Bases de datos: empresas deben notificar a titulares que hacen parte de estas

  • Comparte este artículo:
  • Publicado: 1 agosto, 2016

Bases de datos: empresas deben notificar a titulares que hacen parte de estas

Cualquier empresa que tenga bases de datos personales o quiere recolectarlos, deberá contar con la autorización del titular de la información. Dicha persona, una vez reciba la notificación, debe manifestar por escrito o de forma oral si está de acuerdo en que sigan usando o no sus datos personales.

Durante un buen tiempo a su correo electrónico le tuvieron que haber llegado una serie de mensajes donde le informaban que tienen sus datos personales en las bases de datos, y le solicitaban su autorización para continuar con su uso. También daban la opción de ser eliminado.

Lo anterior se debía a que todas las entidades que tengan bases de datos personales deben informarle a las personas que hacen parte de estas, que sus datos personales están en dichas bases de datos. Lo anterior no es un indicativo de que usted deba responder el correo con información confidencial, personal o financiera.

Conforme a la Ley 1581 del 2012, reglamentada con el Decreto 1377 del 2013quien tenga bases de datos personales o quiera recolectarlos, deberá contar con la autorización del titular de dicha información.

“tenían la obligación de consultar con el titular de la información si autoriza su uso o por el contrario solicita su eliminación”

Debido a que son muchas las empresas que ya tienen bases de datos, el decreto reglamentario antes mencionado establece que en el término de 30 días, que empezaron en la fecha en que fue expedido, tenían la obligación de consultar con el titular de la información si autoriza su uso o por el contrario solicita su eliminación.

Titular debe ser consultado

Si el titular de la información una vez sea notificado no manifiesta por escrito u oralmente su deseo de salir de la base de datos, se considerará que el responsable podrá seguir utilizando los datos para las finalidades indicadas en la política de tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos. Lo anterior sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato, con la simple presentación de un reclamo.

Los responsables deberán conservar la prueba de la autorización otorgada por los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

¿Cuándo no procede la eliminación de las bases de datos?

Según el tipo de base de datos y el responsable o encargado de tenerla, la solicitud de supresión y revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en esta.

Por ejemplo, cuando corresponda a una condena penal, fiscal o disciplinaria, mientras esté vigente dicha condena, o por motivos estadísticos o históricos, o cuando se autoriza a un acreedor a reportar en centrales de riesgo mientras se encuentra en mora. Por supuesto que cumpliendo previamente el protocolo establecido para el reporte de información negativa que contempla la Ley de Habeas Data, como es informar con anticipación al presunto moroso, antes de reportar negativamente.

Recolección o mal uso de datos personales

Si alguna empresa recolecta sus datos personales sin su consentimiento o hace un mal uso de estos, o se niega a realizar las correcciones, se pueden interponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

No se pueden utilizar medios fraudulentos para recolectar los datos personales, como por ejemplo que le digan “anótese en esta planilla para la rifa de…”, pero en realidad es para hacer una base de datos personales.

Consulta de sus datos personales

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:

  • Al menos una vez cada mes calendario.
  • Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solamente podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

Material relacionado

$150.000 /año

Quiero suscribirme

Recursos digitales básicos: Análisis de investigadores, Casos de estudio, Opiniones, Infografías, Trivias, Reseñas normativas, Noticias, Respuestas, Entrevistas, Análisis periodísticos, Reportajes, Conferencias

Contenidos gratuitos sin límite

Boletín Diario

Modelos y formatos

Análisis e Investigación

Especiales Actualícese

Consultorios exclusivos

Oferta El Empleo

Descuentos del 15% en capacitaciones

Descuentos del 15% en publicaciones impresas de la editorial actualícese

$350.000/año

Quiero suscribirme

Todos los beneficios de la Suscripción Básica

+

Descuentos del 30% en capacitaciones

Descuentos del 30% en publicaciones impresas de la editorial actualícese

Revista Actualícese (Digital)

Cartilla Actualícese (Digital)

Casos Prácticos Exclusivos

Libro blanco en versión digital de impuesto de renta de personas naturales

Libro blanco en versión digital de impuesto de renta de personas jurídicas

Libro blanco en versión digital de información exógena

Libro blanco en versión digital de cierre contable y conciliación fiscal

Libro blanco en versión digital de Guía de referencia contable y tributaria versión digital

$999.000/año

Quiero suscribirme

Todos los beneficios de la Suscripción Oro

+

Descuentos del 50% en capacitaciones

Descuentos del 50% en publicaciones impresas de la editorial actualícese

9 Webinars en temas legales (laborales y comerciales) al año

18 Webinars en impuestos al año

18 Webinars en Normas Internacionales al año

9 Webinars en Revisoría Fiscal al año

12 Webinars en eficiencia personal, actualización tecnológica, propiedad horizontal, etc… al año

Si deseas tener más información sobre nuestras suscripciones haz click
AQUÍ