¿Cómo evitar que terceros accedan y modifiquen la información de su empresa?

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  • Publicado: 23 abril, 2018

¿Cómo evitar que terceros accedan y modifiquen la información de su empresa?

Con el Sipref, una herramienta con la que cuentan las cámaras de comercio, los empresarios pueden prevenir y evitar que personas ajenas al titular registrado modifiquen la información de una empresa determinada. Tenga actualizada su información comercial y judicial.

El Sistema de Prevención de Fraudes –Sipref– es un sistema creado por la Superintendencia de Industria y Comercio mediante la Circular 005 del 30 de mayo de 2014 y que se encuentra disponible a través de las cámaras de comercio. Con este, se busca prevenir y evitar que terceros diferentes al titular del registro modifiquen la información de su empresa. Por tal motivo, es fundamental que cada empresario tenga al día la información que reposa en los registros públicos de su empresa.

Verificar y actualizar la información de notificación comercial y judicial

Todo empresario debe verificar y actualizar la información de notificación comercial y judicial para que pueda estar informado sobre cualquier novedad que se presente en su registro. En este servicio, podrá actualizar la siguiente información básica del matriculado o inscrito en las cámaras de comercio:

  • Actividad comercial (código CIIU).
  • Direcciones (comercial y de notificación judicial).
  • Teléfonos.
  • Correo electrónico (comercial y de notificación judicial).

Tenga en cuenta que para realizar este trámite usted debe contar con la clave de servicios virtuales o con firma digital abierta.

¿Qué hacer si se entera que personas no autorizadas están solicitando modificar la información de su empresa?

  • Oponerse por escrito ante la cámara de comercio. El empresario puede reportar la irregularidad por escrito en cualquiera de las sedes de la entidad o al correo electrónico sipref@ccb.org.co, antes de que el trámite sea validado y aprobado por parte de la cámara de comercio. Se debe indicar adicionalmente, en la petición de oposición, los datos de contacto (nombre, identificación, teléfonos, número de trámite y correo electrónico) para atender y dar respuesta en los términos establecidos por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
  • Realizar la denuncia penal en el transcurso de 2 días hábiles. Una vez manifestada la oposición, tendrá dos días hábiles para que, como titular de la información, aporte la denuncia penal correspondiente. De esta forma, la cámara de comercio puede abstenerse de realizar el registro de la modificación solicitada. Si no se opone o no allega la denuncia penal correspondiente, la entidad deberá continuar con la actuación solicitada.

Si en la oposición se advierte que la persona que aparece firmando la petición de registro no es quien la solicitó, podrá presentarse personalmente en cualquiera de las sedes con el documento de identificación para manifestar la situación presentada; así, la cámara de comercio procederá a abstenerse de realizar el registro o la modificación solicitada.

Controles de la cámara de comercio para proteger a los empresarios

  • Envío de alertas. Radicada la solicitud de renovación, inscripción o la petición de modificar la información de los registros públicos, la cámara de comercio envía alertas a los últimos correos electrónicos registrados y al último número celular reportado por el cliente, informando los estados de los trámites.
  • Validación de la identidad. Cada vez que se recibe algún documento en la cámara de comercio se deja evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud o petición de modificar información de los registros públicos, validando su identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica. Para el caso especial de constitución de sociedades, nombramientos o cambio de socios de una persona jurídica, la validación de identidad se realiza a través del sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
  • Gestión especial de matrículas inactivas. Si los matriculados en el registro no han realizado la actualización de sus datos por la no inscripción de actos o documentos, la omisión de la renovación de la matrícula mercantil o inscripción en un término de tres años o más, se requerirá de la presencia en alguna de las sedes del representante legal, algún miembro del órgano de administración, o el revisor fiscal inscrito (según el caso), para poder reactivar la matrícula o inscripción.
  • Clave virtual y trámites virtuales. Los trámites que realizan los empresarios están respaldados por claves virtuales creadas por el usuario, las cuales se generan a través de un aplicativo que valida su identidad (contrastando su información personal con la que hay en bases de datos especializadas y autorizadas por ley), y mediante el uso de firmas digitales certificadas.
  • Expedición y validación electrónica de certificados. Los certificados de las personas naturales, jurídicas, establecimientos de comercio, sucursales y agencias que tienen su inscripción en la cámara de comercio, son expedidos únicamente de forma electrónica y firmados digitalmente, contando así con total validez jurídica.

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