Circular 007 de 19-10-2005

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  • Publicado: 19 octubre, 2005

CIRCULAR EXTERNA 007
(19/10/2005)

Señores

REPRESENTANTES LEGALES

REVISORES FISCALES

CONTADORES PÚBLICOS

Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y Empresas Unipersonales.

 

REFERENCIA: SOLICITUD DE INFORMACIÓN FINANCIERA AÑO 2005

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996 y en el Decreto 3100 del 30 de diciembre de 1997, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones.

Con el propósito de ofrecer información empresarial oportuna y de consolidar una vigilancia proactiva, constructiva, pedagógica, preventiva y entregar tanto al sistema empresarial como al gobierno y sus agentes de interés, información validada, con valor agregado, capacidad de proceso, respetando la privacidad que ordena la ley, la Superintendencia de Sociedades pondrá en funcionamiento el Sistema de Información y Riesgo Empresarial, (SIREM), el cual podrá ser consultado en forma gratuita por cualquier persona en el país y en el mundo, a través de nuestra página Web, como un servicio público.

SIREM, como herramienta dirigida al mejoramiento de la competitividad y la generación de confianza, requiere de información contable y financiera actualizada, para mantener y profundizar la oportunidad de su relación con un mercado que exige reacciones y respuestas eficaces e inmediatas para el logro de aquellos propósitos, razón por la cual este Despacho convoca a las sociedades mercantiles a conocer, compartir y cumplir las siguientes instrucciones:

 

1. OBLIGATORIEDAD PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

Los estados financieros comprendidos entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de cada año, deberán ser diligenciados en los formatos diseñados por la Entidad para la remisión de información financiera, utilizando el software de la Superintendencia de Sociedades, para lo cual seguirán las instrucciones impartidas en el numeral 2 de esta Circular.

La información financiera requerida deberá ser enviada por las sociedades comerciales vigiladas y controladas, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y controladas por esta Superintendencia, aún cuando estén en concordato o en acuerdo de reestructuración.

Así mismo, están obligadas a remitir la información requerida, las sociedades comerciales inspeccionadas que reciban esta solicitud , excepto aquellas que estén en liquidación voluntaria, las cuales dentro del plazo señalado más adelante, deberán remitir al Grupo de Estadística un Certificado de la Cámara de Comercio donde conste tal hecho.

Para el caso de las sociedades inspeccionadas, la Superintendencia de Sociedades, determina el envío de la información anualmente mediante este requerimiento, atendiendo lo dispuesto por el Artículo 83 de la Ley 222 de 1995 que dice: ”La inspección consiste en la atribución de la Superintendencia de Sociedades para solicitar, confirmar y analizar de manera ocasional, y en forma, detalle y términos que ella determine, la información que requiera sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad comercial no vigilada por la Superintendencia Bancaria o sobre operaciones específicas de la misma. La Superintendencia de Sociedades de oficio, podrá practicar investigaciones administrativas a estas sociedades.”

 

2. ENVÍO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

La Superintendencia de Sociedades, acatando la Directiva Presidencial 02 de 2000, que corresponde a la Agenda de Conectividad en cuanto al uso de Internet como medio de contacto del gobierno con la ciudadanía, ha puesto en funcionamiento la entrega de información a través de Internet, de manera que las sociedades deben obtener el software de diligenciamiento ingresando al Portal en Internet de la Superintendencia: www.supersociedades.gov.co o en la dirección física 216.72.6.56 , en la sección Envío de Información , opción Software , aplicativo cuyo nombre es Superef .

Las sociedades deben remitir la información requerida ingresando al Portal en Internet, utilizando para tal efecto el NIT de la sociedad y la contraseña asignada, la cual está adherida al sticker de esta Circular . Es recomendable al ingresar, el cambio de dicha contraseña y no olvidarla, ya que ésta es la llave para cualquier envío o consulta de información a la Superintendencia.

