¿Cómo deducir en renta los gastos de celebración de fin de año con los empleados?

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  • Publicado: 5 diciembre, 2011

¿Cómo deducir en renta los gastos de celebración de fin de año con los empleados?

Ya el Consejo de Estado le ha dado la razón a la DIAN para rechazar estos gastos como no necesarios. Por tanto, en vez de fiestas, se pueden utilizar otras formas de retribuir a los trabajadores con lo cual sí es deducible el gasto para el empleador y hasta el asalariado queda más contento.

Infografía (haz click en la imagen para ampliar)

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Es común que en el mes de diciembre muchas empresas decidan incurrir en gastos extraordinarios para hacer celebraciones de fin de año con sus empleados (anchetas, fiestas, etc.). Sin embargo, varias veces la DIAN ha terminado auditando las declaraciones de los contribuyentes que se toman ese tipo de gastos como deducibles en sus declaraciones de renta y se los ha rechazado por no constituir un gasto necesario para la generación de los ingresos del contribuyente (artículo 107 del Estatuto Tributario).

Incluso, hasta recientemente el Consejo de Estado, en su sentencia de Marzo de 2011 para el expediente 16966, le dio la razón a la DIAN diciendo lo siguiente:

participación de los empleados en eventos deportivos, envío de anchetas a los empleados, avisos de fallecimientos, compra de flores para evento día de la tierra, compra de camisetas para torneos deportivos de los empleados, obsequios para los empleados como bolsos para dama y fiesta de fin de año. No son necesarios para el desarrollo de la actividad productora de renta aunque hubieran resultado motivante para el recurso humano porque les brindó momentos de esparcimiento y diversión.”
(el subrayado es nuestro)

¿Cómo hacer entonces que esos gastos extraordinarios puedan ser deducibles en renta?

Para poder hacer que esos gastos extraordinarios de diciembre sí puedan ser deducibles al empleador, lo correcto sería que todos los valores que le quieran dar a sus trabajadores (en dinero o en especie) se los contabilicen como un mayor pago laboral en cabeza de cada trabajador lo cual tendría los siguientes efectos:

1. Primero, se le aclara por escrito al trabajador que se trata de una bonificación de mera liberalidad la cual no constituye salario y que el trabajador así lo acepte (véase nuestro editorial de noviembre 22 de 2011: “Regalos y bonificaciones en diciembre. ¿Pueden convertirse en base salarial?”). Si eso queda claro, entonces nadie, ni la DIAN, podrán decir que ese pago generaba aportes a seguridad social o parafiscales (ver el artículo de diciembre de 2010: “Consejo de Estado aclara el tema de las bonificaciones laborales”).

2. Si el pago se va a registrar con beneficiario el trabajador, en ese caso es un pago laboral que se debe sumar con los demás pagos laborales del mes, depurarlos, y sometérselo a retención en la fuente (aplicando la tabla del Artículo 383 del Estatuto) para que de esa forma todo el pago del mes pase como un gasto deducible en renta. Así lo indica el Artículo 87-1 del Estatuto Tributario donde se lee: “ARTÍCULO 87-1. OTROS GASTOS ORIGINADOS EN LA RELACIÓN LABORAL NO DEDUCIBLES. <Artículo adicionado por el artículo 15 de la Ley 788 de 2002> Los contribuyentes no podrán solicitar como costo o deducción, los pagos cuya finalidad sea remunerar de alguna forma y que no hayan formado parte de la base de retención en la fuente por ingresos laborales. Exceptúanse de la anterior disposición los pagos no constitutivos de ingreso gravable o exentos para el trabajador, de conformidad con las normas tributarias incluidos los provistos en el artículo 387 del Estatuto Tributario.

Por tanto, siguiendo esos dos sencillos pasos, los gastos de diciembre sí pueden ser deducibles para el empleador y al mismo tiempo el asalariado (los cuales en su mayoría no declaran renta ni el pago de la bonificación extraordinaria les va a producir retención si no es muy alto) también quedará feliz…Incluso más que si le hicieran la fiesta, pues con el dinerito que le den como bonificación sí lo podría gastar en lo que él quiera.

Por último, cabe mencionar que si la bonificación se le dará en especie, es decir, en mercancías, es posible que las mismas sean mercancías de las que fabrica o comercializa la empresa y en tal caso los retiros de inventarios que haría la empresa en ese momento se consideran autoconsumos que sí generan IVA (Ver Artículo 421 del Estatuto Tributario).

Lo anterior incluso implicaría que si la empresa va a regalar por ejemplo anchetas, en ese caso la factura de compra de esas anchetas vendrá a nombre de la empresa, ella se tomará el IVA descontable de tales anchetas, las ingresará transitoriamente al inventario de mercancías para la venta y luego las vuelve a descargar como autoconsumos generando el IVA pero sobre la misma base que le cobraron cuando las compró, y con todo eso el efecto es cero en sus declaraciones de IVA.

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