Circular Externa 100 de 28-12-2007

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Circular Externa 100
28-12-2007

Señores
REPRESENTANTES LEGALES
REVISORES FISCALES
CONTADORES PÚBLICOS
Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y Empresas Unipersonales.

REFERENCIA: Solicitud de Información financiera Año 2007

De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996 y en el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones.

De conformidad con la normatividad mencionada, la Superintendencia está facultada para solicitar la información contable en la forma y términos que considere procedentes, por lo cual a través de este acto administrativo se señalarán, entre otros aspectos, las fechas para el envío de la información financiera correspondiente al ejercicio de 2007.

Dando continuidad a la política de facilitar el acceso de la comunidad al Estado y con el objeto de agilizar la presentación de los estados financieros, esta Superintendencia ha desarrollado un nuevo aplicativo para que sea utilizado por los entes económicos obligados a remitir la información en el nuevo Formulario Empresarial, cuya herramienta tecnológica funciona sobre cualquier sistema operativo que soporte "Java 1.5".

Entre sus ventajas se destaca que permite visualizar la estructura de los formularios de forma matricial; funciona en un entorno de ventanas; se maneja a través de botones y combinaciones de teclas; presenta ayuda en línea indicando qué clase de información debe ser ingresada en ciertas celdas; permite compartir información mediante copiar y pegar con otras aplicaciones como hojas de cálculo o editores de texto; maneja temas de visualización y es actualizable a través de internet, por cuanto no requiere descargar nuevas aplicaciones cuando hay cambios sobre el tipo de información solicitada.

Los estados financieros requeridos; al igual que en años anteriores, nos permiten entregar información oportuna y validada tanto al sistema empresarial como al gobierno y a sus agentes de interés, respetando la reserva que ordena la ley, a través del Sistema de Información y Riesgo Empresarial –SIREM que ha puesto en funcionamiento la Superintendencia de Sociedades, para suministrar información con valor agregado y capacidad de proceso, la cual puede ser consultada de manera gratuita por cualquier persona en el país y en el mundo, como un servicio público, a través de nuestro Portal Web.

Con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos entre las sociedades vigiladas y/o controladas y la entidad, desarrollando la simplificación y racionalización de trámites por medios electrónicos establecida en la ley 962 de 2005, garantizando los atributos de autenticidad, integridad y no repudio de la información, la Superintendencia de Sociedades, incorpora la aplicación de nuevas tecnologías de seguridad en sus comunicaciones electrónicas, de conformidad con lo establecido en la ley 527 de 1999, el decreto reglamentario 1747 de 2000, que definen y reglamentan el acceso y uso de los mensajes de datos, así como la firma digital y las entidades de certificación.

En particular, se busca, entre otros objetivos, reducir al mínimo posible la utilización y flujo de documentos en soporte caratular (papel), asegurando la identificación plena de los emisores de documentos electrónicos, certificando la recepción efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero destinatario y garantizando la seguridad técnica y jurídica (dado su valor probatorio) de la información. Dicha seguridad en los entornos electrónicos, se refleja en atributos jurídicos como la autenticidad, integridad y no repudio.

El sistema de certificación digital permite establecer la identidad y otras cualidades de una persona que actúa a través de una red informática, un sistema de información y, en general, cualquier medio de comunicación y/o información electrónica. De esta forma, la certificación digital garantiza: la identificación y capacidad de las partes que tratan entre sí sin conocerse (emisor y receptor del mensaje); la confidencialidad de los contenidos de los mensajes (ni leídos, ni escuchados por terceros); la integridad de la transacción (no manipulada por terceros) y la irrefutabilidad de los compromisos adquiridos (no repudiación).

Teniendo en cuenta lo anterior, los archivos reportados por las sociedades vigiladas y/o controladas a la Superintendencia de Sociedades serán por vía electrónica y deberán llegar debidamente autenticados, a través de la utilización de firma digital. En consecuencia, las sociedades vigiladas y/o controladas deberán seguir el procedimiento establecido como anexo a la presente circular para la obtención de los certificados digitales expedidos por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio (Certicámara). Esta firma digital será entregada, de manera gratuita a las sociedades vigiladas y/o controladas, a través de la plataforma tecnológica de la Superintendencia de Sociedades.

