Cierre contable 2016: 10 recomendaciones para su buena ejecución

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  • Publicado: 11 enero, 2017

Cierre contable 2016: 10 recomendaciones para su buena ejecución

En poco tiempo iniciarán los procesos de cierre contable; este requiere la realización de una serie de medidas que facilitarán la labor del contador. A continuación encontrará una guía para evitar correcciones futuras e inconvenientes en la ejecución de esta tarea.

El cierre contable de 2016 constituye una obligación de suma importancia para la mayoría de las empresas colombianas, pues con este también finaliza un proceso de convergencia que inició hace al menos siete años y ha requerido grandes esfuerzos financieros y logísticos de las organizaciones en todos sus niveles jerárquicos.

Este cierre será clave para las pymes que conforman el Grupo 2 de la convergencia, pues deberán presentar sus primeros estados financieros comparativos bajo Estándares Internacionales. Por otro lado, esta será la segunda vez que las entidades de los Grupos 1 y 3 ejecutan dicha labor.

Los siguientes son 10 puntos fundamentales que deben ejecutarse en cualquier departamento contable con miras a un exitoso cierre contable:

1. Arqueos de cajas

Reúna a cada una de las personas que manejan cajas menores y anticipos en la compañía para llevar a cabo una conciliación entre la contabilidad y los valores existentes. Si es necesario, acuda a donde se encuentre el personal y realice dicho proceso, se recomienda llegar siempre sin previo aviso.

2. Consignaciones y cambios de cheque

Muchas entidades financieras trabajan en horarios especiales por la temporada decembrina y por cierre de año; recuerde que no pueden quedar pagos girados en diciembre cuyo canje se hiciera efectivo en enero y tampoco se deben entregar cheques a proveedores que solo podrán ser cobrados en enero o febrero. Aunque este tema es complejo, es necesario desarrollar las mejores políticas para impedir que la contabilidad del tercero difiera de la realizada por la empresa.

Cuando sea inevitable el giro de cheques a fin de año, efectúe la respectiva conciliación con la entidad bancaria y con el tercero.

3. Diligencias ante notarios

En ocasiones, los miembros de la junta directiva o propietarios de las empresas no son conscientes de la complejidad que implica la realización de un cierre contable y en fin de año llevan a cabo negociaciones o venta de muebles e inmuebles sin notificar al departamento financiero o contable.

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“Un buen canal de comunicación entre los altos cargos y el contador de la empresa facilitará el oportuno conocimiento de las operaciones a tener en cuenta en el cierre”

Un buen canal de comunicación entre los altos cargos y el contador de la empresa facilitará el oportuno conocimiento de las operaciones a tener en cuenta en el cierre, como la legalización de escrituras públicas por compra y venta de inmuebles, creación de sociedades, aumentos de capital, entre otras actividades claves para la planeación tributaria.

4. Corte de documentos

Es necesario incluir todos los emitidos hasta el último día del año, así como evidencia de las últimas transacciones realizadas. Busque consignaciones, recibos de caja, órdenes de servicio por facturar, facturas de proveedores, contratos, etc., en cada departamento de la empresa. Una recomendación: informe al personal sobre la importancia de estos documentos y del cierre contable. Envíe una circular para que cada trabajador entregue al departamento de contabilidad la documentación financiera que considere importante.

5. Reintegro de cajas menores

No deben quedar cajas menores sin legalizar. Es muy común que estas sean manejadas por un encargado, ya sea una secretaria, empleados de talento humano, un ingeniero, un comercial. Exija siempre la legalización de todos los gastos realizados con recursos de caja menor y entregue el efectivo disponible. Nada debe quedar pendiente para evitar contratiempos con los diferentes proveedores.

6. Liquidación de anticipos

Suele ocurrir que el proveedor solicita un adelanto del pago para llevar a cabo la negociación correspondiente al despacho de mercancía, material o la prestación de un servicio, lo mismo solicitamos a nuestros clientes, es un procedimiento normal.

Sin embargo, el contador no puede permitir que pase mucho tiempo sin solicitar la legalización de anticipos por conceptos como viáticos, compras de maquinarias, proveedores, entre otros. Estas cuentas deben revisarse cada mes y velar para que dichos saldos de anticipos no se prorroguen.

7. Verificación de facturas

Sabemos que muchas empresas realizan vacaciones colectivas durante las festividades de fin de año, así que es ideal determinar un plazo límite para recibir facturas.

Existen múltiples causas que podrían impedir la realización de este requerimiento, de ser así, concilie con su cliente o proveedor el momento en que causarán los impuestos, además del ingreso o costo, para que ambas partes reporten la misma información.

8. Inventarios físicos

Verifique la evidencia de destrucción de obsoletos, ajustes contables y fiscales al inventario físico. Cuando se lleve a cabo un inventario físico revise de manera aleatoria si fue realizado de forma correcta y coincide con los soportes entregados a contabilidad.

9. Trámites ante Cámara de Comercio

Al igual que el punto 3, resulta imprescindible la comunicación asertiva entre la administración y el contador, informe de manera oportuna al personal de contabilidad sobre diligencias como registro de libros oficiales, inscripción de representación legal, entre otros, para que puedan registrarla antes de cerrar el año fiscal 2016.

10. Personal disponible

Distribuya las labores del personal asignado al departamento contable de acuerdo con el nivel de estudios y su jornada laboral, trate de no sobrecargarlo y recuerde que es indispensable llevar a cabo un excelente cierre contable para presentar sin inconvenientes la declaración de renta, CREE, IVA anual, informe a Supersociedades, declaración renta de persona natural, información exógena, ICA anual, entre otros.

Por último, es importante contar con personal para imprevistos y diligencias extraordinarias, como digitación, archivo y soporte de software que no comprometa al departamento contable.

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