Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

[Autorización] Para que un tercero solicite en la DIAN los mecanismos de firma digital

Actualizado: 29 febrero, 2012 (hace 12 años)

En esta herramienta se ilustra la forma de hacer este tipo de autorizaciones, las cuales desde la vigencia del Decreto-Ley Antitrámites 019 de enero de 2010, no requieren firmas autenticadas. La firma digital se debe obtener y activar, por lo menos, con tres días hábiles antes de empezar a utilizarse.

Si una persona natural está obligada a contar con mecanismo de firma digital emitido por la DIAN, ya sea para firmar sus propias declaraciones tributarias y reportes de exógena, o para firmar las declaraciones y reportes de una persona jurídica para la cual presta sus servicios en calidad de Representante Legal, o Contador, o Revisor Fiscal, en ese caso no es obligatorio que acuda en forma personal hasta las sedes de la DIAN a obtenerlo.

Si no puede obtenerlo personalmente, puede enviar a un tercero autorizado (ver por ejemplo el artículo 20, parágrafos 1 y 2, en la Resolución 11429 de octubre 31 de 2011, ó el artículo 4 literal c) de la Resolucion 12761 de diciembre 9 de 2011)

Ese tercero autorizado se presentaría en la DIAN con una simple autorización como la que se ilustra más abajo y sin que sea necesario incluir firmas autenticadas ni de la persona que lo envió ni de la persona autorizada (ver artículos 25 y 36 del Decreto-Ley antitrámites 019 de enero 10 de 2012).

Téngase presente que si el trámite de obtener los mecanismos de firma digital se hacen para alquien que firmará como Representante Legal, o Contador, o Revisor Fiscal, en ese caso esos datos de esas personas deben haber quedado, primero, reportados en el RUT de la persona jurídica para la cual firman, y ellos mismos ya deben también contar con su propio RUT en el cual les figure en la primera página la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones de Terceros”.

Por lo tanto, si se requieren hacer actualizaciones del RUT o inscripciones por primera vez en el mismo, en ese caso se deben hacer tales trámites cumpliendo con los requisitos establecidos en los artículos 9 y siguientes del Decreto 2788 de 2004, luego de haber sido modificados con los Decretos 2645 de julio de 2011 y 2820 de agosto de 2011 (llevando original y fotocopia del recibo de servicios públicos o de impuesto predial que corresponda a esa dirección que tendrán reportada en el RUT.

El trámite de la obtención del mecanismo de firma digital es gratuito y consiste en que la persona que finalmente se presentará en la DIAN firmará el formulario 100036 en el cual estarán los datos de la persona a la cual se le emitirá la firma digital, y en ese formulario 100036 estará indicada una cuenta de correo electrónico (que sería la misma que figura en el RUT) a la cual finalmente se enviará un archivo especial de extensión “epf”. La persona que reciba el correo tendrá que entrar luego a los servicios informáticos electrónicos del portal de la DIAN y con los números que le figuran debajo del código de barras de su RUT, crear una “cuenta de usuario”.

Luego de crear esa cuenta de usuario en la cual se autoasigna una contraseña normal, podrá entrar otra vez a los servicios informáticos e iniciar sesión. Para ello, primero tiene que verificar que el computador desde donde esté conectado sí cumple con los requisitos tecnológicos mínimos. Luego de iniciar sesión tendrá que activar el archivo de mecanismo de firma digital que le hayan echo llegar a su correo electrónico. En esa activación la persona podrá autoasignarse otra contraseña especial que será la que siempre se use en combinación con el archivo de extensión “epf”, que antes mencionamos, y con lo cual se podrán hacer las firmas virtuales de declaraciones o de reportes a la DIAN.

El trámite de solicitud del mecanismo de firma digital y de su activación se debe hacer con, por lo menos, tres días hábiles de anticipación al momento en que empezarían a utilizarlo para firmar virtualmente (ver Artículo 3 Decreto 1791 de 2007). Una vez sea descargado y activado el mecanismo, tendrá validez por tres años y mientras la persona esté viva o siga teniendo obligaciones de firmar digitalmente sus propias declaraciones o los de alguna entidad (ver Resolución 12717 de diciembre de 2005). Cada tres años entonces habrá necesidad de estarlo renovando lo cual es algo que se puede hacer directamente en el mismo portal de la DIAN.

Para más información, véanse las cartillas instructivas de la DIAN para “Mecanismo digital” y “Servicios informáticos electrónicos”