Certificados de retención en la fuente de agentes de retención que se liquidan antes de marzo
Ya que no existe norma que obligue a los agentes de retención a entregar los certificados de retención, los sujetos pasivos a los que se les practicaron las retenciones enfrentarían un problema por no contar con un documento que reemplace el certificado de retención.
Ya que no existe norma que obligue a los agentes de retención a entregar los certificados de retención, los sujetos pasivos a los que se les practicaron las retenciones enfrentarían un problema por no contar con un documento que reemplace el certificado de retención.
Al final de cada año, en el decreto con el que se fija el calendario tributario del año gravable que estaría por empezar, se establece que todas aquellas personas jurídicas y naturales que actuaron como agentes de retención a título de renta durante el respectivo año gravable solo tendrán hasta marzo del año siguiente para expedir los respectivos certificados de retención a título de renta (ya sea por conceptos de pagos laborales o por conceptos diferentes a estos; ver artículos 378, 379 y 381 del ET y también el artículo 32 del Decreto 2105 de diciembre 22 de 2016 en el que se indicó, por ejemplo, que los plazos para expedir los certificados del año gravable 2016 vencerían en marzo 17 de 2017), pero si los agentes de retención no los expiden oportunamente, se exponen a la sanción del artículo 667 del ET el cual fue modificado con el artículo 292 de la Ley 1819 de diciembre de 2016.
Ahora bien, en relación con la tarea de expedir oportunamente los certificados de retenciones en la fuente, es importante señalar lo que sucedería por ejemplo con los casos en que un agente de retención (persona jurídica o natural) dejó de existir jurídicamente en algún momento dentro del año gravable (por causa de su respectiva liquidación judicial) y por tanto, cuando llega la fecha de expedir certificados, es obvio que ya no existiría un agente de retención al cual se le puedan solicitar dichos certificados. Incluso, en el caso de la liquidación de una persona jurídica, supóngase que quien actuó como liquidador también falleció poco después de efectuar la liquidación de la persona jurídica.
En un caso como el anteriormente planteado, teniendo presente que no hay norma que obligue a los agentes de retención que se liquidan durante el año a entregar más rápido y en forma más oportuna los respectivos certificados de retención (los cuales deberían entregar antes de poder cancelar su RUT ante la DIAN), es claro que los sujetos pasivos a los cuales se les practicaron las retenciones, y en especial aquellos que sean personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, enfrentarían una importante dificultad frente al proceso de contar con un documento que reemplace el certificado de retención y con el cual puedan soportar los valores que pretendan restarse en su declaración anual de renta.
En efecto, si pensamos en el caso de alguien que fue asalariado de una empresa que se liquidó durante el año, es claro que al no poder contar con el formulario 220 (certificado de ingresos y retenciones) que le hubiera expedido su agente de retención, dicho asalariado no tendría un documento válido que reemplace el enunciado certificado. Aunque se pudiera pensar que los desprendibles de nómina (en los que se vea el monto retenido) podrían reemplazar el certificado en mención, el problema es que el artículo 379 del ET no contempla que los desprendibles de nómina puedan ser aceptados como un documento válido que reemplace al certificado de ingresos y retenciones que debía entregar el agente de retención.
Por su parte, la persona natural que no lleva contabilidad y que percibió ingresos por conceptos diferentes a pagos laborales, al no poder conseguir de sus agentes de retención el respectivo certificado de retención en la fuente, también experimentaría dificultades para contar con otro documento equivalente que lo reemplace. Al respecto, en los parágrafos 1 y 2 del artículo 381 del ET se lee lo siguiente:
“Parágrafo 1°. Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los certificados a que se refiere el presente Artículo, cuando éstos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.
Parágrafo 2°. El Gobierno Nacional podrá eliminar la obligación de expedir el certificado de retenciones a que se refieren éste y el Artículo anterior, creando mecanismos automáticos de imputación de la retención que lo sustituyan.”
Como puede verse, si la persona que percibió pagos o abonos en cuenta por conceptos diferentes a pagos laborales no logra contar con los documentos supletorios a que se refiere el parágrafo 1 del artículo 387 del ET (es decir, no tiene la “factura” en la que se vea el valor de lo que cobró por sus bienes o servicios, y tampoco tiene copia del comprobante de egreso emitido por el agente de retención y en el que se veía el monto que le practicaron por retención en la fuente), se quedaría sin un soporte válido que le ayude a respaldar el valor de las retenciones que podría restarse en su declaración de renta (Nota: en el caso de las entidades públicas, la norma del artículo 28 del Decreto-Ley antitrámites 019 de enero de 2012 y el artículo 615-1 del ET les indica que siempre deben entregar copia del comprobante de egreso en el que se detallen las retenciones a título de renta y de IVA practicadas a terceros y que en tal caso dicho comprobante de egreso reemplaza al certificado de retención).
Adicionalmente, cuando una persona natural no pueda conseguir los respectivos certificados antes mencionados, la norma tributaria tampoco le permitiría tomar como soporte válido de sus retenciones a favor los datos que les figuren en el archivo de Excel con la “Consulta de datos para declaración de renta” que la DIAN les deja descargar en su portal de internet (y en los que se verían las cifras de retención reportadas por los agentes de retención que se liquidaron durante el año; recuérdese que en materia de reportes de información exógena tributaria, si un agente de retención se llega a liquidar durante el año fiscal, antes de poder cancelar su RUT, primero se le exigirá que entregue los reportes de información exógena con los detalles de las operaciones que sí alcanzó a realizar durante la fracción del año gravable; ver por ejemplo la instrucción del parágrafo 2 del artículo 4 de la Resolución 112 de octubre de 2015, norma con la cual se solicitó la exógena del año gravable 2016).
La solución al problema
Sabiendo entonces que los agentes de retención que dejan de existir en algún momento dentro del año gravable no expiden oportunamente sus certificados de retención en la fuente, y que con eso se generan traumas, en especial para los sujetos pasivos personas naturales que no llevan contabilidad, se hace muy necesario que algún día (mediante una ley que modifique el Estatuto Tributario o mediante algún decreto expedido por el Gobierno Nacional) se establezca que los agentes de retención que se liquiden durante un respectivo año fiscal cumplan con expedir, antes de su cancelación del RUT, los respectivos certificados de retención en la fuente por los valores que sí retuvieron durante esa última fracción de año.
Además, sería muy útil que se establezca adicionalmente que los desprendibles de nómina en los que conste el descuento de la retención en la fuente también sirvan como documento supletorio de las retenciones practicadas a los asalariados. Así mismo, sería útil exigir también que en las empresas del sector privado se entregue siempre una copia del comprobante de egreso en el que conste las retenciones practicadas a terceros por conceptos diferentes a pagos laborales y que se indique claramente que dicha copia del comprobante de egreso también servirá como documento supletorio del certificado de retenciones en la fuente
De igual forma, sería muy útil que algún día el Gobierno Nacional se encargara de reglamentar la norma del parágrafo 2 del artículo 381 del ET que citamos anteriormente.