Circular Externa Conjunta 000020 de 18-06-2010

DIAN
Circular Externa Conjunta 000020
18-06-2010

Para: Embajadores, Cónsules de Colombia, Directores Seccionales de Impuestos, Directores Seccionales de Aduanas y Directores Seccionales de Impuestos y Aduanas, Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas y Subdirección de Gestión de Asistencia al Cliente.

Asunto: Por la cual se señala el procedimiento para la revisión de carácter formal, radicación, trámite y pago de las declaraciones de renta y complementarios, correspondientes al año gravable 2009 para personas naturales residentes en el exterior y sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte.

1. OBJETIVOS

1.1. Instruir a los contribuyentes personas naturales residentes en el exterior y a las sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte, para el uso de los servicios informáticos electrónicos y la inscripción en el Registro Único Tributario, RUT por este medio.

1.2. Facilitar a los contribuyentes personas naturales residentes en el exterior y a las sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte, la presentación y pago de la declaración de renta y complementarios por el año gravable 2009 o fracción del año 2010, en el caso de sucesiones liquidadas.

1.3. Garantizar la contabilización e inclusión de las declaraciones en la obligación financiera del contribuyente.

1.4. Fijar el procedimiento que deben observar los agentes consulares para la revisión de carácter formal, radicación y trámite de las declaraciones de renta y complementarios, correspondientes al año gravable 2009, presentadas por personas naturales residentes en el exterior y sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte.

1.5. Fijar el procedimiento a seguir por los agentes consulares para consolidar y enviar la información a través de medio magnético.

2. FUNDAMENTO LEGAL

Artículo 9° inciso 3, del Estatuto Tributario.

Artículo 579 del Estatuto Tributario: Lugares y Plazos para la presentación de las declaraciones tributarias.

Artículos 592, 593, 594-1 y 594-3 del Estatuto Tributario.

Decreto 4929 de diciembre 17 de 2009: Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentación de las declaraciones tributarias y para el pago de los impuestos, anticipos y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones.

3. ASPECTOS NORMATIVOS

3.1. Obligación de presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios.

Están obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios por el año gravable 2009, todos los contribuyentes sometidos a dicho impuesto, con excepción de los siguientes:

a) Contribuyentes de menores ingresos. Los contribuyentes personas naturales y sucesiones ilíquidas, que respecto al año gravable 2009 cumplan la totalidad de los siguientes requisitos:

1. Que no sean responsables del IVA.

2. Que los ingresos brutos durante el año 2009 sean inferiores a mil cuatrocientas (1.400) UVT ($33.268.000).

Para efectos del cómputo de los ingresos los contribuyentes de menores ingresos deberán incluir también los correspondientes a enajenación de activos fijos, loterías, rifas, apuestas o similares, así como los originados en herencias, legados, donaciones y porción conyugal.

3. Que el patrimonio bruto en el último día del año gravable 2009 no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($ 106.934.000).

4. Que los consumos mediante tarjeta de crédito no excedan de dos mil ochocientas (2.800) UVT ($ 66.536.000).

5. Que el valor total de compras y consumos no supere las dos mil ochocientas (2.800) UVT ($ 66.536.000).

6. Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras, no excedan de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($ 106.934.000).

b) Asalariados. Los asalariados cuyos ingresos brutos provengan por lo menos en un ochenta por ciento (80%) de pagos originados en una relación laboral o legal y reglamentaria, siempre y cuando en relación con el año gravable 2009 se cumplan la totalidad de los siguientes requisitos adicionales:

1. Que no sean responsables del IVA.

2. Que el patrimonio bruto en el último día del año gravable 2009 no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($ 106.934.000).

3. Que el asalariado no haya obtenido durante el año gravable 2009 ingresos totales superiores a tres mil trescientas (3.300) UVT ($ 78.418.000).

Dentro de los ingresos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, se entienden incorporadas las pensiones de jubilación, vejez, invalidez y muerte.

Así mismo dentro de los ingresos que sirven de base para efectuar el cómputo, no deben incluirse los correspondientes a la enajenación de activos fijos, ni los provenientes de loterías, rifas, apuestas o similares.

