¿Cómo se contabilizan las apropiaciones y liberaciones de las Reservas Estatutarias y/o Reservas Ocasionales?

Estas reservas, que se registran en las cuentas 3310 ó 3315 del PUC, tienen una manera especial de ser afectadas cuando los Estatutos sociales o las reuniones del máximo Órgano social dispongan que la sociedad comercial deberá apropiarlas.

Como es bien sabido, todas las Sociedades Comerciales, por disposición del Código de Comercio, están obligadas a apropiar de sus resultados netos contables de cada ejercicio (si son positivos) un valor equivalente al 10% de las mismas y con destino a la Reserva Legal (véase los artículos 350,  371 y 452 del Código de Comercio).

Dicha Reserva legal se seguirá acumulando hasta que se alcance un nivel de por lo menos el 50% del capital social (suscrito y pagado en las Sociedades Anónimas), y puede  llegar a ser utilizada para absorber pérdidas de ejercicios siguientes, pues es justamente con ese propósito por el cual se estableció su creación (ver Artículo 456 del Código de Comercio).

Las contabilizaciones sobre la apropiación y la utilización de la mencionada Reserva Legal se pueden estudiar en nuestro anterior editorial: “Pasos a seguir con los resultados de un ejercicio en las sociedades comerciales”.

¿Qué pasa con las Reservas Estatutarias?

Sin embargo, en los estatutos de  algunas sociedades comerciales se dispone que en los casos de haber resultados contables netos positivos, y después de haber absorbido pérdidas de ejercicios anteriores y apropiar reservas legales, se hará necesario apropiar otras reservas conocidas como Reservas Estatutarias o Reservas Ocasionales.

Ese sería el caso por ejemplo de una reserva para un futuro ensanche de la planta de producción, o para una futura reposición de activos»). ¿Cómo se manejan estas Reservas?

La dinámica que leemos en el Plan Unico de Cuentas (decreto 2650 de 1993) para las cuentas «3310-Reservas estatutarias» y «3315-Reservas ocasionales» es muy simple al respecto.

Un caso práctico

Pero para ilustrar lo que sucedería cuando una sociedad comercial decida manejar unas de estas Reservas Estatutarias o Reservas Ocasionales, planteemos el siguiente ejemplo el cual se desarrolla en dos etapas:

a) La primera, en donde se mostrarían los registros de la apropiación de la reserva, y

b) La segunda, donde mostraríamos la liberación de la  reserva una vez se cumpla el propósito para el cual fue creada.

a) La apropiación de la Reserva ocasional

Supóngase que la empresa EJEMPLO S.A, al reunirse en marzo de 2009, y para aprobar los resultados de su ejercicio 2008, aprobó que se debería constituir una Reserva Ocasional para reposición de propiedades, planta y equipo. El valor de esta reserva fue de $10.000.000 y fue contabilizada en fecha marzo de 2009 de la siguiente forma :

Obsérvese entonces que las Reservas Ocasionales (e igual sería con las Estatutarias si las hubiéramos llegado a utilizar) son reservas que nacen de las utilidades acumuladas disponibles que tenía la empresa y que, en lugar de que los socios se las llevaran, lo que hicieron fue ponerlas en la cuenta “3315-Reservas ocasionales” de forma tal que cuando se cumpla el fin para el que fue establecida, en ese caso entonces el valor de la reserva tiene que volver a figurar en el sitio de donde fue tomada, es decir, tiene que volver a figurar como Resultado acumulado de ejercicios anteriores.

Por tanto, miremos cómo sería esa segunda parte de nuestro ejemplo

b) La liberación de la Reserva ocasional

En nuestro ejemplo, se dijo que la empresa necesitaba hacer una reposición de propiedad planta y equipo. Por tanto, en el momento en que eso suceda, digamos en agosto de 2009, la contabilización sería:;

Nótese que hasta este momento no hemos afectado la cuenta «331520- Reservas ocasionales» sino únicamente las cuentas del activo fijo y de la Caja General que son las que se afectan con la compra del activo. Es decir, que comprado ya el activo, se entiende que la empresa cumplió su meta de «reponer su propiedad planta y equipo».

Y si esa meta se cumplió, hay base entonces para que la «reserva ocasional» deje de seguir figurando como tal y los socios puedan volver a tener tal valor como disponible para llevárselo (distribuirlo en dividendos).

Eso sería, en el mismo Agosto de 2009, así:

En consecuencia, una vez el valor de los $10.000.000 vuelva a figurar en la cuenta «37050101-Resultados del año 2008», los socios ya podrán distribuírsela entre ellos (en dinero o en cuotas o acciones sociales).

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