Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Las partidas de efectivo representan los recursos de mayor liquidez en los estados financieros. Estas deben ser objeto de revisión a la fecha de cierre, de tal manera que representen con fiabilidad los recursos a disposición de la entidad.
Uno de los primeros pasos para elaborar el cierre contable es verificar la existencia y la cuantía de las partidas de efectivo, tales como la caja, las cuentas bancarias y las fiducias de recaudo y pago. Estas partidas, por ser de alta liquidez, tienen una gran susceptibilidad a fraudes, y es necesario establecer procedimientos de control interno para asegurarse que los saldos reportados corresponden a la realidad.
Uno de los primeros aspectos a evaluar es la existencia del dinero a disposición de la entidad. En algunos casos reales de auditoría se han encontrado entidades que reportan saldos inexistentes en caja. Esta situación debe ser corregida antes de la emisión de los estados financieros, de tal forma que la cuenta de caja solo represente los dineros en poder de la entidad.
Cualquier faltante de caja debe ser ajustado de inmediato, y reconocido como pérdida (aunque algunas entidades querrán reportarlos como cuenta por cobrar, pero es muy poco probable recuperar dineros que se han perdido).Si la entidad mantiene cajas menores, debe procurar la legalización de cualquier egreso antes de la fecha de cierre para tener claro el saldo a reportar como caja.
El contador público no deberá certificar información financiera en la que se presenten saldos de caja inexistentes, pues esto perjudica a los usuarios de la información financiera y supone que los estados financieros incumplan su objetivo: presentar la realidad financiera de los negocios.
En cuanto sea posible, la entidad debe llevar a cabo un reconteo de todos sus recursos en efectivo a la fecha de cierre. Esta labor puede ser difícil en algunos casos, por ejemplo, en entidades que tienen un gran número de puntos de caja, y no pueden enviar un auditor a cada punto a la fecha de cierre. Si esto no es posible, la entidad debe reforzar los procedimientos de auditoría en fechas cercanas al cierre, a fin de asegurarse de la existencia de los saldos reportados como efectivo.
Si la entidad tiene en su poder cheques recibidos pendientes de cobro, debe decidir, y establecer en políticas contables, si tratará estas partidas como efectivo, o las trasladará a cuentas por cobrar (no a nombre del girador, sino del banco).
El tratamiento de las cuentas bancarias empieza a generar retos para el proceso de cierre contable, debido a las diferencias que pueden presentarse desde el momento en que la entidad ordena una operación, hasta que esta se refleja en sus extractos.
Tales diferencias se consignan en un documento de conciliación bancaria que debe explicar cualquier disparidad entre los saldos reportados por el banco en el extracto y los saldos del libro de bancos mantenido por la entidad.
Los cheques girados no cobrados son una de las partidas conciliatorias más frecuentes en las cuentas de bancos. Cuando la entidad elabora y entrega el cheque, está ordenando a la entidad financiera que entregue una cuantía de dinero al beneficiario (o portador) del título valor.
Si el cheque se gira para pagarle a un proveedor, su entrega extingue la obligación, por lo cual la entidad ya no tiene una cuenta por pagar sino que le concede al beneficiario el derecho a retirar el dinero del banco.
En ese sentido, dado que la entidad ya no puede disponer con libertad de los recursos contra los cuales ha girado los cheques, debe disminuir la partida del banco y la correspondiente cuenta por pagar (si el cheque se giró para saldar una deuda).
Los pagos reportados por clientes a través de transferencias bancarias son otra partida que se presenta cada vez con más frecuencia. En la mayoría de los casos, dichas transferencias tardan hasta un día en verse reflejadas en la cuenta bancaria del receptor.
Este hecho no es obstáculo para que la entidad reconozca tales partidas como efectivo, siempre y cuando el banco confirme que los recursos sí fueron recibidos, lo cual ocurre, por lo general, en el día hábil siguiente a la transacción.
CP. Juan David Maya Herrera
Consultor de Estándares Internacionales de Información Financiera
Certificación Internacional por el ICAEW en IFRS Full (NIIF Plenas)
*Exclusivo para Actualícese
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