4. Que los consumos mediante tarjeta de crédito no excedan de dos mil ochocientas (2.800) UVT ($ 66.536.000).

5. Que el valor total de compras y consumos no supere las dos mil ochocientas (2.800) UVT ($ 66.536.000).

6. Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras, no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT. ($ 106.934.000).

c) Trabajadores Independientes. Sin perjuicio de lo previsto en los literales a) y b) anteriores, los trabajadores independientes cuyos ingresos brutos se encuentren debidamente facturados y de los mismos un ochenta por ciento (80%) o más se originen en honorarios, comisiones y servicios, sobre los cuales se hubiere practicado retención en la fuente, siempre y cuando, en relación con el año 2009 se cumplan la totalidad de los siguientes requisitos adicionales:

1. Que no sean responsables del IVA.

2. Que el patrimonio bruto en el último día del año gravable 2009 no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($ 106.934.000).

3. Que los ingresos totales obtenidos durante el año gravable 2009 no sean superiores a tres mil trescientas (3.300) UVT ($78.418.000).

Para efectos del cómputo de los ingresos los trabajadores independientes deberán incluir también los correspondientes a enajenación de activos fijos, loterías, rifas, apuestas o similares, así como los originados en herencias, legados, donaciones y porción conyugal.

4. Que los consumos mediante tarjeta de crédito no excedan las dos mil ochocientas (2.800) UVT ($ 66.536.000).

5. Que el valor total de compras y consumos no supere las dos mil ochocientas (2.800) UVT ($ 66.536.000).

6. Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras, no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($106.934.000).

d) Personas naturales o jurídicas extranjeras. Las personas naturales o jurídicas extranjeras, sin residencia o domicilio en el país, cuando la totalidad de sus ingresos hubieren estado sometidos a la retención en la fuente de que tratan los artículos 407 a 411, inclusive, del Estatuto Tributario y dicha retención en la fuente, así como la retención por remesas, cuando fuere el caso, les hubiere sido practicada.

e) Empresas de transporte internacional. Las empresas de transporte aéreo o marítimo sin domicilio en el país, siempre y cuando se les hubiere practicado las retenciones de que trata el artículo 414-1 del Estatuto Tributario, y la totalidad de sus ingresos provengan de servicios de transporte internacional.

NOTAS:

Obligación de conservar certificados de retención en la fuente.

Los contribuyentes, deberán conservar en su poder los certificados de retención en la fuente expedidos por los agentes retenedores y exhibirlos cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales así lo requiera.

Contribuyentes que reúnen la calidad de asalariado y de trabajador independiente.

Cuando en un mismo año gravable un contribuyente reúna la calidad de asalariado y de trabajador independiente, para establecer si cumple la condición referida al monto máximo de ingresos brutos señalado en la Ley para considerarlo no declarante por el respectivo año, deberá sumar los ingresos correspondientes a los dos conceptos. (Artículo 594-1 inciso 2 del Estatuto Tributario).

3.2. Lugares y plazos de presentación y pago de la declaración.

Las personas naturales residentes en el exterior, podrán presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios en el país de residencia, ante el cónsul respectivo o en forma electrónica, si están señalados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio. Igualmente el pago del impuesto y el anticipo, podrán realizarlo en los bancos y demás entidades autorizadas en el territorio colombiano o en el país de residencia cuando los bancos ante los cuales se realice el pago, tengan convenios con bancos autorizados en Colombia para recibir el pago de impuestos nacionales.

En las ciudades en donde no exista Embajada o Consulado, los contribuyentes declarantes podrán remitir por correo los formularios (Original y 2 Copias), a la Embajada o Consulado de su circunscripción, anexando copia del Certificado Definitivo de Inscripción en el RUT en el que conste la leyenda “Certificado”. En este evento, la fecha de recepción de la declaración será la del sello de recibido en la Embajada o Consulado correspondiente.

El plazo para presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios correspondiente al año gravable 2009 en el exterior, vence en las fechas del mismo año que se indican a continuación, atendiendo el último dígito del NIT del declarante que conste en el certificado del Registro Único Tributario (sin tener en cuenta el dígito de verificación), sin perjuicio de los tratados internacionales vigentes. (Inciso 2, Parágrafo 1° artículo 15 Decreto 4929 de 2009), así:

El plazo para cancelar, en una sola cuota, el valor a pagar por concepto del impuesto sobre la renta y complementarios y del anticipo de las declaraciones presentadas en el exterior por el año gravable 2009, vence en las fechas que se indican a continuación, atendiendo el último dígito del NIT del declarante que conste en el certificado del Registro Único Tributario (sin tener en cuenta el dígito de verificación), sin perjuicio de los tratados internacionales vigentes. (Inciso 3, Parágrafo 1° artículo 15 Decreto 4929 de 2009), así:

4. DECLARACIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS (Artículo 596 Estatuto Tributario).

La declaración del impuesto sobre la renta y complementarios debe contener:

4.1. El formulario 110 “Declaración de Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio para Personas Jurídicas y Asimiladas, Personas Naturales y Asimiladas Obligadas a llevar Contabilidad”. Año 2009 o el formulario 210 “Declaración de Renta y Complementarios Personas Naturales y Asimiladas No Obligadas a llevar Contabilidad” Año 2009, debidamente diligenciado.

