisaron los cambios en la documentación de auditoría.

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