Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Cuando una persona natural o jurídica haya cumplido con su tarea de haber entregado los distintos formatos de información exógena que se le exijan en las resoluciones de la DIAN (sea información exógena tributaria o aduanera, o de cualquier otra especialidad), en ese caso es factible estar consultando, unos meses después de entregado cada formato, si al mismo le han detectado errores o no.
En efecto, cuando se entrega cada formato diferente a la DIAN, en ese caso por cada uno elaborado se diligencia lo que se conoce como una “Solicitud por envío de archivos” la cual, cuando ya queda presentada, permite descargar el formulario 10006 denominado “Presentación de información por envío de archivos” (que contiene un código de barras y un número de 15 dígitos encima de dicho código). Con esos datos el reportante podrá luego usar el servicio denominado “Consultar envíos de solicitudes”.
Sobre ese servicio, la cartilla instructiva de la DIAN para presentación de información virtual, indica en sus páginas 27 y siguientes que el reportante solo tendrá que digitar el tipo de formato por el cual desea consultar si a la “solicitud de envío” que le hizo al mismo le detectaron o no errores.
Cuando sí le detectan errores, en ese caso la página 28 de la cartilla menciona algunos tipos de errores de forma que más fácilmente pude detectar la DIAN, y son:
a. Errores de encabezado o de validación de datos contra el esquema. Indica que en la solicitud actual se han detectado errores relacionados con la especificación técnica requerida para construir los archivos.
b. Error por cantidad de registros en el(los) archivo(s). No coincide con la digitada en la solicitud de envío. Indica que hay una diferencia entre la cantidad de ítems o registros informados en la solicitud de envío y los que finalmente se recibieron.
c. Error por firma. La firma no coincide en el (los) archivo (s) que se intentó procesar. Indica que la solicitud actual se autoriza mediante una firma digital diferente a la usada para colocar los archivos en la bandeja de entrada.
Y adicional a los anteriores, en la práctica se ha sabido que la DIAN detecta también muy rápidamente el error de que a un tercero, persona natural, lo hayan reportado con tipo de documento “31” (NIT) cuando en realidad se trata de un tercero que no está en el RUT y por tanto no tiene NIT. En ese caso sale el error “NIT no existe en RUT”. Esos terceros debieron haber sido reportados con tipo de documento “13” (cédula).
Para evitar ese último error, se puede estar usando el servicio gratuito “Consulta Estado del RUT”, y si al digitar allí una cédula el sistema dice que esa persona no existe en el RUT, entonces es fácil saber que a esa persona sólo se le podía reportar con tipo de documento “13” (cédula).
La página 30 y siguientes de la cartilla antes comentada explica lo que un reportante tendría que hacer si necesita corregir o reemplazar el archivo (o archivos) que tenían errores dentro de una misma “solicitud de envío de archivos”.
Una vez corrija el archivo que tenía errores, debe otra vez elaborar una nueva solicitud de envío de archivos volviendo a colocar todos los archivos que hacen parte de la nueva solicitud (tanto los buenos como los corregidos).
En ese punto se le advierte que los nombres de los archivos con los cuales se elaborarán correcciones deben en todo caso guardar el estricto número de consecutivo de envío de archivos.
Por último, si pasados 3 años de haber presentado un reporte la DIAN no exige la corrección del reporte ni el reportante mismo lo ha hecho en forma voluntaria, en ese caso ya no hay obligación de corregir el reporte (Art. 638 del E.T.).
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