4.2. La información necesaria para la identificación del contribuyente.

4.3. La discriminación de los factores necesarios para determinar las bases gravables del impuesto sobre la renta y complementarios.

4.4. La liquidación privada del impuesto sobre la renta y complementarios, incluidos el anticipo y las sanciones, cuando fuere del caso.

4.5. La firma de quien cumpla el deber formal de declarar.

4.6. Cuando el contribuyente se encuentre obligado a llevar libros de contabilidad deberá presentar la declaración de renta y complementarios firmada por contador público, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2009 o los ingresos brutos del mismo año sean superiores a cien mil (100.000) UVT, equivalentes a dos mil trescientos setenta y seis millones trescientos mil pesos ($2.376.300.000), e indicar el nombre y número de matrícula de quien en calidad de contador público, suscribe la declaración. (Numeral 6 artículo 596 Estatuto Tributario).

5. DECLARACIÓN PRESENTADA POR FUERA DEL TÉRMINO LEGAL

Si la declaración se presenta después de vencido el plazo legal para declarar, debe liquidarse y pagarse una sanción por cada mes o fracción de mes calendario de retardo equivalente al 5% del total del impuesto a cargo, sin exceder del 100% del impuesto a cargo, sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios que se originen por efectuar el pago fuera del plazo establecido.

Cuando en la declaración tributaria no resulte impuesto a cargo, la sanción por cada mes o fracción de mes calendario de retardo, será equivalente al medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos percibidos por el declarante en el período objeto de declaración, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el cinco por ciento (5%) a dichos ingresos, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de dos mil quinientas (2.500) UVT, equivalentes a sesenta y un millones trescientos ochenta y ocho mil pesos ($61.388.000) (Valor 2010) cuando no existiere saldo a favor. (Inciso 3 artículo 641 Estatuto Tributario).

En caso de que no haya ingresos en el periodo, la sanción por cada mes o fracción de mes será del uno por ciento (1%) del patrimonio liquido del año inmediatamente anterior, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el diez por ciento (10%) al mismo, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de dos mil quinientas (2.500) UVT, equivalentes a sesenta y un millones trescientos ochenta y ocho mil pesos ($61.388.000) (Valor 2010), cuando no existiere saldo a favor. (Inciso 3 artículo 641 Estatuto Tributario).

6. CORRECCIÓN DE LAS DECLARACIONES DE RENTA

En los siguientes eventos la declaración puede ser corregida, presentando la corrección en las entidades financieras autorizadas en Colombia, ante el Cónsul respectivo o en forma electrónica, si están señalados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio.

Caso 1. Sin perjuicio de que pueda corregirse la declaración con ocasión de la respuesta al requerimiento especial o a su ampliación, del emplazamiento para corregir o dentro del término para interponer el recurso de reconsideración contra la liquidación oficial, la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios podrá corregirse presentando la declaración de corrección ante el Cónsul o en forma electrónica, si están señalados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio, dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término para declarar y antes de que se haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos, en los siguientes eventos:

– Cuando con la corrección se aumente el valor a pagar o se disminuya el saldo a favor, caso en el cual deberá liquidarse una sanción equivalente al 10% de la diferencia entre el total a pagar o total del saldo a favor que resulte entre la declaración de corrección y la declaración anterior, y se realice antes de que se produzca emplazamiento para corregir o auto que ordene visita de inspección.

– Cuando la corrección se realice después de notificado el emplazamiento para corregir o auto que ordene visita de inspección tributaria, deberá liquidarse una sanción equivalente al 20% de la diferencia entre el total a pagar o total del saldo a favor que resulte entre la declaración de corrección y la declaración anterior.

– Cuando no se varíe el valor a pagar o el saldo a favor, en cuyo caso no será necesario liquidar sanción de corrección.