Las condiciones, restricciones y el procedimiento técnico para el uso de esta firma digital, estará determinado por las características que brinde la entidad de certificación digital a través de su Declaración de Practicas de Certificación y el anexo técnico de esta circular.

1. OBLIGATORIEDAD PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

La información financiera debe ser enviada por las sociedades comerciales y empresas unipersonales incursas en causal de vigilancia en los términos del Decreto 4350 de 2006 y por aquellas sujetas al nivel de control de esta Superintendencia, de acuerdo con el artículo 85 de la Ley 222 de 1995; aún cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o en acuerdo de reorganización.

Así mismo, deben remitir la información financiera las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, es remitida la presente Circular.

En este último evento, quedarán exceptuadas de presentar la información del asunto, las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras, inspeccionadas, que actualmente adelanten procedimiento de liquidación voluntaria, quienes en tal circunstancia quedan obligadas a suministrar el certificado de Cámara de Comercio donde conste la inscripción del trámite de liquidación voluntaria, en los mismos plazos estipulados en el numeral tres (3) de esta Circular.

2. REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES.

Con el objeto de llevar a cabo la actualización de datos referentes a las sociedades y su representante legal, revisor fiscal y contador, a partir del 18 de febrero de 2008, las sociedades, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas, controladas o inspeccionadas por la Superintendencia de Sociedades, deberán llevar a cabo el diligenciamiento del Formulario Electrónico de Registro y Actualización de Datos a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co

2.1 Obligatoriedad del diligenciamiento del Formulario Electrónico de Registro y Actualización de Datos.

El diligenciamiento del Formulario Electrónico de Registro y Actualización de Datos es un requisito indispensable para:

a) La actualización de datos básicos.

b) El registro y actualización de datos de cada uno de los responsables del reporte de información (Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal),

c) La creación del nombre de usuario y contraseña con el cual se autenticarán los responsables del reporte de información ante los servicios electrónicos de la Superintendencia de Sociedades.

d) El registro de datos necesarios para la emisión del certificado de firma digital otorgado por la Superintendencia de Sociedades a cada uno responsables del reporte de información financiera con corte a 31 de diciembre de 2007, por parte de las sociedades vigiladas y/o controladas (representante legal, contador y revisor fiscal), que será empleado como mecanismo de seguridad jurídica y técnica.

e) El no diligenciar el Formulario Electrónico de Registro y Actualización de Datos y no facilitar los datos solicitados o el no aceptar la política de privacidad (protección de datos personales) dispuesta en el portal empresarial de la Superintendencia de Sociedades, supone la imposibilidad de registrarse ante los servicios electrónicos de la Superintendencia, así como la imposibilidad de acceder al mecanismo de certificación digital provisto para el cumplimiento de la obligación de reporte electrónico de información por parte de las sociedades vigiladas y/o controladas, de acuerdo con lo dispuesto en esta circular.

2.2 Calidad de los datos suministrados

Las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras vigiladas, controladas o inspeccionadas, son las únicas responsables de la veracidad, exactitud, autenticidad, vigencia y actualización de los datos suministrados en el Formulario Electrónico de Registro y Actualización de Datos, exonerando a la Superintendencia al respecto. El ente económico, garantizará y responderá, en cualquier caso, de la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de los datos facilitados, y se compromete a mantenerlos debidamente actualizados. La sociedad vigilada, controlada o inspeccionada acepta proporcionar información completa y correcta en el Formulario Electrónico de Registro y Actualización de Datos dispuesto por la Superintendencia de Sociedades.

2.3 Programación de fechas de registro y actualización de datos.

El registro y actualización de datos se deberá efectuar en el año 2008, de acuerdo con la programación definida en la tabla No.1.

Tabla No. 1
Programación de registro y actualización de datos

2.4 Procedimiento para el registro y actualización de información.

1. Ingresar al portal empresarial www.supersociedades.gov.co y acceder por la opción "

2. Indicar el NIT y Dígito de Verificación de la Sociedad.

3. Una vez autenticado; debe ingresar la dirección de correo electrónico de contacto, a través del cual la Superintendencia de Sociedades se comunicará con la Sociedad a partir de ese momento.

