Bases de datos: no deje su registro para la víspera


3 abril, 2017
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

El tiempo corre para las personas jurídicas y naturales que no se han inscrito en el Registro Nacional de Bases de Datos –RNBD–. Hay que recordar que la fecha se amplió hasta el 30 de junio de este año.

“la fecha se amplió hasta el 30 de junio de este año”

Según la Superintendencia de Industria y Comercio, también llamada –SIC–, al 30 de septiembre de 2016, 7.098 empresas se han registrado en el RNBD. Además, se piensa que muchas de estas lo hacen de forma parcial, sin cumplir con todos los protocolos exigidos por la SIC. Cabe recordar que el plazo para cumplir con la exigencia venció el 9 de noviembre de 2016, pero frente a un claro rezago en el registro, la fecha se amplió hasta el 30 de junio de este año.

A la fecha, está habilitada la inscripción en el RNBD de las bases de datos cuyo tratamiento efectúan:

  • Las personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio.
  • Sociedades de economía mixta.
  • Las personas naturales.
  • Las entidades públicas, diferentes a las sociedades de economía mixta.
  • Las personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio.

Como ya se dijo anteriormente, mediante el Decreto 1759 del 8 de noviembre de 2016 se modificó el artículo 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, relacionado con el plazo para llevar a cabo el registro de las bases de datos.

«Artículo 2.2.2.26.3.1. Plazo de inscripción. La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos se llevará a cabo en los siguientes plazos:

  1. Los Responsables del Tratamiento, personas jurídicas de naturaleza privada y sociedades de economía mixta inscritas en las cámaras de comercio del país, deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de junio de 2017, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  2. Los Responsables del Tratamiento, personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos a más tardar el treinta (30) de junio de 2018, conforme con las instrucciones impartidas para tales efectos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos referidos en los literales a) y b) del presente artículo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación».

¿Qué se entiende por bases de datos personales?

Es un conjunto de datos personales utilizado para llevar el registro y la administración de los mismos, bien sea en medio físico o electrónico, e independientemente de la cantidad de datos personales que contenga. El registro y administración de datos personales implica desde almacenarlos, hasta consultarlos, actualizarlos, compartirlos con terceros y/o eliminarlos, para los fines que decida la empresa.

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Las empresas, por lo general, cuentan con bases de datos de empleados, clientes y proveedores. Se pueden considerar datos personales:

Datos de identificación: nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, huella, ADN, iris, geometría facial o corporal, fotografías, videos, fórmula dactiloscópica, voz, etc.

Datos de ubicación:  dirección, teléfono, correo electrónico, etc.

Datos de contenido socio económico: estrato, propiedad de la vivienda, datos financieros, crediticios y/o de carácter económico de las personas, datos patrimoniales como bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona, etc.

Datos sensibles: como los relacionados con la salud de la persona en cuanto a órdenes y relación de pruebas complementarias como laboratorio, imágenes diagnósticas, endoscópicas, patológicas, estudios, etc., diagnósticos médicos, generales o especializados, psicológicos o psiquiátricos, medicamentos y/o tratamientos médicos o terapéuticos de cualquier tipo, los relacionados con la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosas, políticas; datos relacionados con las convicciones religiosas, filosóficas y/o políticas, los datos de preferencia, identidad y orientación sexual de la persona, origen étnico-racial.

Evite sanciones

Los empresarios tienen la tarea de registrar todas las bases de datos que involucran información personal de clientes, proveedores y funcionarios. Si no se realiza este trámite en el tiempo estipulado las empresas serán investigadas y sancionadas económicamente hasta con 2.000 smmlv, multas dirigidas tanto a personas naturales como jurídicas.

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* Con información de la Superintendencia de Industria y Comercio.

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Última actualización:
  • 3 abril, 2017
    (hace 5 años)
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