Caso 2. Cuando la declaración presente los errores que se señalan a continuación que dan lugar a tenerla como no presentada, podrá corregirse presentando la declaración de corrección ante el Cónsul o en forma electrónica, si están señalados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio, dentro del término de cinco años siguientes al vencimiento del plazo señalado para declarar, siempre y cuando no se haya notificado sanción por no declarar:

– Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir con el deber formal de declarar,

– Cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal, existiendo la obligación legal.

En estos casos deberá liquidarse una sanción equivalente al dos por ciento (2%) de la sanción por extemporaneidad de que trata el artículo 641 del Estatuto Tributario, sin que exceda de mil trescientas (1.300) UVT, equivalentes a treinta y un millones novecientos veintidós mil pesos ($31.922.000 valor año 2010). (Parágrafo 2° artículo 588 Estatuto Tributario).

NOTAS:

El valor de la sanción que debe liquidar el contribuyente, incluidas las sanciones reducidas, en ningún caso podrá ser inferior a la mínima establecida por el Gobierno Nacional de diez (10) UVT, equivalentes a la suma de doscientos cuarenta y seis mil pesos ($246.000 valor año 2010). (Artículo 639 Estatuto Tributario).

El error o la omisión en la identificación del declarante a que hace referencia el literal b) del artículo 580 del Estatuto Tributario (cuando no se suministre la identificación del declarante o se haga en forma equivocada), es susceptible de corregirse sin sanción, de oficio por la administración tributaria o a solicitud del contribuyente. También podrá corregirse de oficio o a petición de parte la omisión o errores en el código de la actividad económica sin que haya lugar a sanción. (Ley 962 de 2005 y Circular DIAN 00118 de octubre 7 de 2005).

7. INSTRUCCIONES PARA EL USO DE LOS SERVICIOS INFORMÁTICOS ELECTRÓNICOS

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales dentro del marco de modernización del Estado y con el fin de facilitar a los clientes el cumplimiento de sus obligaciones formales ha dispuesto en el portal www.dian.gov.co a través de los Servicios Informáticos Electrónicos los siguientes servicios:

– Inscripción, actualización y creación de solicitudes especiales en el Registro Único Tributario (RUT): A través de este servicio puede adelantar el diligenciamiento del formulario para su posterior presentación y formalización en los puntos de ConTacto habilitados por la entidad en todo el país.

– Diligenciamiento de Declaraciones: Con este servicio puede adelantar el diligenciamiento de los formularios de declaraciones (Tributarias, Aduaneras y/o Cambiarias) para su posterior presentación en las entidades autorizadas para el recaudo.

– Colocación y Envío de Información: A través de este servicio, si usted se encuentra obligado a presentar a la entidad algún tipo de información (Tributaria, Aduanera y/o Cambiaria) de acuerdo con la normatividad vigente, puede colocar los archivos en la bandeja de entrada y diligenciar la solicitud de envío para su posterior presentación y formalización en los puntos de ConTacto habilitados por la entidad en todo el país.

Los clientes a quienes la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales los haya señalado como obligados a cumplir algún deber formal ya sea presentar declaraciones o información en materia tributaria, aduanera y/o cambiaria, podrán hacer uso del mecanismo de firma amparado con certificado digital para la actualización y formalización de solicitudes especiales del Registro Único Tributario, así como para la presentación de declaraciones y/o información.

7.1 Requisitos Tecnológicos

Antes de hacer uso de estos servicios se debe verificar que el equipo cumpla con los requisitos tecnológicos publicados en el portal de la DIAN los cuales se señalan a continuación:

– Hardware: Memoria RAM de 512 MB (recomendada 1024 MB), Procesador 2 Ghz (recomendado doble núcleo).

– Resolución del monitor: Configuración mínima: 800 x 600 (recomendada 1024 x 768).

– Sistema Operativo: Windows XP SP2 o Windows Vista.

– Navegadores: Internet Explorer 6.0 SP1 y preferencia de idioma «Español (Colombia) [es-co]» o superior o FireFox 2.0 y preferencia de idioma «Español/Colombia [es-co]» o superior, configurados con ventanas emergentes permitidas al dominio dian.gov.co (se recomiendan Internet Explorer 7 o Firefox 2.0)

– Software Adicional: Acrobat Reader 7.0 o Superior, Flash 9.0 o superior y máquina virtual JAVA 1.5.0_07 o superior; no hay soporte para la versión 1.6 o superior.