Las sociedades deberán enviar el archivo generado por el software de diligenciamiento, el cual quedará recibido en la Entidad , únicamente cuando el indicador del resultado de la validación sea correcto , es decir, que no presente ningún error en los datos ni en la estructura del archivo, momento en el cual el sistema generará un número de radicación (ver el instructivo adjunto).

Las sociedades que tengan inconvenientes para bajar el software de diligenciamiento del sitio Internet pueden solicitar la ayuda de esta Superintendencia a través de los medios descritos en el último numeral de esta circular o acercarse con un disquete a una de las sedes de la entidad para copiárselo. De la misma manera, pueden proceder si encuentran dificultades para el envío del archivo resultado.

 

Nota: Para el manejo del software ver las instrucciones adjuntas, las cuales también pueden obtenerse a través de Internet.

 

3. DOCUMENTOS ADICIONALES

Los estados financieros de fin de ejercicio remitidos deben complementarse únicamente con los documentos de que tratan los artículos 37, 38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, éste último modificado por la Ley 603 de 2000, a saber:

 

a.        La certificación de los Estados Financieros, del Representante Legal y el Contador, suscrita adicionalmente por el Revisor Fiscal que los dictamina, si lo hubiere; (en original y con las firmas autógrafas)

b.        El dictamen del Revisor Fiscal;

c.        El informe de gestión. Es importante incluir adicionalmente, lo relacionado con " El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad". (Ver Apéndice 9 de la Guía para Diligenciar el Formulario Oficial de Estados Financieros y Anexos – donde encontrarán la Circular 01 de 2000 de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derechos de Autor);

d.        Las notas a los estados financieros, y

e.        El proyecto de distribución de utilidades.

 

La entrega de estos documentos adicionales debe ser realizada máximo 3 días hábiles después de la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su NIT.

Estos documentos adicionales deben llegar debidamente numerados ó foliados, totalizando el número de hojas que traen en la primera pagina; no deben venir grapados, ni argollados, ni empastados, para facilitar el proceso de escaneo de los mismos.

Para la entrega de la información financiera de periodos intermedios solo aplican los literales a y d y el informe del revisor fiscal

 

Nota: Los literales c y e no aplican para las sucursales de sociedades extranjeras.

 

Para las sociedades en control debe allegar adicional a los anteriores:

•  Un informe del representante legal en donde explique los avances obtenidos por la administración encaminados a superar las situaciones que originaron el sometimiento a control.

•  Certificación suscrita conjuntamente por el Representante Legal, el Revisor Fiscal, en la que se deje constancia si la sociedad viene cumpliendo con el pago oportuno de sus obligaciones. De existir obligaciones vencidas de este tipo, deberá indicar el concepto, la fecha de origen y de vencimiento de la obligación y el documento que la soporta. En caso que no esté en la obligación de proveer el cargo de Revisor Fiscal, la certificación deberá ser firmada por el contador.

Para radicar estos documentos adicionales, las sociedades que enviaron a través de Internet deben relacionar el número de radicación que genera el sistema en la recepción de estados financieros.

 

RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN VÍA ELECTRÓN ICA CON FIRMA DIGITAL

La Superintendencia de Sociedades con el objetivo de facilitar el intercambio de información seguro y confiable con las sociedades comerciales y el público en general, viene adelantando el proyecto de recepción, validación y radicación de documentos firmados digitalmente a través de Internet .

El proyecto de firma digital en la Superintendencia de Sociedades es soportado principalmente en las siguientes disposiciones del alto gobierno:

·        Ley 527 de 1999, la cual define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación,

·        El programa de Agenda de Conectividad, reglamentado en la directiva presidencial 02 de 2000, el cual de impulsar el uso y masificación de las Tecnologías de Información y Comunicación -TIC- como herramienta dinamizadora del desarrollo social y económico del país, a través de la estrategia Gobierno en Línea, y

·        Ley 962 de 2005, cual dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos

Teniendo en cuenta lo anterior, las sociedades comerciales inspeccionadas, vigiladas y controladas por esta Superintendencia podrán remitir los documentos adicionales a los estados financieros con firma digital a través de Internet. Aquella sociedades que decidan remitir a la Superintendencia de Sociedades sus documentos adicionales firmados digitalmente, deberán adquirir un certificado digital para el representante legal, el contador y el revisor fiscal si lo hubiere, a una empresa certificadora digital abierta aprobada en Colombia por la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos de la ley 527 de 1999.

