¿Cómo se lleva a cabo la renovación de los mecanismos de firma digital emitidos por la DIAN?
Los poseedores de mecanismos de firma digital deben renovarlos antes de que se cumplan 3 años desde cuando los descargaron en el portal de la DIAN. Para hacerlo, deben actuar solamente dentro de los 30 días previos a la fecha en que se cumpliría ese plazo y lo podrán hacer a través del portal de la DIAN agotando 7 sencillos pasos. Si no actúa dentro de dicho plazo, se tendrá que ir personalmente hasta la DIAN.
Los poseedores de mecanismos de firma digital deben renovarlos antes de que se cumplan 3 años desde cuando los descargaron en el portal de la DIAN. Para hacerlo, deben actuar solamente dentro de los 30 días previos a la fecha en que se cumpliría ese plazo y lo podrán hacer a través del portal de la DIAN agotando 7 sencillos pasos. Si no actúa dentro de dicho plazo, se tendrá que ir personalmente hasta la DIAN.
De acuerdo con lo indicado en los artículos 2 y 3 de la Resolución DIAN 12717 de Diciembre 27 de 2005, cuando los poseedores de los mecanismos de firma digital que emite esa entidad estén próximos a cumplir 3 años de haberlos activado tales mecanismos, en ese caso se hará necesario que en los 30 días anteriores a le fecha en que se cumpliría dicho plazo procedan a renovar tales mecanismos.
En relación con la forma en como se haría dicha renovación de los mecanismos, en el portal de la DIAN se dan las instrucciones respectivas indicándose lo siguiente:
“Renovación del certificado porque cumple la vigencia: La renovación del mecanismo digital se debe realizar únicamente dentro de los 30 días anteriores al vencimiento del mismo ingresando al portal http://www.dian.gov.co, La vigencia del mecanismo digital, se cuentan a partir del día de la descarga del mismo. Si pasada la fecha de vencimiento no se renovó el Certificado Digital, deberá ir a un punto de ConTacto de la DIAN, para que un funcionario autorizado efectúe la Renovación del Certificado Digital.
Para renovación de mecanismo digital por vencimiento de vigencia: Ingresar al portal de la entidad http://www.dian.gov.co y mediante link dispuesto para renovación del certificado digital proceder a renovar y descargar el certificado. El portal ofrece capacitación virtual a través de cartillas sobre la ejecución de este procedimiento”
Significaría lo anterior que si se actúa dentro del plazo que de la norma, el poseedor del mecanismo de firma digital no requiere acudir personalmente a la DIAN a que le renueven el mecanismo (esto último entonces solo es necesario cuando se lo van a asignar por primera vez o cuando no efectúa la renovación dentro del plazo que le da la norma; a propósito, recuérdese que durante el presente mes de agosto de 2009 son muchas las personas que van a necesitar ir a obtener en la DIAN por primera vez su mecanismo de firma digital para poder empezar a usarlo desde octubre de 2009 en adelante; consulta nuestro anterior editorial: “Quiénes son los nuevos obligados a declarar virtualmente a partir de octubre de 2009”).
7 Sencillos pasos
Por tanto, si se actúa dentro del plazo, el poseedor del mecanismo de firma digital interesado en renovarlo solo deberá agotar los siguientes pasos que se indican en las páginas 20 a 29 de la Cartilla Instructiva para Mecanismo de Firma Digital:
- Ingresar por el Link que está visible en el home o página inicial del portal de la DIAN y que se distingue con el nombre de «Renovación mecanismo digital»
- Ingresar luego los datos de Su Nit y contraseñas actuales pero ingresando para ello con la opción de “a nombre propio”. Además, si está intentando renovar el mecanismo mucho antes de los 30 días que se dan en la norma, le aparecerá el mensaje: “El certificado no está disponible para firma
- Luego deberá ingresar por la opción “Renovar Certificado” y lo que primero deberá revisar es si los datos de numero de cédula y correo electrónico que se cargan son los que siguen vigentes pues a ese correo electrónico se le enviará el nuevo mecanismo. Si necesita cambiar dicho correo electrónico, en ese caso primero deberá efectuar el proceso de “actualización del RUT” el cual también se puede hacer virtualmente con los servicios informáticos electrónicos de la DIAN
- Si todo está en orden, deberá firmar digitalmente con su contraseña de siempre un documento que se carga en la pantalla con lo cual acepta estar efectuando la renovación de su mecanismo
- Al agotar el paso anterior, el sistema de la DIAN le deberá descargar un “acuse de recibo”, es decir, un archivo PDF con el formulario 10036 que es el que se genera tanto en las activaciones por primera vez del mecanismo como en sus renovaciones o cancelaciones
- Con el numero de formulario de 14 dígitos que figurarán bajo el código de barras de ese formulario 10036, se podrán entonces entrar al botón de “Tareas” que figura en la parte inferior de la pantalla y luego de escoger la tarea que allí figurará como “Tarea para activar un mecanismo digital”, se ingresarán eseos 14 dígitos. También se tendrán que ingresar allí mismo los 8 dígitos del “código de autorización” que la DIAN le habrá hecho llegar previamente a su cuenta de correo electrónico”
- Agotado lo anterior, el sistema de la DIAN le dejará descargar un nuevo archivo de extensión “.epf” que es el que se convertirá en su nuevo archivo o mecanismos para firma digital y al cual le tendrá que asignar una contraseña de mínimo 8 caracteres que puede ser la misma que venía usando con el mecanismo anterior.