Para mayor facilidad puede descargar los programas mencionados anteriormente a través del portal de la DIAN, el cual le llevará al proveedor de dicho programa en el momento en que realice la verificación de requisitos del equipo o la verificación del sistema para firma.

– Conectividad: Disponer de una conexión de banda ancha a Internet, preferiblemente dedicada, con un ISP que forme parte del NAP Colombia; el promedio de utilización del canal no debe sobrepasar el 70% de su capacidad.

– Impresora: Para imprimir los formularios se recomienda una impresora láser con resolución mínima de 600 x 600 dpi, de ninguna manera se debe utilizar una impresora de matriz de puntos.

Para la instalación de estos requerimientos tecnológicos así como para el manejo de los servicios no se necesita que el cliente posea conocimientos especializados en informática, ni el apoyo exclusivo de Ingeniero de Sistemas.

Recomendación Importante:

Al iniciar la sesión de trabajo en los Servicios Informáticos Electrónicos, elimine los archivos temporales de Internet como son la memoria Caché y los cookies, así como los archivos temporales del Java, reinicie el equipo y verifique su sistema para firma.

7.2 Servicio

Para el uso de los servicios y para atender los inconvenientes que eventualmente pueden presentarse, se han dispuesto los siguientes canales de servicio:

-Asistencia telefónica a través del Call Center en la línea 5462200 o en la línea única nacional 019001115462, en horario continuo de 7 a.m. a 7 p.m.

– Buzón electrónico asistencia@dian.gov.co, a través del cual puede enviar sus inquietudes o inconvenientes en el uso de los Servicios Informáticos Electrónicos.

– Kioscos de Autogestión: Sitios de atención dotados con la infraestructura física y tecnológica necesaria, para que los usuarios autogestionen la transmisión de sus declaraciones y el envío de su información, bajo la permanente orientación y apoyo técnico de funcionarios especializados en el tema, ubicados en Bogotá en el punto de ConTacto BIMA y en el resto del país en las Direcciones Seccionales de la DIAN.

7.3 Inscripción en el Registro Único Tributario

Si un cliente reside en el exterior y se encuentra obligado a presentar declaración de Renta y Complementarios, lo primero que debe hacer es realizar, de ser necesario, la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) a través del portal www.dian.gov.co para lo cual debe diligenciar el formulario de inscripción (en el link Solicitud Inscripción RUT) y enviar el PDF del mismo al buzón asistencia@dian.gov.co. Por este mismo medio se le remitirá el documento definitivo en versión PDF con la leyenda “Certificado Documento sin Costo”, el cual constituye la prueba de inscripción en el Registro, una vez recibido este documento deberá imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviarlo por correo electrónico al buzón que se le indique.

Con el certificado del Registro Único Tributario (RUT) y con el fin de facilitarle el cumplimiento de sus obligaciones usted puede diligenciar e imprimir el formulario de la declaración de renta a través de los Servicios Informáticos Electrónicos en el portal www.dian.gov.co, realizando los siguientes pasos:

1. Verificar Requisitos tecnológicos del sistema

2. Crear cuenta de usuario

3. Habilitar Cuenta

4. Iniciar Sesión, seleccionando en organización la opción A Nombre Propio

5. Ingresar a la opción Diligenciar/Presentar, a través de la cual puede diligenciar el formulario, generar el PDF e imprimirlo para su presentación ante el Consulado.

Previo al diligenciamiento, deberá enviar mensaje por correo electrónico al buzón de asistencia@dian.gov.co, informando los datos de identificación como son el NIT, Tipo y Número de documento de identificación y los datos de ubicación (País de residencia, lugar, dirección, correo electrónico y teléfono), para así verificar y permitirle la generación de la declaración sin que el sistema le solicite liquidar sanción por extemporaneidad.

7.4 Capacitación

Para la realización de los procedimientos descritos, puede consultar en el portal de la DIAN en el link de capacitación las cartillas y videos que le apoyarán en la ejecución de los siguientes procedimientos:

a) Requerimientos tecnológicos para utilizar los Servicios Informáticos Electrónicos.

b) Creación y Habilitación de Cuenta de Usuario.

c) Activación del Mecanismo Digital.

d) Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT).

e) Actualización del Registro Único Tributario (RUT) con o sin Mecanismo Digital.

f) Creación de Solicitudes Especiales.

g) Consultas del Registro Único Tributario (RUT).

h) Diligenciamiento y Presentación Virtual de Documentos.

i) Presentación de Información por Envío de Archivos.

