Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal –UGPP– tiene la facultad de realizar auditorías a las empresas si encuentra inconsistencias en lo que se refiere al pago de aportes a seguridad social.
¿Cómo se adelanta este proceso y qué medios de notificación utiliza la UGPP para el efecto?
¿La UGPP se encuentra autorizada para efectuar procesos de auditoría en una empresa? En caso afirmativo, ¿cómo debe hacerse el proceso de notificación?
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP– es la entidad estatal encargada de velar por la liquidación y pago correcto de los aportes a seguridad social y parafiscales. Para este propósito, se le han otorgado una serie de facultades, entre las que se encuentra realizar procesos de auditoría en las empresas mediante el requerimiento de información en el evento en que encuentre inconsistencias por omisión, mora o inexactitud en el pago de dichos aportes (ver artículo 156 de la Ley 1151 de 2007).
En el siguiente vídeo, Angie Marcela Vargas, abogada consultora en derecho laboral explica cómo funciona el proceso de auditoría por parte de la UGPP:
Atendiendo a lo dicho, se tiene que los procesos que adelanta la UGPP con las empresas inicia expidiendo una acción persuasiva mediante la cual la entidad invita a los contribuyentes a corregir de manera voluntaria su conducta, ya sea, como fue mencionado, por omisión, mora o inexactitud en el pago de aportes a seguridad social.
Si el contribuyente no responde a esta acción, la UGPP iniciará un proceso de fiscalización por el cual expedirá un requerimiento de información, solicitando a la empresa toda la información relacionada al pago de nómina, siendo esta etapa en la cual se realiza la auditoría en la empresa.
En la siguiente infografía realizamos una síntesis de los requisitos técnicos que debe cumplir la información requerida por la UGPP según la Resolución 922 de 2018:
Por último, si la empresa no atiende los llamados y requerimientos realizados, la UGPP podrá iniciar una acción de cobro coactivo, mediante la cual podrá embargar los bienes del contribuyente.
Como fue estudiado a través de nuestro editorial Notificación electrónica se convierte en el medio preferente de actos administrativos de la UGPP, esta entidad (UGPP), por medio de la Resolución 1263 de 2019, dispuso que la notificación electrónica (por correo electrónico) es el medio preferente para notificar a los contribuyentes sobre los distintos actos administrativos.
Esto supone que ya no se efectúan notificaciones a través de correo terrestre, emplazamientos de forma personal, entre otros, al menos en lo que concierne a la primera instancia del proceso (debe recordarse que existen actos administrativos, como, por ejemplo, aquellos que versan sobre acuerdos de pago, que deben ser notificados al contribuyente de manera personal).
Lo anterior supone que la UGPP notificará al contribuyente principalmente vía correo electrónico (inscrito en el registro único tributario –RUT–); posteriormente, y dependiendo hasta la etapa en la que avance el proceso de fiscalización, variarán los medios de notificación a notificación personal, edictos en la página web de la UGPP, entre otros.
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