Celebración de asambleas ordinarias en épocas del COVID-19 o coronavirus

El Ministerio de Salud y Protección Social expidió la Resolución 385 de 2020 por medio de la cual declaró “la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID – 19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus”. Esta resolución definió los protocolos para la prevención y contención del riesgo epidemiológico, dentro de las cuales se destaca la suspensión de eventos públicos y privados de cualquier tipo que conlleven a la concentración de personas.

Por diversas estipulaciones legales, es regla general que las reuniones ordinarias de los máximos órganos sociales de las personas jurídicas se deben realizar por lo menos una vez al año, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio contable (hasta el 31 de marzo), para, entre otras cuestiones, examinar la situación económica de la persona jurídica, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, y considerar las cuentas y balances del último ejercicio.

Dado el contexto de salud pública nacional es necesario aplicar a las reuniones ordinarias de los máximos órganos sociales la normatividad vigente frente a las reuniones no presenciales, para lo que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo expidió el Decreto 398 de 2020, por medio del cual fija las pautas a seguir para la realización de reuniones no presenciales en esta época de crisis.

La norma en mención puntualiza que, para efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el articulo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando hace referencia a “todos los socios o miembros” se debe entender que se refiere a “quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según la ley o en los estatutos”, colocando con ello fin a la discusión doctrinal y jurisprudencial en cuanto a si las reuniones no presenciales requerían de un quorum deliberativo del 100 % de sus miembros para su celebración.

De igual forma, el mencionado decreto dispone que las estipulaciones legales y estatutarias sobre convocatorias, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales. Adicionando que estas últimas serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiendo que estas son reuniones que permiten la presencia física y virtual de los participantes.

Adicionalmente, dicho decreto estipula que las personas jurídicas que a la fecha hayan convocado a reuniones ordinarias presenciales del máximo órgano social para el año en curso podrán, hasta un día antes de la fecha de la reunión convocada, informar por el mismo medio en que se realizó la convocatoria inicial, que la reunión se realizará bajo las estipulaciones legales de una reunión no presencial, indicando el medio tecnológico por el que se realizará y la manera en la cual los participantes podrán acceder a dicha reunión. 

Por último, el decreto en comento señala que todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas para las reuniones no presenciales en sus reuniones ordinarias del máximo órgano social.

Con lo expuesto se concluye, entonces, lo siguiente:

• A pesar de la declaración de emergencia sanitaria en el país por causa del coronavirus, no existe un justificante legal para cancelar o suspender las reuniones ordinarias del máximo órgano social.
• Preferiblemente, todas las reuniones ordinarias de los máximos órganos sociales de las personas jurídicas se deben realizar por medio de reuniones no presenciales en los términos de los mencionados artículos 19 y 21 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 398 del 13 de 2020, existiendo también la posibilidad de realizar la reunión ordinaria de forma mixta (presencial y virtual).
• Los representantes legales deberán dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quorum necesario durante toda la reunión; así mismo deberán realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean, en efecto, miembros de la persona jurídica o sus apoderados.
• Que el presente decreto rige sin excepción alguna para sociedades comerciales, entidades privadas sin ánimo de lucro –Epsal–, entidades del sector de la economía solidaria y propiedades horizontales.

Miguel Santiago Pantoja León
Abogado de la Empresa y Asuntos Corporativos. Presidente del Grupo de Estudios Tributarios –GET–. Socio y director de Pantoja León Abogados & Contadores S.A.S.