Concepto 015 de 22-03-2006

Sobre tratamiento que debe darse a gastos fijos.

OFCTCP –015-2006
Bogotá, D.C., Marzo 22 de 2006

Señor
CARLOS ALBERTO GUTIERREZ
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Ciudad

Ref: Consulta

En desarrollo y previo el cumplimiento de los requisitos y trámites establecidos previstos en el artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA (TEXTUAL)

SOLICITAMOS MAYOR CLARIDAD SOBRE EL TRATAMEINTO QUE SE DEBEN TENER CON LOS GASTOS PARA PRESENTAR UNA REALIDAD ECONÓMICA, QUE ES LO QUE EN ÚLTIMAS DEBE MOSTRAR LA CONTABILIDAD.

LA OPERACIÓN DE ESTA ENTIDAD, PRESENTA ALGUNOS GASTOS QUE ESTÁN DIRECTAMENTE RELACIONADOS CON LOS INGRESOS POR LO QUE RESULTA FACIL CAUSARLOS EN IGUAL PROPORCIÓN CON LOS GASTOS Y APLICAR EL MISMO DIFERIMIENTO, PERO, ¿QUÉ TRATAMIENTO DEBEN TENER LOS GASTOS FIJOS?, ¿CUANDO SE DEBEN CAUSAR? LA NÓMINA, LOS ARRENDAMIENTOS, LA DEPRECIACIÓN, LOS SERVICIOS PÚBLICOS, ADMINISTRACIÓN, VIGILANCIA, ENTRE OTROS QUE SON PAGADOS EN MESES EN LOS CUALES NO HAY INGRESOS COMO ENERO Y FEBRERO, DEBIDO A QUE EN ESTOS MESES SE EFECTÚA LA PROMOCIÓN DE LOS PROGRAMAS QUE INICIAN A FINALES DE FEBRERO Y PRINCIPIOS DE MARZO. ¿SE DEBEN CAUSAR IGUALMENTE CON EL MISMO DIFERIMIENTO?, O DEBEN PRESENTARSE PERDIDAS (SIC) OPERACIONALES PERMANENTEMENTE, Y SOLO HASTA LOS ÚLTIMOS MESES DEL AÑO REFLEJAR UTILIDADES, DEBIDO A LA IMPORTANCIA QUE TIENEN PARA ESTA ENTIDAD LOS GASTOS FIJOS.

RESPUESTA:

Analizado el caso descrito por el consultante, es pertinente advertir que las entidades de educación tienen la particularidad de recibir ingresos solo en determinada fechas, y que dichos ingresos soportan los servicios que se deben prestar durante varios periodos o meses, por ello, esos ingresos deben tratarse como diferidos para poderlos asociar en el tiempo con los costos y gastos propios en desarrollo de su objeto social, pero adicionalmente, se generan los gastos de carácter fijo y que aunque no guardan la estricta relación con el objeto social son necesarios para que el mismo se cumpla a cabalidad.
Así las cosas, este Organismo considera que los gastos fijos de las entidades de educación, no se pueden diferir, puesto que el ente económico es un ente en marcha y por tanto debe tener la capacidad financiera de solventar este tipo de gastos.
Por lo anteriormente dicho, y tal como se informo en la respuesta a la consulta anterior, en el oficio OFCTCP 191 de Septiembre 20 de 2005, “la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las cacaterísticas y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones”, debido a esto, es prudente que el ente económico refleje en su estado de resultados pérdidas operacionales en aquellos meses donde no hay ingresos que cubran los gastos fijos, ya que estos se generan así el ente este o no desarrollando su objeto social.

En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

MARIA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente

MVAV/jrpr