Comprobantes de contabilidad: ¿sabe cuáles son?
La información que se lleva a los estados financieros debe estar respaldada en documentos numerados consecutivamente, los cuales indican toda la información pertinente de cada transacción; estos documentos son los que conocemos como comprobantes de contabilidad.
La información que se lleva a los estados financieros debe estar respaldada en documentos numerados consecutivamente, los cuales indican toda la información pertinente de cada transacción; estos documentos son los que conocemos como comprobantes de contabilidad.
En la serie editorial de contabilidad para no contadores, se abordó anteriormente la diferencia entre comprobante y soporte de contabilidad; una vez aclarado este punto es importante explorar los comprobantes que comúnmente son más usados en la organización, el tipo de transacción que respaldan y los registros contables que suelen involucrar.
Comprobante de iniciación
Respalda el estado económico del inicio de actividades de la entidad; este se realiza en el momento en que se constituye el ente económico.
Comprobante de ingresos
En este se depositan las transacciones relativas a operaciones que involucran ingresos a caja, y por tanto sus soportes serán los recibos de caja y su contrapartida habitual a la hora de realizar el registro, ya sean préstamos, aportes de capital, anticipo de clientes, deudores, etc.
Comprobante de egresos
El comprobante de egresos relaciona las operaciones que involucran erogaciones del efectivo y sus equivalentes; los soportes que pueden estar involucrados en estas operaciones son los comprobantes de egresos y de pagos, contratos, pagarés, letras, etc.
Adicionalmente, la contrapartida del registro contable puede ser gasto, salarios, compras, adquisición de activos fijos, obligaciones bancarias, anticipos a contratistas, etc.
Comprobante de consignaciones y traslados
Da cuenta de los ingresos de recursos a bancos; adicionalmente registra los traslados entre diferentes cuentas. La contrapartida de la operación puede ser cualquier subcuenta del efectivo y sus equivalentes, como caja, bancos, deudores, etc.
Comprobante de ventas o facturación
Este comprobante se utiliza para la causación y reconocimiento de las operaciones de venta, tanto de contado como a crédito; su soporte relacionado es la factura de venta y el registro se realiza con contrapartida en deudores, y las respectivas cuentas de impuestos aplicables.
Comprobante de cuentas por pagar o comprobante de compras
En este se causan las compras que realice el ente económico, ya sea a crédito o de contado; como soporte de tal comprobante, suelen relacionarse las facturas de proveedores; el registro contable puede involucrar una contrapartida en el gasto, inventario de mercancías, adquisición de propiedades, planta y equipo, impuestos, etc…
Comprobante de nómina
Comprobante que se diligencia como respaldo de los valores a cancelar a los trabajadores por concepto de salarios y gastos laborales, como los aportes parafiscales, la seguridad social, los descuentos a los empleados, etc… Este comprobante está respaldado en la planilla de nómina, y las contrapartidas contables generalmente utilizadas son las que representan cada componente de la liquidación: gasto de auxilio de transporte, cuentas por cobrar, fondos, seguridad social, etc.
Comprobante de notas de contabilidad
El comprobante de contabilidad se utiliza para contabilizar las devoluciones o descuentos de ventas o compras, las notas bancarias y las provisiones para inventarios, cartera, etc. ; su comprobante contable son las notas débito, crédito o notas bancarias.
Comprobante de ajustes y reclasificaciones
Se utiliza para registrar ajustes que no necesariamente representan flujo real de efectivo y sus equivalentes, como depreciación, amortizaciones, agotamiento, etc., al igual que las reclasificaciones y asientos de corrección de errores. Este comprobante debe soportarse en notas de contabilidad.
Comprobante de cierre
Se elabora al final del ejercicio contable, que en Colombia para efectos de control y fiscalización es cada 31 de diciembre; en este se cierran las cuentas de resultados contra la cuenta temporal de ganancias y pérdidas.