4. El sistema enviará a la dirección indicada un correo electrónico con la información necesaria para continuar con el proceso de registro y actualización.

5. En el correo, se encontrará una dirección única donde se debe diligenciar completamente el formulario que se despliega en pantalla.

6. Al diligenciar toda la información solicitada, se generará un nuevo correo con la información ingresada en el sistema y confirmando el NIT y las contraseñas para Web y para el Sistema de audio respuesta telefónica.

7. Este último correo también contiene una dirección, a la cual debe acceder para finalizar el diligenciamiento de la información de registro. A partir de este momento, cualquier nuevo acceso requerirá autenticarse con la contraseña ingresada al momento de registrarse.

3. PLAZOS PARA EL ENVÍO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

Los estados financieros a 31 de diciembre de 2007, deberán ser entregados en el año 2008, en las fechas señaladas a continuación, para lo cual esta Entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla No. 2
Programación de Envío de Información Financiera

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas señaladas anteriormente.

4. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LAS SOCIEDADES VIGILADAS ADMITIDAS A UN PROCESO DE LIQUIDACIÓN JUDICIAL.

Las sociedades vigiladas que se encuentren adelantando un proceso de LIQUIDACIÓN JUDICIAL a 31 de diciembre de 2007, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe diseñado para los entes económicos que adelantan dicho proceso, el cual deberá ser descargado del portal empresarial de la Superintendencia www.supersociedades.gov.co, presentado a más tardar el lunes 31 de marzo de 2008, DILIGENCIADOS EN PESOS.

5. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS

Las matrices o controlantes que reciban esta circular, además de los estados financieros individuales, deben enviar los consolidados con la información requerida en los formatos elaborados por esta entidad, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de 2008.

Es de anotar que las sociedades que se encuentren en una situación de control o de grupo empresarial de acuerdo a lo estipulado en los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, deben hacerlo constar en el registro mercantil de conformidad con el artículo 30 de la misma norma.

6. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE LAS SOCIEDADES EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA A 31 DE DICIEMBRE DE 2007.

Las sociedades VIGILADAS y/o CONTROLADAS que estén en proceso de liquidación voluntaria, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio, en el aplicativo señalado por la Superintendencia para tal efecto, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de 2008, acompañados de las notas a los estados financieros y la certificación firmada por el liquidador y contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal, si lo hubiere.

7. LOS PLAZOS SEÑALADOS PARA EL ENVÍO DE LA INFORMACIÓN SON IMPRORROGABLES.

Debe advertirse que en aras del interés general tutelado por la ley, el incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información financiera acarreará sanciones, de conformidad con lo previsto en el numeral 3º del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada que ostente ante esta Entidad.

8. MEDIOS DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN

Para la presentación de la información financiera, la Superintendencia de Sociedades ha implementado el servicio electrónico de recepción a través del portal empresarial en Internet, www.supersociedades.gov.co en la sección “ENVÍO DE INFORMACIÓN”, de manera que todas las sociedades deben obtener el software de diligenciamiento y remitir su información a través de este medio, una vez se cumplan todos los procesos de validación, cargue y radicación dentro de los sistemas de información en línea de la entidad, para lo cual deben consultar la guía de operación de StornUser numerales 5 y 6.

Además, es necesario que mantenga actualizada la dirección de correo electrónico (email) de contacto, toda vez que será utilizada por la entidad para notificarle la correcta recepción de su información y enviarle cualquier otra que considere de su interés.

9. DOCUMENTOS ADICIONALES

En la misma fecha de presentación de los estados financieros individuales, consolidados e informes de los entes económicos en liquidación judicial, deberán enviar los siguientes documentos:

9.1 Certificación de los Estados Financieros, en original y con las firmas autógrafas del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere, cuando es presentada a papel; o a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co por medios electrónicos firmando con certificados de firma digital, emitidos por una entidad certificadora abierta, autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio en Colombia, como lo establece la Ley 527 de 1999 y su Decreto número 1747 de 2000. A la fecha, la única empresa reconocida para este fin es CERTICAMARA S. A.