8. PROCEDIMIENTO GENERAL DE RECEPCIÓN POR PARTE DEL CÓNSUL

8.1 Revisión formal

Al recibir una declaración inicial o una corrección personalmente del contribuyente declarante, o por correo desde cualquier lugar de su circunscripción, el Cónsul debe verificar que la declaración cumpla los siguientes requisitos:

1. Formulario: Debe presentarse en original y dos copias con idéntica información, el formulario 110 “Declaración de Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio para Personas Jurídicas y Asimiladas, Personas Naturales y Asimiladas Obligadas a llevar Contabilidad” – Año 2009 o el formulario 210 “Declaración de Renta y Complementarios Personas Naturales y Asimiladas No Obligadas a llevar Contabilidad” – Año 2009, debidamente diligenciado.

2. Documento de identificación: Certificado Definitivo de Inscripción en el RUT en el que conste la leyenda “Certificado”.

La información relativa al documento de identificación que figure en dicho certificado, debe verificarse con la que aparece en el pasaporte o número de la misión del contribuyente declarante. El Cónsul deberá verificar que el número de identificación registrado en la declaración, coincida con el señalado en el documento de identificación presentado.

3. Actividad económica: Debe indicarse el código de la actividad económica de acuerdo con la Resolución DIAN No. 00432 del 19 de noviembre de 2008, publicada en la página Web de la entidad, en el menú de normatividad técnica.

4. Valores: Las casillas correspondientes a valores que no lleven cifras, deben diligenciarse con cero (0). No deben admitirse leyendas, renglones sin diligenciar, tachaduras o enmendaduras.

Los valores diligenciados en los formularios de las declaraciones tributarias deben aproximarse al múltiplo de mil más cercano.

5. Legibilidad: El formulario debe diligenciarse a máquina o en manuscrito con letra imprenta y clara que permita su fácil lectura.

6. Firma: El formulario debe estar firmado por el contribuyente o su representante, y por contador público, cuando sea del caso, en las casillas correspondientes, según lo indicado en los numerales 4.5 y 4.6 de la presente Circular.

7. Pagos: No se deben escribir valores en la Sección de Pagos, frente a los números 85, 86, 87 y 980 del formulario 110 para Personas Jurídicas y Asimiladas, Personas Naturales y Asimiladas Obligadas a llevar Contabilidad – Año 2009, ni de los renglones 70, 71, 72 y 980 del formulario 210 para Personas Naturales y Asimiladas No Obligadas a llevar Contabilidad –año 2009; estos renglones deben estar diligenciados en cero (0).

NOTAS:

El pago oportuno, en una sola cuota vence en los plazos señalados en el numeral “3.2 Lugares y plazos de presentación y pago de la declaración” de la presente Circular, y debe efectuarse, en los bancos y demás entidades autorizadas en el territorio colombiano o en el país de residencia cuando los bancos ante los cuales se realice el pago, tengan convenios con bancos autorizados en Colombia para recibir el pago de impuestos nacionales. (Parágrafo 1° artículo 15 Decreto 4929 de 2009).

El pago extemporáneo causa intereses moratorios, por cada día calendario de retardo en el pago.

Para efectos tributarios, la tasa de interés moratorio será la tasa equivalente a la tasa efectiva de usura vigente, certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para el respectivo mes de mora. La Superintendencia Financiera de Colombia fija la tasa aplicable para cada trimestre, de acuerdo con la variación mensual de la tasa de interés corriente.

8. Aproximación de valores: Los valores diligenciados en los recibos de pago deberán aproximarse al múltiplo de mil (1000) más cercano. (Artículo 802 Estatuto Tributario).

Ejemplos:

$11.400 se aproxima a $11.000

$11.650 se aproxima a $12.000

NOTA:

La declaración inicial o de corrección, que no cumpla con estos requisitos debe devolverse al contribuyente indicándole las inconsistencias para que sean subsanadas, a menos que el interesado insista en su recepción, en cuyo caso debe dejarse constancia de que se le advirtió sobre las consecuencias que puede originar su mal diligenciamiento.

