Certificados de retención: requisitos en su contenido

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  • Publicado: 6 septiembre, 2016

Certificados de retención: requisitos en su contenido

Los certificados de retención son documentos que deben ser expedidos por el agente retenedor que efectuó las retenciones; estos deben ser emitidos dentro de los plazos señalados, y contener, por lo menos, la información que ha sido establecida como requisito a través la normatividad vigente.

Los certificados de retención son documentos que deben ser expedidos por el agente retenedor que efectuó las retenciones. En este sentido, deben emitir certificados los agentes retenedores del impuesto sobre la renta y complementario, impuesto sobre la renta para la equidad – CREE, impuesto sobre las ventas e impuesto de timbre.

Certificados por parte del agente retenedor del impuesto sobre la renta y complementario

Entre las funciones de los agentes retenedores a título de renta, se encuentra la expedición de certificados (ver los artículos 378 a 381 del ET). Dichos certificados pueden ser de ingresos y retenciones, o por conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria.

  • Certificado de ingresos y retenciones: se debe expedir anualmente a los asalariados y debe hacer referencia al año gravable inmediatamente anterior al que se emite, el cual debe contener lo estipulado en el artículo 379 del ET:

“El Certificado de Ingresos y Retenciones contendrá los siguientes datos:

a. El formulario debidamente diligenciado.

b. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.

c. Apellidos y nombres del asalariado.

d. Cédula o NIT del asalariado.

e. Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.

f. Cédula o NIT del agente retenedor.

g. Dirección del agente retenedor.

h. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.

i. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes”.

Para el caso de los asalariados no declarantes, se debe adicionar la siguiente información:

a. “Monto de otros ingresos recibidos durante el respectivo año gravable, que provengan de fuentes diferentes a la relación laboral, o legal y reglamentaria, y cuantía de la retención en la fuente practicada por tales conceptos.

b. Relación del patrimonio bruto poseído en el último día del año o período gravable, con indicación de su valor, así como el monto de las deudas vigentes a tal fecha.

c. Manifestación del asalariado en la cual conste que por el año gravable de que trata el certificado, cumple con los requisitos establecidos por las normas pertinentes para ser un asalariado no declarante. Dicha manifestación se entenderá realizada con la firma del asalariado”.

  • Certificados por conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria: los cuales deben incluir la información indicada en el artículo 381 del ET:

a. “Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.

b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.

c. Dirección del agente retenedor.

d. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.

e. Monto total y concepto del pago sujeto a retención.

f. Concepto y cuantía de la retención efectuada.

g. La firma del pagador o agente retenedor”.

“en los certificados de los autorretenedores (tanto del impuesto de renta como de CREE) debe constar de manera expresa la fecha de la declaración y el pago de la retención respectiva.”

Por otra parte, el parágrafo 2 del artículo 3 del Decreto 862 del 2003 contempla que los autorretenedores del impuesto sobre la renta para la equidad – CREE deben expedir certificados cumpliendo con los requisitos previstos en el artículo 381 del ET, es decir que emitirán certificados por conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria. De lo anterior hay que tener en cuenta que, de acuerdo con el parágrafo 3 del artículo 43 del Decreto 2243 del 2015, en los certificados de los autorretenedores (tanto del impuesto de renta como de CREE) debe constar de manera expresa la fecha de la declaración y el pago de la retención respectiva.

Certificados por parte del agente retenedor del impuesto sobre las ventas

El artículo 7 del Decreto 380 de 1996, hace una enunciación de la información a incluir en el certificado a expedir por el agente retenedor de IVA, tal como se indica a continuación:

El certificado de retención por el impuesto sobre las ventas deber contener:

a. Fecha de expedición del certificado;

b. Periodo bimestral y ciudad donde se practicó la retención;

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor;

d. Dirección del agente retenedor;

e. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención;

f. Monto total y concepto de la operación (venta de bienes gravados o prestación de servicios), sin incluir IVA;

g. Monto del IVA generado en la operación;

h. Porcentaje aplicado y cuantía de la retención efectuada;

i. Firma del agente retenedor y su identificación”

“Para el caso de los autorretenedores, y en situaciones de retenciones asumidas en los certificados, debe constar de manera expresa la fecha de la declaración y el pago de las retenciones efectuadas”

Para el caso de los autorretenedores, y en situaciones de retenciones asumidas en los certificados, debe constar de manera expresa la fecha de la declaración y el pago de las retenciones efectuadas (ver el artículo 23 del Decreto 522 del 2003). Por otra parte, aunque el artículo 7 del Decreto 380 de 1996, establece que el certificado debe indicar el periodo bimestral en el que se practicó la retención, el artículo 45 del Decreto 2243 del 2015 señala lo siguiente:

“Los agentes de retención del impuesto sobre las ventas deberán expedir por las retenciones practicadas, un certificado dentro de los quince (15) días calendario siguientes al bimestre, cuatrimestre o año en que se practicó la retención”.

Certificados por parte del agente retenedor del impuesto de timbre

De acuerdo con el artículo 539-2 del ET, el certificado de retención debe contener la siguiente información:

  1.  “La descripción del documento o acto sometido al impuesto, con indicación de su fecha y cuantía.
  2. Los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria de las personas o entidades que intervienen en el documento o acto.
  3. El valor pagado, incluido el impuesto y las sanciones e intereses, cuando fuere el caso.”

Así, el artículo 44 del Decreto 2243 del 2015, establece que “deberá expedirse a más tardar el último día del mes siguiente a aquel en el cual se causó el impuesto de timbre nacional y debió efectuarse la retención”.

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