Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El tiempo corre para las personas jurídicas y naturales que no se han inscrito en el Registro Nacional de Bases de Datos –RNBD–. Hay que recordar que la fecha se amplió hasta el 30 de junio de este año.
Según la Superintendencia de Industria y Comercio, también llamada –SIC–, al 30 de septiembre de 2016, 7.098 empresas se han registrado en el RNBD. Además, se piensa que muchas de estas lo hacen de forma parcial, sin cumplir con todos los protocolos exigidos por la SIC. Cabe recordar que el plazo para cumplir con la exigencia venció el 9 de noviembre de 2016, pero frente a un claro rezago en el registro, la fecha se amplió hasta el 30 de junio de este año.
A la fecha, está habilitada la inscripción en el RNBD de las bases de datos cuyo tratamiento efectúan:
Como ya se dijo anteriormente, mediante el Decreto 1759 del 8 de noviembre de 2016 se modificó el artículo 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, relacionado con el plazo para llevar a cabo el registro de las bases de datos.
«Artículo 2.2.2.26.3.1. Plazo de inscripción. La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos se llevará a cabo en los siguientes plazos:
Las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos referidos en los literales a) y b) del presente artículo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación».
Es un conjunto de datos personales utilizado para llevar el registro y la administración de los mismos, bien sea en medio físico o electrónico, e independientemente de la cantidad de datos personales que contenga. El registro y administración de datos personales implica desde almacenarlos, hasta consultarlos, actualizarlos, compartirlos con terceros y/o eliminarlos, para los fines que decida la empresa.
Las empresas, por lo general, cuentan con bases de datos de empleados, clientes y proveedores. Se pueden considerar datos personales:
Datos de identificación: nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, huella, ADN, iris, geometría facial o corporal, fotografías, videos, fórmula dactiloscópica, voz, etc.
Datos de ubicación: dirección, teléfono, correo electrónico, etc.
Datos de contenido socio económico: estrato, propiedad de la vivienda, datos financieros, crediticios y/o de carácter económico de las personas, datos patrimoniales como bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona, etc.
Datos sensibles: como los relacionados con la salud de la persona en cuanto a órdenes y relación de pruebas complementarias como laboratorio, imágenes diagnósticas, endoscópicas, patológicas, estudios, etc., diagnósticos médicos, generales o especializados, psicológicos o psiquiátricos, medicamentos y/o tratamientos médicos o terapéuticos de cualquier tipo, los relacionados con la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosas, políticas; datos relacionados con las convicciones religiosas, filosóficas y/o políticas, los datos de preferencia, identidad y orientación sexual de la persona, origen étnico-racial.
Los empresarios tienen la tarea de registrar todas las bases de datos que involucran información personal de clientes, proveedores y funcionarios. Si no se realiza este trámite en el tiempo estipulado las empresas serán investigadas y sancionadas económicamente hasta con 2.000 smmlv, multas dirigidas tanto a personas naturales como jurídicas.
* Con información de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
