Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Si bien la Ley 527 de 1999, reglamentó el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales, dicha norma no aplica respecto a la obligación que tienen todos los comerciantes de llevar la contabilidad en libros debidamente registrados en Cámara de Comercio.
Lo anterior, a que el artículo 48 y siguientes del Código de Comercio establece dicha obligación “artículo 48 Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general...”
Sin embargo, el mismo artículo citado, tiende a confundir cuando señala “…Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia…” y decimos que tiende a confundir, porque algunos comerciantes han creído que basta con el ingreso contable en un computador, el software, la microfilmación o escaneada para llevar toda la contabilidad y considerar que frente a todas las situaciones puede presentar un CD o una memoria USB para probar su contabilidad.
Pues bien, la contabilidad se debe llevar en libros registrados ante la Cámara de Comercio del respectivo domicilio del comerciante como señala el artículo 50 del Código de Comercio, pues son la base para demostrar la historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante.
“Artículo 50. Contabilidad – Requisitos. La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.”
Como lo señala la Superintendencia de Sociedades en su concepto 220-022017 del 21 de febrero de 2008, una solución podría ser que dicha contabilidad se pueda imprimir sobre cada una de las hojas de los libros registrados, descartando de esta manera la posibilidad de que se asienten las operaciones contables del comerciante únicamente en soportes electrónicos.
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