Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Cualquier empresa que tenga bases de datos personales o quiere recolectarlos, deberá contar con la autorización del titular de la información. Dicha persona, una vez reciba la notificación, debe manifestar por escrito o de forma oral si está de acuerdo en que sigan usando o no sus datos personales.
Durante un buen tiempo a su correo electrónico le tuvieron que haber llegado una serie de mensajes donde le informaban que tienen sus datos personales en las bases de datos, y le solicitaban su autorización para continuar con su uso. También daban la opción de ser eliminado.
Lo anterior se debía a que todas las entidades que tengan bases de datos personales deben informarle a las personas que hacen parte de estas, que sus datos personales están en dichas bases de datos. Lo anterior no es un indicativo de que usted deba responder el correo con información confidencial, personal o financiera.
Conforme a la Ley 1581 del 2012, reglamentada con el Decreto 1377 del 2013, quien tenga bases de datos personales o quiera recolectarlos, deberá contar con la autorización del titular de dicha información.
Debido a que son muchas las empresas que ya tienen bases de datos, el decreto reglamentario antes mencionado establece que en el término de 30 días, que empezaron en la fecha en que fue expedido, tenían la obligación de consultar con el titular de la información si autoriza su uso o por el contrario solicita su eliminación.
Si el titular de la información una vez sea notificado no manifiesta por escrito u oralmente su deseo de salir de la base de datos, se considerará que el responsable podrá seguir utilizando los datos para las finalidades indicadas en la política de tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos. Lo anterior sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato, con la simple presentación de un reclamo.
Los responsables deberán conservar la prueba de la autorización otorgada por los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
Según el tipo de base de datos y el responsable o encargado de tenerla, la solicitud de supresión y revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en esta.
Por ejemplo, cuando corresponda a una condena penal, fiscal o disciplinaria, mientras esté vigente dicha condena, o por motivos estadísticos o históricos, o cuando se autoriza a un acreedor a reportar en centrales de riesgo mientras se encuentra en mora. Por supuesto que cumpliendo previamente el protocolo establecido para el reporte de información negativa que contempla la Ley de Habeas Data, como es informar con anticipación al presunto moroso, antes de reportar negativamente.
Si alguna empresa recolecta sus datos personales sin su consentimiento o hace un mal uso de estos, o se niega a realizar las correcciones, se pueden interponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
No se pueden utilizar medios fraudulentos para recolectar los datos personales, como por ejemplo que le digan “anótese en esta planilla para la rifa de…”, pero en realidad es para hacer una base de datos personales.
El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solamente podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
