Cálculo de retención en la fuente a personas con ingresos laborales: 3 datos para tener en cuenta

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  • Publicado: 24 noviembre, 2015

Cálculo de retención en la fuente a personas con ingresos laborales: 3 datos para tener en cuenta

El artículo 1 del Decreto 1070 del 2013 señala que las personas naturales deben informar a sus empleadores o clientes, y en general a aquellos a quienes presten sus servicios, la categoría tributaria a la cual pertenecen; esta información deberán suministrarla a más tardar el 31 de marzo de cada año gravable.

El Decreto 1070 del 2013 (modificado parcialmente por el Decreto 3032 del mismo año), establece algunas reglas que se deben tener en cuenta al momento de calcular la retención en la fuente a título del impuesto de renta, sobre los pagos o abonos en cuenta que se realicen a las personas naturales calificadas como empleadas, de acuerdo con la clasificación señalada en el artículo 329 del ET.

De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 1, 2 y 4 a 7 del Decreto 1070 del 2013, las personas naturales colombianas y extranjeras que reciban ingresos por salarios y demás pagos laborales originados en una relación legal (sector privado) o legal y reglamentaria (sector público), y que en el año en que reciban los pagos tengan la categoría de residentes ante el Gobierno colombiano, deberán cumplir algunas obligaciones para efectos del cálculo de retención en la fuente que tendrán que practicarle sus empleadores agentes de retención; dentro de dichas obligaciones se destacan:

Obligación de informar su categoría tributaria a sus empleadores

“Antes de marzo 31 de cada año, las personas naturales deben informar por escrito a sus empleadores si clasifican en la categoría de empleados, de acuerdo con las disposiciones establecidas en el artículo 329 del ET”

Antes de marzo 31 de cada año, las personas naturales deben informar por escrito a sus empleadores si clasifican en la categoría de empleados, de acuerdo con las disposiciones establecidas en el artículo 329 del ET; así pues deberán informar a su empleador:

  • Si en el año inmediatamente anterior, el 80% de sus ingresos brutos provenían de salarios, honorarios o servicios.
  • Si tiene la obligación de presentar declaración de renta y complementarios por el año inmediatamente anterior.
  • Que durante el año inmediatamente anterior no desarrolló alguna de las actividades señaladas en el artículo 340 del ET, y en caso de haberlo hecho, la misma no le generó más del 20% de sus ingresos brutos.
  • Que durante el año gravable inmediatamente anterior no prestó servicios técnicos que requirieran de materiales o insumos especializados, o maquinaria o equipo especializado, cuyo costo represente más del veinticinco por ciento (25%) del total de los ingresos percibidos por concepto de tales servicios técnicos.

Cabe señalar que si la relación laboral o la prestación de servicio inicia después del 31 de marzo, la anterior información deberá ser suministrada por la persona natural al empleador o contratante antes de que se realice el primer pago.

Depuración base de retención mínima calculada a personas naturales con ingresos provenientes de una relación laboral

El artículo 6 del Decreto 1070 del 2013 menciona que al momento de calcular la retención mínima señalada en el artículo 384 del ET a los empleados que perciban ingresos de una relación laboral (no aplica a los empleados que perciban honorarios o servicios), se les podrán restar no solamente los aportes a salud y pensión del propio mes del pago, sino que además se podrán restar los siguientes conceptos:

  • Los gastos de representación considerados como exentos de impuesto de renta, según los requisitos y límites establecidos en el numeral 7 del artículo 206 del Estatuto Tributario.
  • El exceso del salario básico de los oficiales y suboficiales de las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.
  • El pago correspondiente a la licencia de maternidad.
“el artículo 7 del mismo decreto aclaró que el cálculo de los pagos mensualizados que se mencionan dentro del artículo 384 del ET, solamente se realizará en el caso de los empleados con contratos de prestación de servicios”

Adicionalmente, el artículo 7 del mismo decreto aclaró que el cálculo de los pagos mensualizados que se mencionan dentro del artículo 384 del ET, solamente se realizará en el caso de los empleados con contratos de prestación de servicios. Por tanto, el cálculo de la retención mínima para quien reciba ingresos por salarios, solo se calculará en los meses en que reciba efectivamente sus pagos laborales y no se deberán causar retenciones mínimas en los meses en que no se le alcancen a pagar los salarios.

Precisiones sobre las deducciones de la base de su retención en la fuente

El parágrafo 3 del artículo 2 del Decreto 1070 del 2013 dispone:

“El empleado no podrá solicitar la aplicación de los factores de detracción de que trata el presente artículo en montos que, sumados sobre todas sus relaciones laborales, o legales y reglamentarias, y/o de prestación de servicios, superen los topes respectivos calculados con base en la suma total de sus ingresos provenientes de esas mismas relaciones”.

La disposición anterior, que aplica tanto para los empleados que reciben salarios como para los empleados que reciben honorarios y servicios, indica que si una persona tiene relaciones laborales de manera simultánea con varios empleadores, o que en una parte es asalariada y en otra es prestadora de servicios, cuando cada agente de retención le deduzca los intereses de un crédito de vivienda pagados en el año anterior, lo máximo que podrán restar por ese concepto será 100 UVT, pero sumadas entre todos sus agentes de retención (ver el artículo 5 del Decreto 4713 del 2005); en consecuencia, el empleado es responsable de informar a sus agentes de retención que ya hubo otros agentes que le restaron una parte o todo el valor equivalente a 100 UVT.

Lo mismo pasaría con las deducciones mencionadas en el artículo 387 del ET y que indican que lo máximo que se puede restar en el mes por pagos de medicina prepagada efectuados en el año anterior es hasta 16 UVT, o que por concepto de dependiente en el mes no se pueden restar más de 32 UVT; igualmente con la indicación del Decreto 2271 del 2009, que señala que se puede restar el aporte mensual promedio del año anterior efectuado a sus EPS (salud obligatoria). En todos estos casos, el empleado debe verificar que las deducciones practicadas para el cálculo de la retención en la fuente no superen los topes establecidos en la norma.

Por otra parte, el artículo 4 del Decreto 1070 del 2013 señala que cuando se vaya a presentar como dependiente a un hijo, cónyuge, hermano o padre, pero que tiene discapacidad física o psicológica, dicha discapacidad no solo la podrá certificar Medicina Legal, sino que también podrá ser certificada por la empresa administradora de salud a la que se encuentre afiliada la persona o cualquier otra entidad que legalmente sea competente.

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