Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Por estos días todas las compañías se encuentran trabajando en sus actividades de cierre contable; en continuación con la metodología de editoriales al estilo de contabilidad para no contadores esta vez se explica didácticamente el proceso final de cierre.
Cuando finaliza un período contable, generalmente el 31 de diciembre de cada año, todas las organizaciones –independientemente de su tamaño o categoría empresarial– deben cancelar las cuentas de resultados, es decir que deben llevar las cuentas de ingresos, costos y gastos hasta saldo cero. El proceso de depuración de las cuentas de resultados es lo que se conoce como cierre contable.
Para lograr este objetivo se utiliza una cuenta transitoria denominada pérdidas y ganancias, a la cual llegan todos los saldos que se extraen de las cuentas de resultados y por tanto refleja el resultado del ejercicio.
La operación es sencilla: como los costos y gastos aumentan por el débito, el ajuste será tomar el saldo de la cuenta, llevarlo al crédito de la misma y luego registrarlo en el débito de la cuenta transitoria de pérdidas y ganancias; el mismo proceso se realiza con los ingresos, que al ser de naturaleza crédito se ajustan con un registro del saldo en el débito y un posterior asiento al crédito de la cuenta pérdidas y ganancias.
El saldo que se obtenga en la cuenta transitoria indicará si la entidad obtuvo ganancias o pérdidas, que en el caso de las entidades sin ánimo de lucro se denominan excedentes o pérdidas. Cuando el saldo de la cuenta transitoria sea débito, la interpretación será que fueron mayores los costos y gastos y por tanto se originó una pérdida; si por el contrario el saldo fue crédito, significará que fueron mayores los ingresos y por tanto hay un resultado positivo que se traduce en utilidad.Paso seguido, después de haber llevado todas las cuentas de resultados a la cuenta transitoria de pérdidas y ganancias, el saldo de esta última se cancela contra la cuenta del patrimonio resultados del ejercicio.
Para efectos de la presentación en los estados financieros, cuando el resultado del período haya sido pérdida, se mostrará el valor restando (para tal fin suelen usarse los paréntesis, pero también se puede anteceder un signo negativo) en el patrimonio.
Para este caso se utilizará como herramienta metodológica la denominada cuenta T, que gracias a su facilidad de análisis visual, permitirá verificar los saldos y movimientos que se presentan en cada cuenta. Para efectos de la T, el lado izquierdo se refiere a los registros de naturaleza débito y los del lado derecho a los de naturaleza crédito.
La compañía Macondo S.A. determinó los siguientes saldos en sus cuentas de resultados al corte del período contable:
| Ingresos por ventas | $ 3.700.000 |
| Ingresos por servicios | $ 7.350.000 |
| Ingresos no operacionales | $ 500.000 |
| Gastos de personal | $ 700.000 |
| Gastos de honorarios | $ 230.000 |
| Costo de ventas | $ 2.960.000 |
| Gastos de servicios públicos | $ 1.900.000 |
| Gastos no operacionales | $ 2.940.000 |
| Gastos financieros | $ 750.000 |
| Gasto provisión de impuestos | $ 460.000 |
Estas mismas cifras están asentadas en los libros contables de la empresa; se ha dispuesto un número indicativo para mostrar los valores que se trasladan mediante ajuste a la cuenta transitoria de pérdidas y ganancias. A manera didáctica de cuenta T, la operación se observa así:
Para el cierre contable de la entidad Macondo S.A. se deben registrar en la cuenta transitoria de pérdidas y ganancias todos los saldos de las cuentas de resultados haciendo el cruce respectivo:
Finalmente, como pudo observarse, el saldo de la cuenta transitoria fue de naturaleza crédito, y por tanto es una utilidad; el paso final será cancelar la cuenta transitoria, con un ajuste del saldo en el débito (Nota A) para poder trasladar el valor al crédito del patrimonio:
De esta forma, la empresa Macondo S.A. ha finalizado su proceso de cierre contable y ha dejado las cuentas de ingresos, costos y gastos en cero, para empezar a llevar control individual de las partidas que darán lugar a la evaluación del desempeño el año siguiente.
El proceso de cierre es bastante sencillo; como se pudo observar en el ejemplo, consiste en la ejecución de varios ajustes. El personal que realice esta labor deberá verificar que ha cerrado todas las cuentas de resultados y que todas han tenido su debida contrapartida en la cuenta transitoria de pérdidas y ganancias.
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