Las sociedades comerciales interesadas en remitir documentos firmados digitalmente a la Superintendencia de Sociedades deberán realizar el siguiente procedimiento:

•  Tramitar y adquirir para el representante legal, contador y revisor fiscal si lo hubiere, los certificados de firma digital, ante la certificadora digital abierta aprobada en Colombia.

•  Elaborar cada uno de los documentos adicionales en formato Microsoft Word ® o Portable Document Format (PDF) ®.

•  Firmar digitalmente los documentos, para lo cual debe seguir las instrucciones y utilizar el certificado digital expedido por la empresa certificadora digital abierta. En caso de tener inconvenientes en el uso del certificado de firma digital, deben dirigirse a la certificadora que emitió el respectivo certificado.

•  Remitir a la Superintendencia de Sociedades los documentos adicionales firmados digitalmente por el representante legal, el contado y el revisor fiscal, según sea la exigencia de cada uno de los documentos, a través de Internet, accediendo el portal www.supersociedades.gov.co .

•  Obtener el número de radicación emitido por Superintendencia de Sociedades a través de Internet por la Superintendencia de Sociedades. Dicho número de radicación indica que los documentos fueron validados y recibidos correctamente.

•  Es conveniente aclarar que una vez validados, recibidos y radicados a través de Internet, los documentos adicionales firmados digitalmente, NO requieren ser enviados en papel a la Superintendencia de Sociedades.

Las sociedades que no cuenten con los medios electrónicos o tengan inconvenientes técnicos, deberán allegar y radicar en la Superintendencia de Sociedades los documentos adicionales en medio físico (papel), con las respectivas firmas autógrafas, en los términos previstos en la presente circular.

 

4. PERIODICIDAD

 Las sociedades en estado de vigilancia y Control por parte de esta Entidad, que no estén adelantando un proceso de liquidación voluntaria u obligatoria, además de la información financiera anual, deberán remitir estados financieros de períodos intermedios con corte a MARZO, JUNIO Y SEPTIEMBRE de cada año, comparativos con los del ejercicio del año inmediatamente anterior, debidamente certificados y acompañados de un informe del Revisor Fiscal y las notas a los estados financieros, utilizando para tal fin el software denominado Perinter. Exe que dispone esta Superintendencia en su Portal de Internet.

5. PLAZOS

Estados Financieros de Fin de Ejercicio :

Deberán ser entregados en las fechas del año 2006, señaladas a continuación, para lo cual esta Entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

 

ÚLTIMOS DOS DÍGITOS DEL NIT

ENVIO DE INFORMACIÓN

ÚLTIMOS DOS DÍGITOS DEL NIT

ENVIO DE INFORMACIÓN

01-05

6 de Febrero

51-55

20 de Febrero

06-10

7 de Febrero

56-60

21 de Febrero

11-15

8 de Febrero

61-65

22 de Febrero

16-20

9 de Febrero

66-70

23 de Febrero

21-25

10 de Febrero

71-75

24 de Febrero

26-30

13 de Febrero

76-80

27 de Febrero

31-35

14 de Febrero

81-85

28 de Febrero

36-40

15 de Febrero

86-90

1 de Marzo

41-45

16 de Febrero

91-95

2 de Marzo

46-50

17 de Febrero

96-00

3 de Marzo

 

Estados Financieros de Períodos Intermedios

Para las sociedades vigiladas y controladas, deberán ser entregados en las fechas del año 2006, señaladas a continuación, para lo cual esta Entidad ha tenido en el último dígito del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):  