8.2 Radicación

Una vez efectuada la revisión formal a que se refiere el numeral 8.1, el Cónsul debe observar el siguiente procedimiento:

1. Recepcionar la declaración mediante la colocación de la fecha y la asignación de un número consecutivo de cinco dígitos (iniciando con el 00001 para la primera declaración y copias) en el original y las dos copias, en la parte inferior (Espacio exclusivo para el sello de la entidad recaudadora), con sello del Consulado y firma del Cónsul.

2. Devolver al contribuyente la segunda copia que en su tráfico dice: Contribuyente.

3. Remitir a la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, el original de la declaración (que en su tráfico dice: Dirección Seccional U. A .E. DIAN) y la primera copia (que en su tráfico dice: Banco o entidad recaudadora), una vez grapada.

4. Enviar la información magnética a los correos mpereau@dian.gov.co y srogelisd@dian.gov.co, en cuadro Excel indicando el Número del Formulario, NIT., Dígito de Verificación, Nombre del Contribuyente, Consulado, Año Gravable, Fecha de Presentación y Código de la Dirección Seccional.

5. Diligenciar la “Planilla de Radicación y Envío de Documentos”, Formulario 1102 (Anexo), en original y copia, así:

N° Casilla Nombre

1. Año: Registre 2010

4. Número de Formulario: Asigne un número consecutivo de cuatro dígitos a las planillas iniciando con el 0001.

24 Cód. Tipo de documento: Registre el número “13”, si el documento de identificación del Cónsul es la Cédula de Ciudadanía, de no ser así, los códigos a utilizar son:

22. Cédula de Extranjería

41. Pasaporte

21. Tarjeta de Extranjería

31. NIT

42. Documento de Identificación Extranjero

25. Número documento de identificación: Corresponde al número de identificación del Cónsul, según la selección de la casilla anterior. Si está registrado en el RUT, escriba, sin el dígito de verificación el Número de Identificación Tributaria (NIT) asignado por la DIAN. En ningún caso escriba puntos, guiones o letras.

26. DV: Corresponde al Dígito de Verificación del número de identificación del Cónsul, de la casilla anterior.

27. Primer Apellido

28. Segundo Apellido

29. Primer Nombre

30. Otros Nombres: Corresponden a los Apellidos y Nombres del Cónsul, los cuales se deben transcribir tal como aparecen en el documento de identificación.

31. País: El nombre del país al que corresponde el consulado.

32. Estado: El nombre del Estado al que corresponde el consulado.

33. Consulado: Nombre del consulado.

34. y 35. Período: Indicar en DE: la fecha de inicio y en A: La fecha de cierre mensual de la planilla.

Diligenciar las columnas, así:

Ítem: Número de orden, está preimpreso en la planilla

36. N° Radicación: El número de radicación asignado por el Cónsul a la declaración.

37. N° Formulario: Registre los 13 números del formulario de declaración de renta que aparecen en la parte superior derecha, frente a la “Casilla 4. Número de formulario”

38. NIT: Escriba el número de identificación tributaria del contribuyente declarante.

39. Apellidos y Nombres: Registre los apellidos y nombres del contribuyente declarante.

40. Observaciones: Fuera de las propias observaciones que estime convenientes el Cónsul, se utiliza también para registrar de los formularios recibidos por correo, aquellos casos en que por error del contribuyente diligenció las casillas de pago, indicando que no se recibió pago en el consulado.

Firma del Cónsul: El Cónsul firma y sella la planilla.

997 Fecha de elaboración: Indica la fecha en que se elabora la planilla.

8.3 Trámite de los documentos

1. Cónsul

Con el original y copia de las declaraciones correspondientes y la planilla (original y copia), conformará paquetes y los enviará mensualmente a la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá.

2. Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Esta Dirección dentro del mes siguiente a su recepción, enviará mediante una relación los paquetes de originales y copias, tanto de las declaraciones como de las planillas, a la Coordinación de Control a Entidades Recaudadoras de la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas, carrera 8 N° 6-64, piso 4°, Bogotá, D.C. Unidad que en coordinación con una entidad bancaria se encarga de los trámites para la transcripción, contabilización e inclusión en la obligación financiera de los contribuyentes.

Cualquier consulta al respecto podrá realizarla a la Coordinación de Control a Entidades Recaudadoras de la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales: Teléfonos: 607 80 83, 607 80 54 y 607 94 89 de Bogotá.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D. C., a 18-06-2010.

El Director General, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
Néstor Díaz Saavedra.

La Secretaria General, Ministerio de Relaciones Exteriores,
Liliana Pérez Uribe.