Teniendo en cuenta que la Superintendencia de Sociedades entregará sin costo el mecanismo de certificado digital de firma para el representante legal, el contador y/o revisor fiscal, si hubiera lugar, las sociedades vigiladas y/o controladas, deberán remitir la información únicamente a través de medios electrónicos utilizando el portal empresarial www.supersociedades.gov.co debidamente firmada digitalmente con el mecanismo que proveerá la Superintendencia de Sociedades, siguiendo el procedimiento que se describe en el Anexo Técnico de esta circular.

9.2 Notas a los estados financieros, por ser parte integral de los Estados Financieros, las cuales podrán ser remitidas por medio escrito o por medio electrónico a través del portal empresarial.

Los documentos adicionales referidos en este numeral, se solicitan sin perjuicio de que posteriormente, en el evento de ser requeridos por la Entidad para su revisión, sean solicitados cualquiera de los siguientes documentos: informe de gestión, informe especial, dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere, o proyecto de distribución de utilidades.

En caso de allegarlos impresos en papel, estos documentos adicionales deben venir debidamente numerados ó foliados, totalizando el número de hojas en la primera página; no deben venir grapados, argollados, ni empastados, para facilitar el proceso de escaneo de los mismos.

10. GENERALIDADES:

10.1. Es importante recalcar que la información enviada a esta Superintendencia por cualquiera de los medios, Internet, C. D. o disquete mantiene la reserva y sólo podrá ser utilizada en los términos que la ley establece.

10.2. Cuando el envío sea en medio magnético (C. D. o disquete), que se entregue de manera física en la Superintendencia, éste deberá venir marcado con un rótulo que indique el NIT y la denominación completa de la sociedad, sucursal de sociedad extranjera o empresa unipersonal y la fecha de corte o cierre de los respectivos estados financieros. Esto será aplicable a sociedades diferentes a las vigiladas y/o controladas, pues dichas sociedades únicamente remitirán la información a través del Portal Empresarial www.supersociedades.gov.co firmado digitalmente.

– No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

– Es de advertir que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, incurren en delito sancionado con prisión de uno a seis años. (Artículo 43 Ley 222 de 1995).

– En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros de fin de ejercicio, ya remitidos, con los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío a la Superintendencia de Sociedades, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada ante el Coordinador del Grupo o el Intendente Regional respectivo. Dicha solicitud deberá ser justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.

– Es importante consultar en nuestro portal empresarial en la sección de “Envío de Información”, los documentos de su interés, como esta circular, la cartilla, la guía de instalación y los manuales, entre otros.

– Para aquellas sociedades que deseen capacitarse en las herramientas y servicios electrónicos provistos para este fin, la Superintendencia de Sociedades programará a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co las capacitaciones correspondientes a nivel nacional, cuya inscripción deberá efectuarse a partir del 15 de enero de 2008 mediante el registro a través del Portal web.

– La atención al público será de lunes a viernes en jornada continua de 7:00 a.m. a 5.00 p.m., en Bogotá y de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en las sedes de las Intendencias Regionales y la utilización de los medios electrónicos en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co está disponible las veinticuatro (24) horas del día.

– Para la atención de todas las inquietudes, asesorías, sugerencias e inconvenientes, la Superintendencia de Sociedades ha dispuesto los siguientes
mecanismos:

· Medios electrónicos a través del correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co.
· Medios telefónicos los cuales estarán disponibles de lunes a viernes, en jornada continua de 7 a .m. a 4 p.m. en Bogotá o de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en las demás ciudades donde la entidad cuenta con sede, así:

* Bogotá: 3245777 o 2201000 Ext. 4250 para consultas contables, 3010
* Barranquilla: 3454495 y 3454506;
* Bucaramanga: 6454266 y 6321544/ 41;
* Cartagena: 6646051 y 6642429;
* Cali: 6880404 y 6880400;
* Cúcuta: 5716190 y 5717985;
* Medellín: 2518854 y 2518855 5115218, 5113663
* Manizales: 8847393 y 8847810 8808432.

ANEXO TECNICO DE LA CIRCULAR EXTERNA – Solicitud de Informacion Financiera año 2007