ÚLTIMO DÍGITO DEL NIT

A MARZO 31 DE 2006

A JUNIO 30 DE 2006

  A SEPTIEMBRE 30 DE 2006

0

15 de Mayo

14 de Agosto

14 de Noviembre

1

16 de Mayo

15 de Agosto

15 de Noviembre

2

17 de Mayo

16 de Agosto

16 de Noviembre

3

18 de Mayo

17 de Agosto

17 de Noviembre

4

19 de Mayo

18 de Agosto

20 de Noviembre

5

22 de Mayo

22 de Agosto

21 de Noviembre

6

23 de Mayo

23 de Agosto

22 de Noviembre

7

24 de Mayo

24 de Agosto

23 de Noviembre

8

25 de Mayo

25 de Agosto

24 de Noviembre

9

26 de Mayo

28 de Agosto

27 de Noviembre

 

Con el fin de dar cumplimiento a lo exigido en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, es importante remitir dentro de los plazos establecidos y en forma completa la documentación exigida, por cuanto el término para que esta Entidad ordene la rectificación de los estados financieros empieza a contarse a partir de la fecha en que reciba la totalidad de dichos documentos.

  Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas señaladas anteriormente.

La atención al público será de lunes a viernes en jornada continua de 7:00 a.m. a 5.00 p.m., en Bogotá y de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en las sedes de las Intendencias Regionales y el envío a través de Internet estará disponible, a partir de la fecha, las veinticuatro (24) horas del día.

6. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LAS SOCIEDADES EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA A 31 DE DICIEMBRE DE 2005.

Las sociedades VIGILADAS y CONTROLADAS que estén en proceso de liquidación voluntaria, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio, en el aplicativo diseñado por la Superintendencia para tal efecto a más tardar el Tercer día hábil del mes de mayo, de acuerdo con las instrucciones para el diligenciamiento y presentación de la información dada mediante Circular Externa 165-004 del 2 de Marzo de 2004.  

 

7. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LAS SOCIEDADES QUE HAYAN SIDO ADMITIDAS A LA PROMOCIÓN DE UN ACUERDO DE REESTRUCTURACIÓN O ESTÉN ADELANTANDO UN PROCESO CONCORDATARIO

Además de la información de fin de ejercicio, las sociedades que hayan sido admitidas a la promoción de un acuerdo de reestructuración ante esta Entidad o estén adelantando un concordato, deberán remitir estados financieros de períodos intermedios a MARZO, JUNIO Y SEPTIEMBRE conforme a lo establecido en el numeral 5 de la Circular Externa No. 001 del 12 de febrero de 2003, la cual puede ser consultada en nuestra página de Internet.

 

8. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS

Las matrices o controlantes que no hayan acreditado ante esta Superintendencia la correspondiente inscripción de control o Grupo Empresarial de que trata el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, deberán enviar el certificado de la Cámara de Comercio donde conste tal inscripción. Así mismo, en el evento que hayan modificado la situación de control o Grupo Empresarial (parágrafo 2° del citado artículo), remitirán el certificado respectivo.

Las matrices o controlantes que reciban esta circular, además de los estados financieros individuales, deberán enviar, la información correspondiente a los Estados Financieros de Propósito General Consolidados, en forma comparativa con el ejercicio anterior y remitir la información relacionada con las sociedades subordinadas a 31 de diciembre del último año, tanto de las filiales como subsidiarias.

La anterior información deberá ser diligenciada, en miles de pesos, en el tipo de informe "Estados Financieros Consolidados", utilizando el Sistema de Información Financiera – DataSIFI, disponible en el sitio de Internet www.supersociedades.gov.co, o en la dirección física 216.72.6.56 , siguiendo las indicaciones contenidas en el instructivo guía para el diligenciamiento.

De conformidad con la Circular Externa 05 de 2000, la información correspondiente deberá ser certificada por el representante legal y el contador de la matriz o controlante, y acompañarse del dictamen del revisor fiscal de la misma. Igualmente deberá adjuntarse la certificación de que los estados financieros de Propósito General Consolidados a 31 de diciembre de 2005, fueron sometidos a consideración del Máximo Órgano Social. En caso de Grupo Empresarial remitirán copia del informe especial de que trata el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

PLAZO : La información consolidada y los demás documentos exigidos en este numeral deberán presentarse dentro de los CINCO (5) primeros días hábiles del mes de mayo de cada año.

