¿Cómo ejercer el derecho de inspección sobre libros de contabilidad electrónicos?

En el Concepto 220-013659 de marzo de 2012, la Supersociedades indica que los administradores deberían encargarse de suministrar computadores suficientes para que los accionistas y socios puedan ejercer este derecho.

Luego de que el artículo 173 del Decreto-Ley 019 de enero 2012 (antitrámites) modificara el artículo 56 del Código de Comercio y dispusiera que  los libros oficiales de contabilidad se pueden llevar ya sea en hojas físicas, que en todo caso no se registrarían en Cámara de Comercio, o en archivos electrónicos sobre los cuales se garantice su integridad , es interesante conocer de qué forma podrán los accionistas o socios ejercer el derecho de inspección de los mismos, cuando sean llevados en forma electrónica.

Son varias las normas que hacen referencia al derecho de inspección que tienen los socios o accionistas sobre los libros y demás documentos de la contabilidad. Entre ellas se tienen las siguientes:

Código de Comercio

ARTÍCULO 369. <DERECHO DE INSPECCIÓN DE LOS SOCIOS DE LA SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA>. Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía.

Código de comercio, ARTÍCULO 379. <DERECHO DE LOS ACCIONISTAS DE LA SOCIEDAD ANÓNIMA>. Cada acción conferirá a su propietario los siguientes derechos:

1..,2…,3…,

4) El de inspeccionar, libremente, los libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio,

ARTÍCULO 447. <DERECHO DE LOS ACCIONISTAS A LA INSPECCIÓN DE LIBROS>. Los documentos indicados en el artículo anterior, junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea.

Los administradores y funcionarios directivos así como el revisor fiscal que no dieren cumplimiento a lo preceptuado en este artículo, serán sancionados por el superintendente con multas sucesivas de diez mil a cincuenta mil pesos para cada uno de los infractores.

La opinión de la Supersociedades sobre inspección de los libros electrónicos

En el Oficio 220- 013659 Del 04 de Marzo de 2012, la Supersociedades hizo referencia al hecho de que los libros oficiales se puedan llevar en forma electrónica, y la forma en como los socios o accionistas podrían, en tal caso, ejercer el derecho de inspección indicado en normas como las mencionadas anteriormente. En dicho concepto la entidad expreso lo siguiente:

“Ahora, se tiene que gran parte de la información que debe facilitarse a los asociados durante su ejercicio del derecho de inspección debe encontrarse asentada en los libros de comercio de la compañía a través de los cuales puede conocerse la situación financiera de la misma, las decisiones del máximo órgano social y de junta directiva, así como el dato acerca de quiénes ejercen la propiedad del ente. Respecto de estos libros, se tiene que a raíz de la vigencia del Decreto 19 de 20121, los mismos podrán llevarse en forma electrónica.

…

En cuanto al procedimiento para acceder a la información y documentos societarios presentados en forma electrónica con ocasión del ejercicio del derecho de inspección en la instalaciones de la sede social de la compañía, entiende esta oficina que, como se expuso anteriormente, basta que los administradores societarios procuren el número de computadores suficientes para tal fin, equipos que bien pueden encontrarse asignados a empleados de la compañía, lo que, en todo caso, no exime de responsabilidad a los administradores sociales y al revisor fiscal de la sociedad de asegurarse de presentar por dicho medio a los asociados la totalidad de documentos a que alude el artículo 446 antes citado.”

Por consiguiente, aun cuando los libros se lleven solo en forma electrónica, el derecho de inspección de los libros debe seguirse llevando a la práctica así sea aumentando el número de computadores que en estos casos los administradores deberían poner a disposición de los accionistas o socios, o sus representantes. Al respecto, debe tenerse presente que el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 133 del Decreto 2649 de 1993, indican que la inspección debe hacerse siempre en las oficinas del domicilio principal de las sociedades.

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