Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Con casi dos tercios de la población mundial aislada por la pandemia –según informan los medios–, no solo la flora, la fauna y la capa de ozono han reaccionado favorablemente con la pandemia y demuestran una clara recuperación; también las comunidades que viven bajo el régimen de propiedad horizontal y algunas de las compañías que trabajan administrándolas han encontrado, con la llegada a Colombia del COVID-19, una oportunidad de oro para una reinvención en su funcionamiento, a pesar de estar en medio de una crisis que anhelamos por lo menos controlar en el corto plazo, y así recuperar algo de la cotidianidad en nuestras agitadas rutinas.
Sin tratar de ocultar las dramáticas consecuencias de la pandemia, como las terminaciones de contratos, despidos, escasez de recursos, entre otros fenómenos totalmente negativos, quienes han tenido visión e iniciativa han decidido reorganizar y modernizar sus métodos, exponiendo las falencias de las formas convencionales de gestionar la propiedad horizontal en el país, auspiciadas por la ausencia de reglas claras y falta de control sobre quienes ejercen ese oficio. Recordemos que para ser administrador de propiedad horizontal en el país no se necesita, legalmente, nada distinto a estar vivo.
Una de esas falencias destacadas entre las prácticas más comunes, por no decir tradicionales, de algunos administradores es la de elaborar con afán los presupuestos de gastos de los edificios, pocos días previos a las asambleas ordinarias, y basados en los gastos del año anterior, como quien calcula el tamaño de una tortilla a partir de las cáscaras del huevo. Este tipo de administradores, aun cuando destacan por su honestidad y transparencia en el manejo diáfano de los recursos, imprimen un factor de riesgo tremendo a las copropiedades: el desconocimiento sobre las normas y parámetros técnicos adecuados para la elaboración de su plan financiero.
Los administradores acuden a buscar ofertas del mercado, algunas veces entre firmas muy reconocidas, y otras veces entre amigos y contratistas cercanos, que después de varios años prestando sus servicios, también desconocen que para el ejercicio de sus actividades existen regulación y normas técnicas. Con esos valores de referencia, elaboran una lista muy sencilla, fácil de entender, donde listan, con el mismo detalle, la compra de útiles de oficina y el mantenimiento de un equipo de presión, sin tener en cuenta aspectos tan necesarios como en qué consiste la rutina de mantenimiento, cada cuánto se requiere, qué repuestos demanda, o peor aún, desconociendo que es una rutina preventiva, correctiva o predictiva, y desprecian por completo el concepto de un plan de mantenimiento y gestión de activos (elaborado por un profesional idóneo), mediante el cual se garantice que sus equipos y planta física se conservarán adecuadamente.
Sea menester señalar que tomar en consideración estos parámetros no implica cobrar expensas más costosas, sino todo lo contrario. Al reconocer la forma y tiempos para la ejecución de estos planes de trabajo, se paga por lo que se necesita, no por la visita de un operario técnico cuyo trabajo ni siquiera se supervisa.
Para demostrar lo aquí expuesto, basta con preguntarse: ¿por qué debe hacerse mantenimiento mensual a un ascensor? ¿Algún administrador se ha quedado a ver la rutina, dos meses seguidos y ha comparado el estado del sistema antes y después de la rutina? ¿Ha probado hacer el mantenimiento bimestral después de un efectivo tratamiento cada 2, 6 y 12 meses, guiado por una ficha de mantenimiento centrado en fiabilidad o RCM?
Desafortunadamente, en muchos casos los honorarios que acostumbran a cobrar nuestros queridos administradores no dan margen para pensar en incorporar a sus nóminas profesionales idóneos en esta materia. Las tarifas que tienden a cobrar las compañías y administradores independientes son calculadas a «ojímetro», sin reconocer las condiciones particulares específicas de la propiedad horizontal.
Esto se traduce en que la PH se vuelve una empresa reactiva, donde solamente atienden las situaciones a medida que se van presentando, sin programación, sin plan de trabajo, como bomberos apagando incendios.
Tenía que suceder un evento catastrófico como el de la pandemia (por todas las víctimas que ha dejado a su paso, y que son lo único irremplazable), para que las copropiedades, a través de sus comunidades, empezaran a priorizar gastos y a buscar alternativas con finanzas creativas, obligando de paso al administrador a sacar sus mejores dotes de gerente para afrontar esa avalancha de decretos y medidas de contingencia, que lo han dotado, sin lugar a dudas, de una experiencia inmensa en temas de salubridad.
Pasada la página del gel antibacterial, los tapabocas y la toma de temperatura (que son apenas detalles entre todo el trabajo que han tenido que realizar los administradores y las comunidades), queda el grueso del problema: es diseñar un plan de trabajo que permita conservar las edificaciones en óptimas condiciones, previendo menores ingresos por pago de cuotas de administración (sin importar que las reservas financieras de cada residente eventualmente permitieran seguir cubriendo las expensas completas).
Es aquí donde se marca la diferencia entre un gerente y un administrador de encargo, pues no hay forma posible de sostener una propiedad horizontal sin acudir a la academia, a la preparación, a los especialistas, a los códigos técnicos y normas de detalle, para justificar las cuotas que se cobran, debiendo argumentar el hecho de que el desmejoramiento de las zonas comunes desvaloriza de manera instantánea las unidades privadas, y ese sería el resultado inevitable de encomendar la administración de una propiedad horizontal a quien desconozca cómo funciona en sí una construcción.
Es así como la pandemia trae consigo la oportunidad de colocar el sector de la propiedad horizontal a la altura de los Estándares Internacionales, en beneficio de los clientes y del personal que a diario trabaja con esfuerzo y dedicación para las copropiedades, eliminando de paso la concepción de informalidad que por décadas ha deteriorado al gremio.
Yuly Vanessa Hernández
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Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