9.  SANCIONES

Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables.

Debe recordarse que en aras del interés general tutelado por la ley, el incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información financiera dará lugar a sanciones, de conformidad con lo previsto en el numeral 3º. del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada del ente económico, las cuales tienen carácter pedagógico y correctivo.

Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones y pasos señalados por esta Superintendencia.

Por cuanto la información financiera remitida a la Superintendencia debe venir certificada por el representante legal y el contador, y dictaminada por el revisor fiscal de la sociedad, (si lo hubiere) serán responsables de las inexactitudes o errores que en su revisión determine la Entidad y podrán ser sancionados conforme a lo previsto en la Ley.

 10. GENERALIDADES

1.   Es importante recalcar que la información enviada a esta Superintendencia por cualquiera de los medios, Internet o disquete, mantiene la reserva y solo podrá ser utilizada en los términos que la ley establece.

2.   No serán recibidos aquellos archivos que presenten errores en la validación de sus datos o de su estructura, así como, los disquetes que presenten daños físicos.

3.   Carecerán de validez oficial los estados financieros que no estén acompañados del escrito o documento con firma digital, mediante el cual el representante legal y contador los certifican y el revisor fiscal los dictamina (Circular Externa No. 17 del 30 de octubre de 1997).

4.   Cuando el envío sea en medio magnético (cd. o disquete), éste deberá venir marcado con un rótulo que indique el NIT y la denominación completa de la sociedad, sucursal o empresa unipersonal a la cual corresponde la información y la fecha de corte o cierre de los respectivos estados financieros.

5.   No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

6.   Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, incurren en delito sancionado con prisión de uno a seis años. (Artículo 43 Ley 222 de 1995).

  En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros de fin de ejercicio, ya remitidos, con los presentados y aprobados por el Máximo Órgano Social, será necesario su reenvío a la Superintendencia de Sociedades , previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada ante el Coordinador del Grupo de Estudios e Invest igación Contable o el Intendente Regional respectivo. Dicha solicitud deberá venir debidamente justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.

7.   Es importante consultar en nuestro Portal en Internet la sección Envío de Información- vínculo Preguntas Frecuentes , las respuestas a las preguntas más frecuentes, así como los errores en que más incurren al diligenciar la información.

8.   Para aquellas sociedades que van a ser requeridas por primera vez, la Entidad , programará capacitaciones para el manejo del aplicativo, cuyas fechas les serán dadas a conocer oportunamente y podrán ser consultadas en la página web de la entidad y en los números telefónicos al final del documento.

10. Las sociedades que tengan inconvenientes, inquietudes para el diligenciamiento, generación o envío del archivo resultado y documentos adicionales, pueden solicitar asesoría a los siguientes números telefónicos, los cuales estarán disponibles de lunes a viernes, en jornada continua de 7 a .m. a 4 p.m.:

 

•  Bogotá: 3245050

•  Barranquilla: 3454495 y 3454506;

•  Bucaramanga: 6454266 y 6321541;

•  Cartagena : 6646051 y 6642429;

•  Cali : 5141674 y 5141791;

•  Cúcuta : 5716190 y 5717985;

•  Medellín : 2518854 y 2518855

•  Manizales : 8847393 y 8847810.

 

•  los siguientes correos electrónicos:

        efinancieros1@supersociedades.gov.co

          efinancieros2@supersociedades.gov.co

         efinancieros3@supersociedades.gov.co

 

 PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

RODOLFO DANÍES LACOUTURE

Superintendente de Sociedades

 

NIT: 899.999.086

EXP: 36.241

RAD. Sin

COD. TR.:001013

CT: 0

COD. DEP: 100

FOLIOS: 5

COD. FUNC.: A7628

Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
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